¿Qué impresora comprar para la oficina? 5 preguntas clave

No todas las oficinas son iguales y no todas las oficinas tienen las mismas necesidades. Si te haces las preguntas adecuadas, podrás encontrar la impresora perfecta para tu oficina, que se adapte al trabajo y sobre todo, que resulte una buena inversión.

La funcionalidad de una impresora hoy en día va mucho más allá de la impresión y se adentra en el ámbito de las soluciones documentales. Los avances tecnológicos permiten ahora a las impresoras escanear y enviar faxes, conectarse a Wi-Fi, perforar o grapar documentos automáticamente e incluso controlar quién imprime y la cantidad. 

Evidentemente, con todas estas funciones y opciones adicionales, puede resultar más difícil elegir la mejor impresora para tu oficina, pero estamos aquí para ayudarte. Teniendo en cuenta que la vida media de una impresora de oficina es de unos siete años, si tomas la decisión correcta, disfrutarás de un dispositivo fiable y de alta calidad durante casi una década.

¿Cubrirá las necesidades de impresión de tu oficina?    

Muchas empresas no tienen una estrategia definida (tipos de trabajo, volúmenes, límites, uso del color, etc.) a la hora de imprimir. Esta falta de control dificulta aún más las decisiones de inversión. Cada empresa es diferente y lo que puede ser la impresora perfecta para otros puede
ser una mala elección para ti. Por lo tanto, antes de comprometerte a comprar una impresora para la oficina, es muy recomendable que lleves a cabo un análisis exhaustivo de tu entorno de impresión actual, destacando tus necesidades de impresión actuales, además de tus puntos débiles y estrategias a medio plazo. Para empezar, aquí tienes una lista de algunos puntos esenciales que debes tener en cuenta: 

• ¿Cuántas páginas imprime tu empresa al mes?        
• ¿Con qué frecuencia imprimes en color o en blanco y negro? 
• ¿Qué tipo de documentos imprimes principalmente? ¿Documentos de texto en blanco y negro o contenidos coloridos y de gran cobertura?      
• ¿En qué tamaño de papel sueles imprimir?      
• ¿Cuántos empleados utilizan actualmente cada dispositivo?
• ¿Cuál es tu presupuesto anual de impresión?

¿Un equipo multifunción o una impresora?

El aumento del trabajo a distancia ha disparado la demanda de impresoras personales. Sin embargo, algunos empleados también necesitan escanear y copiar documentos desde sus casas, lo que significa que una impresora multifunción (MFP) es la mejor opción. Estos dispositivos compactos suelen ser la opción preferida para los grupos de trabajo más pequeños en las oficinas, sobre todo cuando hay limitaciones de espacio.

Aunque el coste inmediato de optar por varios dispositivos A4 más pequeños puede parecer más barato, un equipo multifunción A3 más grande podría resultar la opción más rentable para muchas empresas a
largo plazo, especialmente para aquellas con mayores volúmenes de impresión. Los equipos multifunción TASKalfa A3 de Kyocera, por ejemplo, han demostrado ser muy populares incluso en los entornos de impresión más exigentes, y su versatilidad y fiabilidad son aún más valiosas en estos tiempos de crisis. En Kyocera podrás conseguir las mejores impresoras multifuncionales para tu oficina.

¿Qué funciones de impresión adicionales deberías tener en
cuenta?

Una vez que hayas decidido si tu empresa se beneficiaría
más de tener una impresora multifunción o una impresora de sobremesa estándar, hay muchas otras funciones opcionales que puedes tener en cuenta y que podrían aumentar enormemente la eficiencia de tu lugar de trabajo. Algunas de las opciones más populares son:

• Impresión dúplex o a doble cara.    
• Funciones de pantalla táctil.
• Funciones de perforación y grapado.    
• Acceso mediante contraseña o tarjeta de acceso para mayor seguridad.   
• Conectividad Wi-Fi para un trabajo más ágil.
• Fax.

Cuando elabores tu lista de impresoras para tu negocio,
merece la pena que compares diferentes modelos y veas lo que ya se incluye con la compra. Por ejemplo, la impresora multifunción ECOSYS
M6235cidn de Kyocera ya incluye impresión, copia y escaneado a doble cara, un panel táctil de usuario intuitivo, funciones de escaneado rápido y está integrada con la plataforma de soluciones HyPAS para que las empresas puedan instalar aplicaciones adicionales.

Aunque los dispositivos con funciones adicionales pueden ser más caros, el ahorro de tiempo, la comodidad y la mejora de la productividad y la seguridad a largo plazo hacen que merezca la pena el gasto inicial. 

¿Qué seguridad de impresión necesitas?

Los hackers siguen buscando puntos débiles y las empresas deben ser proactivas en el ámbito de la ciberseguridad: los dispositivos de impresión no son una excepción. Por lo tanto, para evitar el posible escenario de que los datos de sus clientes o empleados caigan en manos equivocadas, escrucial que evalúe el grado de seguridad del dispositivo de impresión elegido antes de realizar la compra. Si tu empresa maneja a menudo información confidencial, lo mejor es buscar una impresora con una amplia gama de funciones de seguridad, como cifrado de datos, funcionalidad de cortafuegos y contraseñas para el inicio de sesión.

¿Debo comprar o alquilar una impresora?

Por fin ha llegado el momento de comprar la impresora que has elegido y te quedan dos opciones: comprarla por adelantado o alquilarla. La mayor diferencia entre estos dos métodos de pago es cuánto pagará tu empresa en total. El leasing puede ser la mejor opción si se trata de una impresora para oficina pequeña o de comprar un dispositivo caro, ya que podrás pagar mensualmente durante un periodo acordado. Y una vez finalizado el contrato, es probable que te den la opción de comprar el dispositivo o renovar el contrato con un nuevo dispositivo. No obstante, debes tener en cuenta los intereses que se incluyen en cada mensualidad y el hecho de que, a largo plazo, acabarás pagando más por alquilar una impresora que por comprarla por adelantado. 

Adquiere la impresora que mejor se adapte a tus necesidades

En última instancia, la compra de una impresora para tu oficina depende de tus necesidades de impresión y de tu presupuesto. En la era del trabajo híbrido, no existe una solución de impresión única en el mercado: la mejor impresora es la adecuada para tu empresa.

La elección de la mejor impresora depende de ti. 
 

Prergúntanos estaremos encantados de asesorarte.