Nota de gastos, esencial para el empleado digital

El mercado laboral está atravesando un proceso de digitalización que afecta a todos los ámbitos, desde la propia búsqueda de empleo y la captación de talento hasta la gestión de los procesos internos de la empresa. Estamos ante un nuevo perfil de trabajador digital que realiza muchos de sus trámites online para ahorrar tiempo y recursos.

El empleado digital en itinerancia

Aunque hoy en día existen nuevas formas de empleo como el teletrabajo o el smart working, en algunos puestos es fundamental que el trabajador se desplace a otra ciudad con mayor o menor frecuencia. Esto genera una serie de gastos que la empresa debe asumir, y en este punto la tecnología se convierte en una gran aliada.

Soluciones digitales para organizaciones digitales

Recurrir a la tecnología es una buena alternativa para gestionar con eficiencia los gastos ocasionados por los viajes de los empleados, incluso antes de que se produzcan los desplazamientos. Gracias a las diferentes soluciones digitales que existen hoy en día, la planificación de los viajes es mucho más sencilla. Por ejemplo, ahora resulta más fácil fijar un presupuesto para cada viaje y agilizar la contratación de billetes de avión o de tren o las estancias en hoteles.

No importa si hay tiempo de sobra para organizar el desplazamiento o si se trata de un traslado urgente; en apenas unos minutos todo puede estar listo para que el empleado comience su viaje. Y todo esto sin contar con la ventaja añadida de poder usar billetes y tickets electrónicos que contribuyen a reducir el gasto de papel en la oficina.

Gestión centralizada y compartida de los gastos de viajes

Una de las principales razones por las que los empleados son reacios a viajar es que hasta hace poco les suponía un trabajo extra a la hora de elaborar las notas de gastos. Esta situación cambia con la implantación de la nota de gastos digital.

Guardar los tickets para reclamar luego a la empresa el coste del taxi, del hotel u otros ya es cosa del pasado. Con las nuevas herramientas digitales, el trabajador solo tiene que hacer una foto de los justificantes de sus gastos y subirla a la nube directamente desde el móvil, sin tener que esperar a llegar a la oficina.

De este modo, el empleado ahorra tiempo y esfuerzos, mientras que la empresa tiene conocimiento directo y exacto de los gastos que se están realizando, lo que ayuda a mejorar el control del presupuesto para viajes.

Es un proceso sencillo y muy ágil que tiene ventajas tanto para la empresa como para los trabajadores, ya que supone un notable ahorro de tiempo al eliminar ciertas tareas de gestión. Además, la empresa ahorra al poder controlar mejor los gastos y el empleado consigue que se le abone antes el dinero que ha puesto de su bolsillo para sufragar gastos del viaje.

Nuevamente, la tecnología se pone a nuestro servicio para ayudarnos a conseguir que nuestro tiempo de trabajo sea realmente eficiente y no tengamos que perderlo en tareas de gestión que se pueden automatizar.