4 motivos por los que contar con la gestión documental

El archivo de la documentación generada por las empresas se ha convertido en todo un reto que se tiene que atender de manera correcta. La falta de espacio físico, la necesidad de hacer consultas rápidas o la posibilidad de que varias personas trabajen con un mismo documento son algunos de los motivos que han dado paso a la implementación de la gestión documental. Pero ¿qué beneficios puede aportar a una empresa la gestión digitalizada de documentos?

Beneficios de la gestión documental

Son muchas las ventajas que puede aportar a tu negocio la gestión digitalizada de documentos:

• Organización. La correcta organización de los documentos es una cuestión fundamental en cualquier empresa. Gracias a la gestión documental podrás acceder fàcilmente a facturas, contratos y toda aquella documentación que generen las transacciones económicas y laborales del negocio. La digitalización de documentos permite que estén más organizados y también almacenarlos en carpetas en la nube. Para que esta organización sea eficaz, debes pensar cómo vas a guardar todos los archivos; concretamente, tienes que decidir el sistema de almacenaje que vas a adoptar: carpetas por años, meses, trimestres… o bien carpetas por áreas de la empresa o por tipología de documentos. Y si dispones de un volumen muy elevado de documentación, puedes llevar una doble organización: por tipología de documentos y por tiempo. Tener clara esta organización desde un principio te ayudará a ir almacenando los documentos de manera adecuada para que luego sea más sencillo encontrarlos. 
• Mejora del acceso a la información. Una buena organización facilita el acceso a la información. Si has ordenado bien las carpetas, te será muy sencillo encontrar cualquier documento en poco tiempo. Esto reducirá el tiempo invertido en búsquedas y consultas y, por lo tanto, mejorará tu productividad y la del resto de los empleados. Si quieres seguir avanzando en esta forma de acceder a la información, crea una hoja de ruta en la que queden plasmados todos los pasos que hay que dar para llegar a un documento en concreto; así, cualquier persona autorizada a consultar la información llegará a ella sin tener que invertir más tiempo del necesario en familiarizarse con la organización que se está siguiendo.
  

• Ahorro de costes. Tanto de manera directa como indirecta, la gestión documental proporciona a la empresa un ahorro de costes que hay que tener en cuenta a la hora de valorar si se lleva a cabo la inversión económica y de tiempo que supone implementar un plan de gestión documental. Por una parte, se obtiene un ahorro económico directo en papel e impresión de documentos, por lo que ambas partidas presupuestarias se reducen. Por otra parte, el ahorro de costes indirecto tiene que ver con un aumento de la productividad que hace posible que los empleados dediquen más tiempo a tareas que aporten un plus a la empresa. 
• Seguridad. Por último, la seguridad también es un beneficio que conviene considerar. La gestión documental se caracteriza por cifrar los documentos para que únicamente puedan consultarlos las personas autorizadas. Para ello, se necesita un usuario y una contraseña, con lo que se refuerza la seguridad si lo comparamos con el antiguo almacenamiento en armarios con candado de algunas organizaciones. 

Estos cuatros puntos son una buena muestra de los beneficios que se pueden conseguir con la gestión documental.