Gestión de archivos: di adiós a las facturas de papel

Uno de los elementos fundamentales de la transformación digital es la desaparición del formato físico de archivos o, como más se conoce, en papel. Aunque puede parecer un proceso costoso, muchas empresas están desarrollando software y otras soluciones para optimizar el paso de los documentos de una empresa a formato digital.

Poco a poco, todas las empresas deberán ir tomando estas medidas con el fin de adaptarse a la realidad virtual que está abarcando muchos aspectos de la vida empresarial y cotidiana. En el caso de las facturas, la gestión de archivos también incluye un gran avance a la hora de gestionarlas. Gracias a estos formatos es más sencillo que nunca enviar, compartir y securizar cualquier factura.

Gestión de archivos y facturación electrónica

La contabilidad de las empresas es un elemento muy importante para su funcionamiento y para mantener el correcto contacto con clientes y proveedores, de manera que la gestión de archivos en este aspecto debe proporcionar una organización y procesos eficientes para el departamento.

Cualquier software de facturación electrónica es capaz de contabilizar, emitir y recibir facturas, además de integrarse con otros programas.

Al igual que en muchos programas informáticos de gestión de archivos, a la hora de escoger una plataforma de facturación electrónica es necesario que ésta permita su acceso desde distintos dispositivos y en cualquier momento, además de que su uso sea sencillo e intuitivo. Por último, es muy importante que este programa cumpla con los requisitos legales necesarios, así como que cuente con un buen sistema de seguridad para salvaguardar los datos importantes.

Soluciones informáticas para la gestión de archivos

A la hora de elegir un sistema de gestión de archivos debes tener en cuenta sus características y las que realmente van a ser necesarias para optimizar el funcionamiento de tu empresa. Principalmente, el motor de búsqueda es un aspecto muy importante a la hora de elegir un software de gestión de archivos, además de la capacidad de poder editar documentos en tiempo real y permitir registros de auditoría.

Dentro de la gestión de archivos no hay que escatimar en la gestión documental. El entorno digital ofrece muchas posibilidades, pero también es más vulnerable a los ataques informáticos. Gracias al sistema de permisos es posible controlar quién accede a los archivos y regular dicho acceso a través de usuarios identificados con su respectiva contraseña.

¿Qué ventajas ofrece contar con un software de gestión de archivos para facturas?

El gran volumen de facturación en muchas empresas puede solucionarse gracias a la implementación de estos sistemas informáticos. Estos son algunos de los beneficios que pueden aportar:

• Los programas de gestión de archivos suelen ser cada vez más intuitivos y fáciles de usar. Cualquiera puede acceder a través de su usuario y contraseña para poder enviar, subir o editar estas facturas.
• Permite un gran ahorro de costes, espacio y tiempo. Gracias a la digitalización de facturas desaparecen los costes de impresión y papel, además de los problemas que implica el almacenaje de grandes cantidades de archivos en formato físico.
  
• Permite controlar la documentación que permanece archivada o se envía a otros usuarios. También hace posible la consulta de modificaciones y devoluciones en los documentos.
  
• Gracias a la base de datos incluida en los programas de gestión de archivos se obtienen estadísticas e informes que pueden ser de gran interés para la empresa.
  

Si estás buscando un software de gestión de archivos para facturas, en  Kyocera hemos desarrollado soluciones indicadas para la gestión digital de las facturas.