Deja que Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) se ocupe de tus frustraciones.
Un estudio de mercado realizado por Time Finance revela que una de cada tres empresas considera la morosidad una de las mayores amenazas para su supervivencia. Es realmente una cuestión de vida o muerte para muchas empresas.
Aunque se trata de un problema generalizado en todos los sectores, la morosidad recurrente puede tener consecuencias aún más graves para las PYME, ya que el 40% de ellas se preocupan por su tesorería. Incapaces de absorber los costes de los impagos o retrasos en los pagos, las PYME son las que peor lo pasan, pero eso no significa que las grandes empresas salgan indemnes. El incumplimiento de los plazos de pago puede influir negativamente en las relaciones de colaboración, frustrar futuras inversiones, deteriorar el nivel de servicio al cliente y provocar cuantiosas pérdidas financieras.
¿Por qué se retrasan los pagos?
Los expertos de Amalto estiman que el 61% de los retrasos en el pago de facturas se deben a facturas incorrectas, mientras que el 11% de los clientes afirman no haber recibido nunca sus facturas. Pero, en última instancia, las excusas de la morosidad se reducen a un solo motivo: la gestión ineficiente de los documentos. Muchos departamentos de contabilidad y administración siguen recibiendo documentos como órdenes de compra, albaranes o facturas por correo electrónico, que con demasiada frecuencia acaban en el correo basura o no se reenvían cuando un empleado clave está de vacaciones. Por no hablar de que la facturación manual y los procesos de seguimiento llevan mucho tiempo y se prestan a errores humanos.
Por otro lado, la era digital ha planteado a las empresas una nueva serie de retos únicos que han hecho casi imposible confiar únicamente en los procesos documentales basados en papel. Los trabajadores de hoy en día necesitan acceso inmediato a documentos e información desde distintos lugares y dispositivos. Pasar documentos en papel de una persona a otra para su aprobación no sólo es increíblemente ineficaz, sino que además pone sus valiosos documentos en riesgo de pérdida o robo.
Cómo agilizar los procesos de pago en tu empresa
Ahora que todos estamos de acuerdo en que los procesos documentales manuales ya no son una opción viable para las empresas modernas, es hora de buscar una solución mejor. En primer lugar, para poder procesar los pagos a tiempo, las empresas necesitan tener todos sus documentos fácilmente accesibles en un repositorio digital seguro. Además, la automatización es necesaria para acelerar los procesos y reducir la probabilidad de errores. Para lograr un flujo de trabajo impecable gracias a todas estas características y más, tu negocio necesita Kyocera Cloud Information Manager (KCIM).
Accede y encuentra archivos rápidamente
Con un único punto de referencia para todos tus documentos empresariales, puedes olvidarte de perder el tiempo buscando en cientos de carpetas guardadas en tu red o en tu oficina. KCIM ofrece una forma segura y estructurada de almacenar y archivar tus documentos en la nube. Gracias a la naturaleza de la arquitectura en la nube, KCIM puede ponerse en marcha en cuestión de minutos sin complicados requisitos de configuración, permitiendo así un acceso rápido y seguro a tus documentos empresariales a través de un navegador web. Esto significa que puedes acceder a los archivos a través de tu teléfono, ordenador e incluso tu dispositivo de impresión Kyocera, creando así el entorno de trabajo híbrido perfecto desde el primer día.
Además, la plataforma KCIM ofrece una función de "indexación con un solo clic" que simplifica aún más el etiquetado de documentos y destaca palabras clave específicas. Esta función es inmensamente útil para los empleados de administración y contabilidad, ya que pueden buscar facturas simplemente por su numeración o el nombre del cliente. En resumen, KCIM permite trabajar de forma más inteligente.
Automatiza tus procesos documentales
Imagina que todos tus correos electrónicos pudieran enviarse a un repositorio digital central sin intervención humana. Integrando Kyocera Capture Manager, es posible. Para ahorrar trabajo a tus empleados, Kyocera Capture Manager puede configurarse para supervisar todos los correos electrónicos enviados a una dirección específica en busca de documentos adjuntos. Todos estos documentos pueden enviarse automáticamente a KCIM para su procesamiento, garantizando que ningún documento se traspapele o se pierda en la organización, reduciendo así el riesgo de retrasos en los pagos.
Con una potente combinación de KCIM y Kyocera Capture Manager, tu equipo de administración tendrá más tiempo para actuar como miembros clave en la gestión, aportando actualizaciones financieras críticas que ayuden a tomar decisiones empresariales y a mantener una buena reputación con los proveedores. KCIM está aquí para dar a tu equipo la libertad de centrarse en lo que es verdaderamente importante para tu negocio y permitir que hagan un mejor uso de sus capacidades. Además, nunca oirás a tu proveedor quejarse por no entregar los pagos a tiempo: ¡todos ganamos!
El tiempo es oro. Y Kyocera está aquí para ayudarte a aprovecharlo al máximo.
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