La seguridad de la impresión en la era digital

La seguridad de la impresión debería ser un imperativo en cualquier empresa. Un problema con los datos sensibles de los clientes que se manejan podría dañar de forma definitiva su reputación y desembocar en problemas legales con un alto coste financiero, además de la pérdida de confianza.

Los volúmenes de información gestionados son cada vez mayores y los requisitos que se deben cumplir para mantener la privacidad de esos datos son muy exigentes. No obstante, siempre tendremos que tener en cuenta que, tanto empleados como socios y clientes, deben tener acceso oportuno a los datos.

Tal y como hemos visto en los últimos tiempos, en la era del Internet de las Cosas (IoT en sus siglas en inglés), las probabilidades de ser objetivo de un ataque de hackers aumentan. Muchas de las antiguas impresoras, e incluso las más nuevas e inteligentes, no se libran de este problema. Es de vital importancia que las organizaciones comiencen a trabajar proactivamente en la seguridad de la impresión para que, manteniendo la productividad, puedan evitar que, a través de estos dispositivos, se proporcione una entrada a la red corporativa.  

Seguridad de la impresión: riesgos potenciales

• Documentos impresos y no recogidos. Un problema común en muchas empresas es la existencia de documentos que se envían a la impresora y luego no son recogidos por quienes los enviaron. Estos documentos pueden contener información confidencial. Si se quedan ahí, puede ser recogidos por personas no autorizadas y puede producirse una fuga de información de forma casual o intencionada.
• Los discos duros de las impresoras. Las impresoras disponen de un disco duro donde se procesan todos los documentos que se imprimen, copian, escanean, etc. Este puede ser, no solo el objetivo del ataque de un hacker, sino que también puede suponer un problema de seguridad de impresión cuando al llegar al final de su vida útil, dicha impresora es manipulada por personal ajeno a la empresa.
• La seguridad de las impresoras multifunción. Las MFP o impresoras multifunción deben ser seguras, de lo contrario, los documentos que dichos dispositivos gestionan podrían ser redirigidos o recuperados por un hacker que accediera a sus funciones.
• Los riesgos de la propia red corporativa. Cuando se envían documentos a una impresora de red, estos permanecen en la cola del servidor sin que en la mayoría de los casos estén protegidos. Si esta cola de impresión es detenida, los documentos pueden ser copiados y tras esto, se puede volver a reiniciar la cola. De esta forma, se puede robar información confidencial o sensible, así como instalar software malware en el dispositivo de impresión. Existe el mismo riesgo si mantenemos puertos de la red abiertos. 

Buenas prácticas para mejorar la seguridad de la impresión

• Incluir todos los dispositivos de impresión en la estrategia general de seguridad de la empresa. Si se produjera una violación de datos, la empresa debe poder demostrar que se han tomado todas las medidas necesarias para proteger todos los dispositivos, con independencia del modelo o antigüedad.
• Securizar la red. Las impresoras necesitan que existan controles que limiten el acceso a la red, y se gestionen protocolos, puertos, etc., de forma que se evite la entrada de virus y malware.
• Securizar la impresora. Los datos del disco duro de la impresora deberían ser encriptados, para asegurar que dichos datos no pueden ser robados. De igual forma, cuando la impresora se traslade o se envíe a reciclar, se debería utilizar algún kit de sobrescritura para asegurar que los datos son eliminados.
• Securizar el acceso. Un sistema de autenticación de usuario puede eliminar el problema de que suponen las impresiones no reclamadas y evitar, de esta forma, que se queden documentos en la bandeja de la impresora.
• Securizar el documento. Mediante el uso de marcas de agua, firmas digitales o documentos PDF encriptados, podemos asegurar aún más que los documentos no van a ser utilizados sin permiso.
• Gestionar y realizar seguimiento. Se deben utilizar herramientas de auditoría que permitan gestionar la identidad de cada usuario, el tiempo de uso, las funciones que realizó, los documentos a los que accedió, etc.

La pérdida o violación de datos sensibles puede salirle muy cara a una empresa. Es necesario mantener un nivel de seguridad de la impresión adecuado para poder garantizar que los datos corporativos y de clientes están protegidos. Tanto fabricantes como proveedores de servicios de impresión evalúan y desarrollan de forma continua productos y servicios que mejoran la seguridad. Si tienes dudas acerca de lo que debes hacer en tu empresa, no dudes en pedirles consejo.