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La deduplicación de documentos es un proceso que elimina la duplicidad y reduce el exceso de almacenamiento. Las técnicas de deduplicación te aseguran que va a existir una única instancia del documento guardada en los medios de almacenamiento. Los documentos redundantes en el sistema de gestión documental son reemplazados con un puntero a esa única copia del documento.
Los procesos de negocio como habilitadores del éxito en las organizaciones
Cuando se recopila mucha documentación en bruto de múltiples usuarios, nos vamos a encontrar con mucha duplicidad. En las cadenas de correo electrónico de toda la empresa, por ejemplo, se envía un mensaje a varios destinatarios y se almacena en el buzón de cada persona. Dependiendo de las políticas de retención de la organización, se pueden encontrar copias del mismo archivo en la unidad de disco duro del empleado, en el servidor de archivos y en una cinta de backup de la empresa.
Una persona encargada de identificar, recopilar y revisar toda esa cantidad de documentos recopilados en bruto, debería realizar una revisión exhaustiva de un conjunto de documentos lleno de duplicidad y eso afecta a su rentabilidad y eficiencia, además de aumentar ciertos riesgos, ya que la duplicidad de documentos incrementa la posibilidad de inconsistencia e incluso su revisión puede acarrear problemas de confidencialidad.
Para mitigar estas preocupaciones, muchos profesionales recurren a tecnologías de deduplicación dónde la duplicidad de documentos es identificada y gestionada durante el proceso inicial de descubrimiento, minimizando de esta forma la revisión redundante.
La deduplicación puede reducir el número de documentos a ser revisados hasta en un 90% y en promedio entre un 30 % y un 40 %.
Con la deduplicación se crea una huella digital electrónica para cada documento a nivel de bit aprovechando un algoritmo de hashing. Las huellas digitales resultantes se comparan entre sí para determinar qué documentos son duplicados exactos. Esas huellas digitales cambian con casi cualquier tipo de modificación en el archivo, como un espacio extra o cambios de formato.
Sin embargo, la identificación de duplicidad es solo el primer paso. Eliminar todos los duplicados eliminaría también información contextual potencialmente importante, como, por ejemplo, quién hizo modificaciones o tuvo acceso a un correo electrónico importante o a un documento. Las sofisticadas tecnologías de esta primera fase de descubrimiento han evolucionado para permitir varias opciones, de forma que los equipos puedan examinar estos detalles asociados.
Existen varias opciones de deduplicación que se deben tener en cuenta cuando se elige el método que vamos a seguir para llevar a cabo la deduplicación, y que dependen de cada caso concreto: