La acumulación de documentos en papel ha sido una constante en cualquier empresa, demandando la habilitación de espacios físicos específicos para su almacenamiento. Sin embargo, con los avances en tecnología, la digitalización de documentos se ha convertido en una práctica esencial y estratégica.
La gestión documental digital no sólo apunta a preservar los documentos de una organización en un formato más manejable y sostenible; también se centra en la optimización de su recuperación, el filtrado de los innecesarios y la extracción eficaz de información. En este sentido, diversas empresas de digitalización de documentos ofrecen soluciones de software intuitivas y efectivas, diseñadas para abordar precisamente estos retos.
La digitalización de documentos no solo ahorra espacio físico, sino que también facilita un acceso más rápido y seguro a la información. Con el uso de herramientas tecnológicas avanzadas, incluso es posible automatizar muchos aspectos del flujo de trabajo documental, incrementando la eficiencia y la productividad de la empresa.
Por todo ello, invertir en la digitalización de documentos y en una robusta plataforma de gestión documental digital no es solo una opción, sino una necesidad imperante para cualquier empresa que aspire a ser eficiente, segura y competitiva en el siglo XXI.
Beneficios de la Digitalización de Documentos
La transformación de una empresa tradicional en una más moderna y eficiente no es un proceso que se dé de la noche a la mañana. Uno de los factores importantes en esta transición es la digitalización de documentos. Al trabajar con una empresa de digitalización de documentos especializada, los beneficios se multiplican de manera exponencial.
- Organización: Uno de los desafíos más grandes que enfrentan las empresas tradicionales es el manejo y la organización de enormes cantidades de papeles y archivos. La gestión documental digital cambia este panorama completamente. Con la digitalización de documentos, la gestión de todos estos archivos se vuelve más estructurada. Los documentos se organizan de una forma más lógica y accesible, facilitando la localización y el acceso a facturas, contratos y cualquier otra documentación necesaria para las transacciones económicas y laborales.
- Optimización del Acceso a la Información: Tradicionalmente, acceder a un documento específico podía tomar horas e incluso días. Con la digitalización de documentos, este proceso se vuelve casi instantáneo. Al optar por los servicios de una empresa de digitalización de documentos, tu empresa podrá aprovechar sistemas de indexación avanzados que hacen que la recuperación de documentos sea mucho más rápida y sencilla. Esto mejora no solo la accesibilidad de la información, sino que también incrementa la productividad en general en toda la empresa.
- Ahorro de Costes: El ahorro de costes es otro beneficio que no se puede ignorar. Mantener documentos en formato papel no sólo implica gastos en material, sino también en espacio para almacenamiento y en tiempo para organizar y buscar documentos. Al optar por una empresa de digitalización de documentos, estos costes se reducen drásticamente. Con la digitalización de documentos, el uso de papel e impresión disminuye significativamente, contribuyendo a la sostenibilidad medioambiental y, por ende, ofreciendo una imagen de empresa responsable.
- Seguridad: Quizás uno de los aspectos más relevantes de la gestión documental digital es la seguridad que ofrece. Con sistemas de encriptación avanzada y protocolos de acceso estrictos, la gestión documental digital garantiza que sólo personas con autorización tendrán acceso a la información crítica de la empresa. La digitalización de documentos también permite la implementación de copias de seguridad, lo que minimiza el riesgo de pérdida de información debido a desastres naturales o ataques informáticos.
Cómo se produce la digitalización de archivos en la gestión documental
La transformación de una empresa comienza con pasos pequeños pero significativos, y uno de ellos es sin duda la digitalización de documentos. Pero, ¿cómo se lleva a cabo este proceso vital en la gestión documental digital? Aquí lo desglosamos:
- Seleccionar el equipo de digitalización: Una empresa de digitalización de documentos será la primera en afirmar la importancia de designar un equipo especializado para encargarse de esta tarea. La homogeneidad en la digitalización de documentos es esencial para mantener la integridad del proceso de gestión documental digital. Por lo tanto, es recomendable que el grupo no sea demasiado numeroso para garantizar resultados uniformes.
- Determinación de parámetros técnicos: La fase de preparación es crucial para la gestión documental. Aquí es donde se establecen las bases para el tipo de escaneo y el formato de los documentos digitalizados. Normalmente, se recomienda emplear resoluciones de 300dpi y el formato PDF, dada su versatilidad para visualizar textos. Esta etapa también define los parámetros técnicos que la empresa de digitalización de documentos deberá seguir.
- Elegir el escáner adecuado: En función del lugar de trabajo de los empleados encargados de la gestión documental, la elección del escáner puede variar. Si estos trabajadores se encuentran en una oficina de forma regular, es recomendable utilizar un dispositivo multifuncional o un escáner de sobremesa. Pero si la digitalización de documentos se va a llevar a cabo de forma remota, existen aplicaciones para smartphones que permiten escanear documentos con la cámara del dispositivo.
- Almacenamiento seguro de los documentos digitalizados: La seguridad y la accesibilidad son dos pilares fundamentales en la gestión documental digital. Por lo tanto, para almacenar archivos digitalizados, se suele recurrir a soluciones en la nube. No obstante, esto puede complementarse con otros servicios de almacenamiento físico, siempre que permitan la edición y lectura de documentos, sean compatibles con distintas plataformas y tengan un sólido sistema de seguridad.
- Acceso y Organización: Una vez que se ha completado la digitalización de documentos, el acceso a estos archivos debe ser lo más intuitivo posible. En el ámbito de la gestión documental digital, la organización mediante carpetas es la mejor opción para clasificar los documentos según distintas variables.
Estos pasos consolidan la transformación digital de cualquier empresa, proporcionando una base sólida para una gestión documental eficiente y segura. Una empresa de digitalización de documentos de calidad ofrecerá una gama completa de soluciones para garantizar que estos pasos se implementen con la máxima eficacia.
