Cualquier empresa ha ido generando a lo largo del tiempo un volumen de documentos que son necesarios archivar, haciendo necesario habilitar un espacio físico para almacenarlos.
Gracias a los avances tecnológicos es posible transformar toda esa documentación en archivos digitales que no ocupen ningún tipo de espacio y que sean más fáciles de almacenar y gestionar.
La gestión documental se basa en las normas aplicadas a esta manera de gestionar los documentos propios de una organización. Pero no solamente se busca el almacenamiento de estos documentos; también debe ser posibles recuperarlos, eliminar los que no sean necesarios o facilitar el extracto de información. Con la transformación digital, han surgido diferentes programas informáticos que proporcionan una solución intuitiva y eficaz para implementar la gestión documental.
Ahora más que nunca es necesario que las empresas comiencen a adaptarse al entorno digital que está más que presente en muchos ámbitos, siendo la gestión documental uno de los primeros pasos que deben dar.
Cómo se produce la digitalización de archivos en la gestión documental
Además de toda la infraestructura y recursos, para llevar a cabo un buen proceso de gestión documental es necesario contar con un plan que nos ayude a transformar los documentos de la empresa en formato digital:
- En primer lugar se designan los encargados de escanear los documentos, a ser posible un grupo no demasiado numeroso para poder asegurar la homogeneidad del resultado.
- Después debemos determinar el formato y los parámetros de la herramienta usada; normalmente se recomienda emplear resoluciones de 300dpis y el formato PDF, por su versatilidad a la hora de visualizar textos.
- El escáner empleado dependerá de si los trabajadores encargados de la gestión documental se van a encontrar habitualmente en la oficina. En este caso se recomienda un dispositivo multifuncional o un escáner de sobremesa, pero si los trabajadores van a realizar su tarea a distancia, es mejor emplear una aplicación para smartphone que haga posible escanear documentos a través de la cámara.
- Para almacenar los archivos digitalizados, en gestión documental se suele emplear soluciones en la nube. Puede complementarse con otro servicio de almacenamiento físico, siempre que pueda tener la opción de editar y leer documentos, sea compatible con distintas plataformas y cuente con un buen sistema de seguridad.
- Una vez tenemos todos los documentos en formato digital, el acceso a ellos debe ser lo más intuitivo posible. La organización mediante carpetas es la mejor opción, ya que se pueden clasificar dependiendo de distintas variables.
