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Gestión documental: del papel a los archivos digitales

Transformar toda la documentación en archivos digitales que no ocupen ningún tipo de espacio
mujer mirando una tablet

Cualquier empresa ha ido generando a lo largo del tiempo un volumen de documentos que son necesarios archivar, haciendo necesario habilitar un espacio físico para almacenarlos.

Gracias a los avances tecnológicos es posible transformar toda esa documentación en archivos digitales que no ocupen ningún tipo de espacio y que sean más fáciles de almacenar y gestionar.

La gestión documental se basa en las normas aplicadas a esta manera de gestionar los documentos propios de una organización. Pero no solamente se busca el almacenamiento de estos documentos; también debe ser posibles recuperarlos, eliminar los que no sean necesarios o facilitar el extracto de información. Con la transformación digital, han surgido diferentes programas informáticos que proporcionan una solución intuitiva y eficaz para implementar la gestión documental.

Ahora más que nunca es necesario que las empresas comiencen a adaptarse al entorno digital que está más que presente en muchos ámbitos,  siendo la gestión documental uno de los primeros pasos que deben dar.

Cómo se produce la digitalización de archivos en la gestión documental

Además de toda la infraestructura y recursos, para llevar a cabo un buen proceso de gestión documental es necesario contar con un plan que nos ayude a transformar los documentos de la empresa en formato digital:

  • En primer lugar se designan los encargados de escanear los documentos, a ser posible un grupo no demasiado numeroso para poder asegurar la homogeneidad del resultado.
  • Después debemos determinar el formato y los parámetros de la herramienta usada; normalmente se recomienda emplear resoluciones de 300dpis y el formato PDF, por su versatilidad a la hora de visualizar textos.
  • El escáner empleado dependerá de si los trabajadores encargados de la gestión documental se van a encontrar habitualmente en la oficina. En este caso se recomienda  un dispositivo multifuncional o un escáner de sobremesa, pero si los trabajadores van a realizar su tarea a distancia, es mejor emplear una aplicación para smartphone que haga posible escanear documentos a través de la cámara.
  • Para almacenar los archivos digitalizados, en gestión documental se suele emplear soluciones en la nube. Puede complementarse con otro servicio de almacenamiento físico, siempre que pueda tener la opción de editar y leer documentos, sea compatible con distintas plataformas y cuente con un buen sistema de seguridad.
  • Una vez tenemos todos los documentos en formato digital, el acceso a ellos debe ser lo más intuitivo posible. La organización mediante carpetas es la mejor opción, ya que se pueden clasificar dependiendo de distintas variables.

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¿Cómo elegir la herramienta de gestión documental apropiada para mi empresa?

Actualmente existen en el mercado un gran número de programas de gestión documental, por lo que es importante conocer sus características para ver si se adaptan a las necesidades de la corporación. A nivel básico, estas son las facilidades con las que debe contar un buen gestor documental:

  • Uso fácil: un buen plan de gestión documental no debe obstaculizar su uso por un software de difícil empleo. Es importante asegurarse de que no requiere una formación previa para que los empleados conozcan el funcionamiento, además de que en la interfaz debe quedar claro todas las opciones de las que dispone.
  • Posibilidad de controlar distintos flujos de trabajo: dentro del programa de gestión documental debe ser posible visualizar y editar varias tareas al mismo tiempo con el fin de optimizar los procesos dentro de la actividad de la empresa.
  • Actualizaciones de software: la posibilidad de acceder a distintas versiones del programa es muy importante para que no se quede obsoleto en poco tiempo.
  • Soporte técnico: en caso de que surja algún problema, la empresa creadora de la herramienta de gestión documental debe contar con un equipo de consultores para resolverlos.
  • Seguridad: cualquier empresa cuenta con datos importantes como facturas o direcciones de contacto, que con el proceso de gestión documental pueden volverse más vulnerables, por lo que es muy importante que estos programas cuenten con un sistema de seguridad eficiente ante los ataques informáticos.

La gestión documental puede abrir a tu empresa una puerta hacia el futuro, mejorando su funcionamiento para ser más competitiva ante las exigencias del mercado.

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