Cómo llevar un control de tiempo eficaz para toda la plantilla

El control de tiempo de los trabajadores en las empresas es realmente importante, ya que, sus principales objetivos son resguardar los recursos de la empresa evitando así pérdidas por fraude o negligencia, como a su vez detectar las desviaciones que se presenten en la empresa que puedan estar afectando al cumplimiento de los objetivos.

Por norma general, las pequeñas y medianas empresas no cuentan con un sistema de administración bien definido, esto quiere decir que los objetivos y planes no están plasmados por escrito, sino que se realizan de forma práctica solucionando los problemas en el momento que se van presentando. Generalmente invierten sin planificación previa y van creando departamentos conforme aparecen las necesidades. Esto puede que se resuma en pérdida de dinero y que aparezcan situaciones que no se esperaban, pudiendo dar la reputación de la empresa entre otras cosas.

En definitiva, un control de tiempo adecuado sobre cada trabajador, puede llevarnos a una optimización de la utilización de los recursos llegando a conseguir un mejor nivel de productividad.

Control de tiempo para mejorar la productividad de la empresa

Optimizar el tiempo de los trabajadores es una de las principales prioridades de las empresas, y es que esto recoge dos objetivos, por un lado, controlar los costes de la empresa y, por otro lado, aumentar la productividad sin necesidad de recurrir a nuevas contrataciones o a horas extras.

Para poder conseguirlo es necesario poner especial atención en cosas como: una buena programación del trabajo, control sobre el descanso de los trabajadores, estudio del rendimiento obtenido en función del trabajo realizado o, poder identificar los principales puntos de pérdida de tiempo.

Control de tiempo: Planificación de las tareas

Establecer un tiempo para fijar de manera clara cuáles son las tareas y las funciones que se deben ejecutar cada día en el trabajo es fundamental para un buen control de tiempo. Asistir a los miembros del equipo para fijar prioridades en el manejo del tiempo y de las funciones y tareas a desarrollar, aumentando, de esta forma, la productividad y la eficiencia delegando y dividiendo las tareas en los miembros según sus talentos y potencialidades.

Cuando se establecen las prioridades en las tareas a ejecutar, se debe especificar y evaluar el tiempo de ejecución, los pasos para conseguirlo, los tiempos de entrega y señalar la importancia. Además de eso, hay que ser conscientes de que pueden ocurrir aspectos inesperados y se debe contar con ese tiempo de más para asegurar el cumplimiento de los plazos.

Control de tiempo: Rendimiento vs horas de trabajo

España es el tercer país con la jornada laboral más amplia de la Unión Europea, pero, a su vez, es el que menor rendimiento obtiene por hora trabajada, puesto que el 55% del tiempo trabajado resulta poco o nada productivo. Por tanto, uno de los primeros pasos para una buena gestión de la productividad de las tareas planificadas por parte de los trabajadores es medir el rendimiento de trabajo en función de los objetivos que se han alcanzado y no de las horas que se han realizado.

La evaluación del rendimiento laboral ofrece una fuente imprescindible de información que permite medir el éxito de la organización de la empresa. Este rendimiento se puede medir de dos formas:

• Medir los resultados. Medir todo lo que consigue o produce un trabajador con su trabajo. Es decir, en función de la cantidad de los objetivos.
• Medir el desempeño de los empleados. Este aspecto va en función de la personalidad del trabajador. Este debe analizarse sin perder la objetividad, considerándose la forma de actuar en el trabajo. 

Realmente lo ideal es realizar las dos mediciones, lográndose resultados más completos y obteniendo información más objetiva para el control de tiempo en la empresa.