El volumen de documentación que se maneja en una empresa puede llegar a ser muy amplio y variado. A los documentos propios de las relaciones con clientes y proveedores, tales como los albaranes y las facturas, hay que sumar toda la documentación relacionada con los empleados. Pero desde hace ya algunos años se está abordando la digitalización del contrato laboral y del expediente laboral de los empleados.
Digitalizar es mucho más que convertir un documento en formato papel en un documento digital; es abordar todo un proceso que permitirá a la tecnología extraer la información importante de la imagen escaneada e incluirla en una base de datos, lo que permite a los empleados del área de recursos humanos hacer su trabajo de forma más ágil y eficiente.
La firma digital del contrato laboral
En algunas empresas el proceso de digitalización se ha llevado hasta sus últimas consecuencias, de modo que se intenta limitar al máximo el uso de papel en lo referente a la documentación de los empleados.
A medida que se implanta la firma digital, esta se usa cada vez más para rubricar los contratos de trabajo. El documento así firmado tiene plena validez legal y esto evita que tener que imprimir varias copias en formato papel.
Son muchas las empresas que apuestan por tener en su plantilla empleados deslocalizados, que aportan su talento de forma remota trabajando desde cualquier lugar del mundo gracias a un ordenador y una conexión a internet. En el caso de las personas que están lejos de la sede de la empresa, poder firmar el contrato a distancia y no tener que mandar copias por correo ordinario o por correo electrónico supone un gran ahorro de tiempo y de recursos.
