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Conseguir costos variables como herramienta competitiva

¿Qué costos son fijos y cuales variables? ¿Qué costos fijos pueden convertirse en costos variables?
Conseguir costos variables como herramienta competitiva

En tiempos económicos difíciles, los CIOs han estado cada vez más centrados en convertir en costos variables, todos los costos fijos que han podido. La clave para tener éxito con esta estrategia es relacionar claramente los costos con el valor y el riesgo, así como con las implicaciones a largo plazo, en lugar de simplemente fijarse en ahorros a corto plazo.

En tiempos como los que hemos tenido, con problemas económicos en muchas empresas, a los CIOs no les ha gustado darse cuenta que a pesar de que los volúmenes de negocio disminuían, los costos de la tecnología no lo hacían proporcionalmente. Y esto es lo que les ha llevado a buscar otras fórmulas, como la de hacer que los costos de la tecnología sean lo más variables posibles.

Para hacerlo, y conseguir que los costos se convirtieran en una herramienta competitiva frente a los rivales de su sector, los CIOs han tenido que prepararse para abordar los siguientes asuntos con otros líderes de su empresa:

  • ¿Qué costos son fijos y cuales son costos variables y por qué?
  • ¿Qué variables afectan a los costos y con qué rapidez?
  • ¿Qué costos fijos pueden convertirse en costos variables?
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¿Qué costos son fijos y cuales son costos variables y por qué?

Los costos fijos de IT  generalmente se definen como gastos a largo plazo (más de un año) a los que una organización se ha comprometido. Típicamente, estos costos incluyen depreciación de hardware, pagos de arrendamientos, gastos de desarrollo capitalizados, mantenimiento, licencias de software a largo plazo y personal asalariado. Los costos variables se definen generalmente como gastos que cambian a corto plazo (menos de 3 meses) en función de volúmenes cambiantes, el uso, o el nivel de personal. Estos costos, normalmente tienen que ver con comunicaciones, licencias de software por usuario, costes de contratistas, gastos de viajes, formación, almacenamiento incremental y capacidad del servidor. 

 

¿Qué variables afectan a los costos y con qué rapidez?

Las mejores prácticas de los CIOs no solo tienen un desglose de costos fijos frente a costos variables sino que también son capaces de explicar a los líderes del resto de la empresa cuáles son las variables clave y cómo de rápido cambian. Por ejemplo las comunicaciones varían simplemente basándose en el uso y se les hace seguimiento semanal o mensualmente. Los costos incrementales de hardware pueden ser incurridos a medida que aumentan los volúmenes de negocio y las transacciones adicionales,  y el crecimiento de un data warehouse puede hacerte pensar en la necesidad de actualizar hardware. Los costos de software normalmente dependen de alguna combinación de cuentas de usuario, poder de procesamiento y tamaño de la empresa. 

 

¿Qué costos fijos pueden convertirse en costos variables?

En muchos casos los costes de infraestructura, que normalmente son fijos, pueden ser convertidos en costos variables haciendo uso de diferentes paquetes de proveedores y opciones de financiación. Durante varios años, muchos proveedores de servidores y almacenamiento han ofrecido sistemas de alta capacidad para los cuales los clientes pagan solo a medida que van activando la capacidad incremental. De forma similar, algunos proveedores de software están dispuestos a agregar licencias incrementales a medida que se agregan los usuarios, en lugar de obligar a una empresa a comprar una cantidad de usuarios determinado de forma anticipada. Sin embargo, estos proveedores de software suelen estar menos dispuestos a reducir inmediatamente las licencias cuando se reducen los usuarios.

En estos últimos años, muchas aplicaciones se han ido moviendo a la nube, con lo cual su coste pasa a ser un  un costo variable ya que se paga dependiendo del uso que se hace del software contratado. Los usuarios sólo pagan por aquello que utiliza.

Otra categoría extremadamente delicada en la discusión sobre costos fijos vs costos variables es la dotación de personal. Normalmente el personal se considera un costo fijo. Sin embargo las organizaciones que están presionadas, pueden recurrir a ETTs que pueden proporcionar personal del que puedes prescindir a corto plazo cuando ya no es necesario. Se trata de una forma de convertir los costos fijos de la plantilla en costos variables. Pero cambiar de personal propio a personal basado en ETT tiene importantes implicaciones en el largo plazo debido al conjunto de habilidades y competencias que una organización debe tener entre sus recursos humanos de IT. 

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