La administración de recursos humanos en el nuevo entorno digital

Las nuevas tecnologías han cambiado nuestra vida en muchos aspectos, incluso nuestra forma de trabajar. Las empresas están hoy en día inmersas  en un proceso de transformación digital, escenario plagado  de cambios que afectan a la gestión de recursos humanos y a otros aspectos empresariales, pero que pueden ser muy beneficiosos tanto para empresas y como para trabajadores.

Hacia una nueva forma de trabajar

La transformación digital es más que informatizar una empresa, es un proceso mucho más complejo que busca sacar el máximo partido a los medios disponibles a través de softwares especializados que mejoren diferentes áreas como la contabilidad, la gestión de recursos humanos, la toma de decisiones, etc.

Estos cambios afectan directamente a los empleados, que deben adaptarse a las evoluciones tecnológicas que van llegando. Siendo conscientes, además, de que este cambio no va a parar nunca. La forma de trabajar está en constante evolución gracias a la tecnología.

Adiós al papel

Uno de los cambios más importantes que se está experimentando actualmente en las empresas es la automatización de procesos para empezar a eliminar el papel. Muchas organizaciones ya se han planteado el reto del “papel 0”, intentando reducir al mínimo imprescindible los documentos en formato físico.

Esto es bueno para el medio ambiente, pero también para la seguridad de la empresa. Un papel se acaba degradando e incluso se puede perder, mientras que un archivo digital es mucho más seguro y no tan sencillo de perder.

Además, al optarse por trabajar en un entorno digital, diferentes empleados pueden acceder a un mismo documento a la vez, agilizando los tiempos de trabajo y mejorando la productividad.

Digitalización de la información personal de los empleados

Una parte importante del volumen de papel que tiene una empresa el relacionado con la administración de recursos humanos: contratos, cartas de despido, cartas de dimisión, memorandos para los empleados, planes de prevención de riesgos laborales, documentos de solicitud de las vacaciones y un largo etcétera.

Precisamente por ello, la digitalización se ha centrado especialmente en los expedientes de los empleados y la documentación asociada a los mismos.

Con una buena base de datos los responsables de recursos humanos pueden tener a mano toda la información que necesitan sobre los empleados, sin necesidad de tener que gastar papel o estar consultando diferentes fuentes.

En un solo fichero pueden estar los datos personales del trabajador, su contrato, los números de teléfono de contacto de sus familiares en caso de urgencia, las últimas nóminas y todo lo relativo a su persona que sea relevante a efectos laborales.

Algunos ejemplos de la digitalización en la gestión de recursos humanos

Muchas empresas ya tienen plenamente implantados los documentos digitales, permitiendo incluso la firma de contratos a través de firma digital.

Aunque llegaremos al punto en que el uso de la firma digital sea lo habitual para firmar documentos relevantes en el trabajo, esto es todavía hoy algo excepcional.

Sin embargo, ya hay otros procesos digitales relacionados con los recursos humanos plenamente implantados en muchas empresas. Los casos más habituales son la petición de vacaciones de forma digital o incluso el envío online de los partes de baja en caso de incapacidad temporal del empleado.

Este cambio ya no tiene marcha atrás, lo cual es bueno si tenemos en cuenta que una mayor digitalización de cuestiones básicas relacionadas con la gestión de recursos humanos es beneficioso para la empresa, pero también para los empleados. Ahora los trabajadores no tienen que perder su tiempo en hacer gestiones como redactar un documento para pedir las vacaciones, pueden hacerlo directamente a través del portal del empleado y en apenas un minuto.