Digitalización: también del expediente laboral

La protección de datos y la reducción del volumen de papel son dos cuestiones que interesan a las empresas en la actualidad. Cuando se trata de la gestión de recursos, humanos ambas cuestiones van de la mano, puesto que toda la documentación relativa a los trabajadores está registrada en papel y contiene datos que es importante mantener. Por lo tanto, el expediente personal del trabajador es un elemento imprescindible en cualquier empresa, que, como otros muchos elementos de la misma, debe digitalizarse. 

¿Qué es el expediente laboral?

Antes de que un trabajador se incorpore a la empresa, esta ya tiene varios documentos relacionados con él:toda la documentación necesaria para el proceso de selección, como currículum, cartas de recomendación, títulos formativos, etc.Después llega la contratación, y con ella se incrementa el número de documentos: contrato de trabajo, alta en la Seguridad Social, certificado médico o documento del trabajador renunciando al examen médico, nóminas y comprobantes de pago de dietas. Y estos son solo algunos ejemplos, la lista es casi interminable.

El expediente personal del trabajador es un conjunto de documentos que reflejan el historial laboral de cada empleado en la empresa, y están ordenados cronológicamente. Su importancia radica en que esta información es esencial para la compañía, no solo para tener a mano todos los datos que pueda necesitar sobre su empleado, sino también para acreditar que tanto la contratación como la relación laboral son perfectamente legales en caso de pasar por una inspección de trabajo. En pocas palabras, el expediente sirve para tomar decisiones en la empresa, como prueba en caso de surgir un conflicto entre empresa y trabajador, y también para evitar sanciones administrativas.

Elementos del expediente de un trabajador

El equipo de recursos humanos es el responsable de crear y gestionar el expediente laboral de cada empleado, asegurándose de que contiene todos los documentos necesarios. Incluso una vez finalizada la relación laboral, ya sea por voluntad de la empresa o del trabajador, es necesario mantener ese expediente durante unos años por si la documentación hiciera falta en caso de reclamación por parte del empleado o de la administración pública. Los elementos que conforman el expediente laboral son: 

• Datos personales del empleado y fotocopia de su DNI.
• Datos de las personas de contacto en caso de emergencia.
• Currículum.
• Cartas de recomendación (si las hubiera).
• Número de la Seguridad Social.
• Certificación de alta en la Seguridad Social.
• Contrato individual de trabajo.
• Breve descripción del puesto que ocupa, tareas y responsabilidades.
• Titulaciones profesionales.
• Acreditación de haber recibido formación en prevención de riesgos laborales.
• Exámenes de admisión (si se hubieran realizado).
• Certificado de incapacidades médicas reconocidas (en caso de ser necesario).
• Registro horario.
• Nóminas.
• Comprobantes de pago de dietas u otras percepciones.
• Solicitudes de vacaciones y días de permiso.
• Carta de renuncia (si el empleado renuncia voluntariamente a su trabajo).
• Carta de despido.
• Finiquito.
  

Habitamos un entorno cada vez más digitalizado, en el que se intenta reducir al mínimo el uso de papel en todos los sectores, incluidas las empresas.A medida que el número de documentos digitales crece, podemos apreciar los inconvenientes de seguir usando el viejo sistema de expedientes laborales en papel:

• Requiere de mucho espacio físico para poder almacenar  toda la documentación de los trabajadores.
• Aumenta el gasto en material de oficina relacionado con la elaboración de los documentos y el almacenamiento y gestión  de los archivos. 
• El papel es un material que se degrada con el tiempo: puede ocurrir que cuando haga falta consultar un documento, esteno sea legible.
• El papel acumulado es un foco de atracción para el polvo y los ácaros, empeorando la calidad del aire en la empresa.
• La custodia documental se vuelve mucho más complicada.
• Provoca ineficiencias, ya que mientras un empleado está trabajando con un expediente laboral nadie más puede hacer uso de él.
• Si no hay un buen sistema de clasificación de la información, realizar búsquedas puede ser un proceso largo y tedioso.
• Existe el riesgo de que al mover el expediente alguno de los documentos se extravíe.
• Por último, en relación con la protección de datos, los expedientes en papel son mucho más vulnerables a una intromisión ilegítima por parte de terceros no autorizados a ver su contenido. 

La digitalización del expediente

Estos inconvenientes, derivados de tener la documentación relativa a los empleados en papel, tienen una solución que cada vez está más extendida: la digitalización.

La digitalización consiste en la transformación de un documento en formato físico a otro en  formato digital. Además del escaneo, hay que usar herramientas que permitan acreditar que los documentos digitales tienen la misma validez que  los documentos físicos. El proceso suele ser el siguiente:

• Se trabaja con el expediente de un empleado cada vez. 
• Una vez reunida la información se quitan grapas, clips y cualquier elemento que pueda obstaculizar el escaneo.
• Una herramienta OCR se encarga de trasformar la imagen captada por el escáner en un documento de texto, creando una base de datos que se podrá consultar y editar fácilmente. Este paso es fundamental, puesto que la digitalización por sí sola no es suficiente, es imprescindible que los datos guardados sean accesibles para quien deba trabajar con ellos en el futuro.
• Después de tener todos los documentos en formato digital es aconsejable hacer una copia de seguridad de los mismos. Y proceder después a la eliminación controlada y segura de la información en papel. En algunos casos, la empresa puede decidir mantener en papel ciertos documentos, pero el volumen de los mismos descenderá considerablemente.

Software Solpheo Suite para la digitalización de expedientes laborales

La herramienta Solpheo Suite, de Kyocera, es de gran ayuda para abordar este proceso, permitiendo una digitalización certificada que permitirá acreditar frente a la administración pública que los documentos en formato digital son equivalentes en validez legal a los originales. Este software incluye todo lo necesario para que el proceso de digitalización sea un éxito.

Con este proceso bien gestionado, a la empresa le resulta más sencillo cumplir con la normativa de protección de datos, teniendo en cuenta que toda la información, sensible o no, se encuentra en un formato digital. Esto no solo dificulta el acceso de terceros, sino que, además, en caso de producirse una intromisión, se tendrá constancia de ello y se podrá cursar la correspondiente denuncia. Al proteger adecuadamente los datos, la empresa no solo reduce el riesgo de vulneración de la información, sino que evita también las multas que establece la normativa sobre protección de datos si no se aplican las pautas de seguridad exigidas.

Por otro lado, en lo que concierne a la productividad, la digitalización de los expedientes laborales hace que el trabajo del departamento de recursos humanos sea mucho más ágil y rápido. Cualquiera con los permisos necesarios para acceder a los datos puede realizar búsquedas en el sistema y encontrar, en apenas unos segundos, la información que necesita. Además,  varios empleados podrán trabajar simultáneamente con el mismo expediente, reduciendo así el tiempo necesario para realizar ciertos trámites.

Una vez que iniciado el proceso de digitalización, todos los procesos de documentación son más rápidos y sencillos, puesto que en la mayoría de los casos bastará con crear el documento en formato digital desde el principio. La reducción del volumen de papel implica también una reducción del gasto en material de oficina, lo que contribuye a su vez a hacer una gestión del proceso de compras que sea más eficaz.

Por último, la digitalización de los expedientes laborales, igual que la de cualquier otro tipo de documento, también es positiva para el medio ambiente, al implicar un menor consumo de recursos. Esto resulta  en beneficios a medio y largo plazo para la empresa, que conseguirá que el público la identifique con valores de sostenibilidad.

Gracias a la tecnología, el expediente laboral ha dejado de ser un problema para las empresas y se ha convertido en una oportunidad para tener a mano toda la información importante de cada empleado. Su digitalización agiliza el proceso de toma de decisiones, reduce el gasto en material de oficina y mejora la dinámica de trabajo en el departamento de recursos humanos.