La necesidad de transformación digital en las empresas

La transformación digital en las empresas es un proceso del que se habla desde hace años. En un mundo cada vez más digital, las empresas deben adaptarse a esta realidad si quieren sobrevivir. Dentro de esa tendencia de transformación hay muchas áreas, y en esta ocasión nos centramos en la digitalización de procesos.

Una empresa digitalizada es una empresa que ha apostado por la tecnología, utilizando diversos canales y herramientas para agilizar las relaciones con sus clientes y sus proveedores.Desde hace un tiempo se aprecia que la gestión documental en formato papel es algo que se está quedando obsoleto. Si una empresa tiene toda la documentación relativa a sus clientes, proveedores o trabajadores en papel, será mucho más ineficiente que otra que ya haya digitalizado esta información.

Actualmente, invertir en la digitalización de procesos es una necesidad, puesto que sin dar este paso no será posible abordar la transformación digital completa de la empresa. La digitalización de procesos es necesaria porque:

• Mejora los ciclos de producción, haciéndolos más rápidos, más flexibles y más escalables.
• Automatiza procesos operativos, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y de dinero.Consigue un desarrollo empresarial más sostenible y respetuoso con el medio ambiente.
• Aporta valor añadido al proceso de producción y/o a la experiencia del cliente, haciendo también más sencilla la innovación.
• Aumenta la capacidad de la empresa para adaptarse rápida y fácilmente a los cambios de su entorno.

Beneficios de digitalizar procesos en la empresa

Abordar este proceso de transformación digital no es una tarea fácil. Especialmente en las PYMES, que siempre se encuentran con más barreras para adoptar nuevos sistemas de trabajo.Sin embargo, la experiencia demuestra que digitalizar procesos tiene cantidad de beneficios. 

Aumenta la productividad

Gracias a la digitalización, los trabajadores de todos los niveles tienen acceso más sencillo y rápido a la información que necesitan para hacer su trabajo. Al no depender del papel, pueden trabajar con los documentos de forma simultánea. Esto agiliza mucho el ritmo de trabajo y mejora el trabajo en equipo.

Los últimos estudios realizados con respecto a esta cuestión han puesto de manifiesto que el nivel de satisfacción y de eficiencia de los trabajadores puede incrementarse hasta un 40 % gracias al buen uso de las herramientas digitales.

Atrae y retiene el talento

Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan las empresas es ser capaces de atraer el talento hacia la organización y retenerlo. Las nuevas generaciones no entienden el trabajo como lo hacían sus padres, y no están dispuestas a pasar toda su vida laboral en una empresa que no les ofrece ningún incentivo para mejorar laboral ni personalmente.

La digitalización de la empresa contribuye a mejorar su propia imagen con respecto al exterior, lo que hace que las ofertas de empleo de la misma sean más atractivas para aquellas personas con talento que están en búsqueda de trabajo o quieren cambiar de empleo.

Además, la tecnología evoluciona a gran velocidad, por lo que una impresa digitalizada está siempre en constante cambio. Esto supone un importante reto para el talento joven y puede hacer que un empleado valioso decida quedarse más tiempo en la empresa, puesto que sabe que su trabajo no siempre será igual.

Mejora la experiencia de clientes y / o proveedores

La transformación digital afecta al funcionamiento interno de la empresa, así como  a la relación que esta tiene con clientes y proveedores.

Una de las grandes ventajas es que la comunicación se vuelve más ágil, más directa y más personalizada, lo que contribuye a mejorar la experiencia del cliente, que se siente más valorado, aumentando así en engagement entre la marca y su público.

Algo similar ocurre con los proveedores. Al agilizarse las comunicaciones, el proceso de compras es mucho más sencillo de ejecutar, permitiendo al proveedor ofrecer a la empresa justo el producto que está buscando, e incluso reducir los plazos de cobro.

Digitalización de los procesos por áreas

La digitalización de procesos es muy amplia y puede hacerse en cualquier proceso que se desarrolle dentro de la empresa.

Departamento financiero 

El departamento financiero es uno de los más importantes dentro de una empresa, por eso no es frecuente que sea uno de los primeros en que se invierta para su transformación digital.

Herramientas como el software Solpheo Suite, de Kyocera, permiten una optimización del departamento financiero a través de la digitalización de procesos. Con una sola herramienta como esta se agilizan los procesos con proveedores, la gestión de las compras y la digitalización de facturas.Al digitalizarse los procesos financieros se obtienen importantes beneficios:

• Aumenta la productividad dentro del departamento de finanzas y mejoran los resultados económicos.
• Todos los sistemas de gestión se integran de forma eficiente.
• Se reduce de forma notable el uso de papel y demás materiales de oficina (como tinta, grapas, etc) y en algunos casos incluso se elimina por completo su uso.
• Permite realizar de forma sencilla trámites legales y fiscales.

Beneficios de digitalizar la gestión con proveedores

• La información sensible del negocio tiene un acceso mucho más sencillo y se puede limitar el acceso a la misma a las personas autorizadas para verla.
• Quienes tienen acceso a los datos pueden consultarlos desde cualquier lugar.
• Los datos se actualizan en tiempo real, lo que evita errores.

Beneficios de digitalizar la gestión de las compras

• Se tiene un mayor control del stock y de lo que hace falta comprar en cada momento.
• El envío y recepción de la documentación se puede hacer de una forma más segura.
• La información solo está accesible para las personas autorizadas.
• Permite comparar precios de varios proveedores.

Beneficios de digitalizar las facturas

• Reduce la posibilidad de errores.
• Aumenta la productividad al eliminar tareas repetitivas.
• Se reduce el consumo de recursos.
• Permite una integración eficiente con los sistemas de gestión.

Para afrontar la digitalización de procesos hay que hacer una buena planificación previa, definiendo claramente los objetivos que se quieren alcanzar y buscando las herramientas más adecuadas en cada caso concreto. Pero no se trata solo de tecnología: es esencial que los empleados tengan una mente abierta, reciban una formación digital de calidad y que estén dispuestos a afrontar el reto de la transformación digital. Solo combinando buenas herramientas y talento se puede conseguir una transformación digital realmente exitosa.