Optimización de la documentación de los empleados
Por cada empleado de una empresa se genera una gran cantidad de documentación que es totalmente necesaria: contratos, altas y bajas en la Seguridad Social, escritos solicitando vacaciones, etc. Recursos humanos es responsable de una gran parte de la documentación que se mueve en la compañía.
Tener demasiada documentación conlleva riesgos muy diversos. Implica que los encargados del área de recursos humanos pueden no saber bien cuándo vence el contrato de un determinado empleado, que no se tenga claro si se ha cursado la baja en la Seguridad Social de un trabajador que ha dejado la empresa o que los datos personales de un empleado caigan en manos de alguien no autorizado para conocerlos, y estos son solo algunos ejemplos.
Si tenemos la documentación en papel, es bastante probable que se traspapele, se pierda o incluso que un documento importante acabe en la destructora de papel por error.
De ahí que la digitalización de toda la información relacionada con los empleados sea ya una tendencia. Usando un sistema de gestión documental de recursos humanos en la nube, se consigue que la información esté bien organizada, que no ocupe un espacio físico y que esté bien protegida frente a posibles injerencias no autorizadas.
Además, cuanta más información esté digitalizada, más se agilizarán otros procesos relacionados con esos datos como, por ejemplo, la generación de alta del empleado.
Se consigue así una mejor protección de los datos personales de los trabajadores y una mayor eficiencia de todas las tareas de gestión de recursos humanos al automatizar los trabajos más sencillos y repetitivos. De esta forma, los expertos en gestión de personal pueden dedicarse a tareas que aporten más valor añadido a la empresa como buscar el mejor talento para esta.
