Digitalización de documentos

La digitalización de documentos es uno de los avances más importantes dentro del sector empresarial. Sea cual sea el ámbito de actuación de la empresa o independientemente del departamento en el que se trabaje, la digitalización documental permite a las empresas ganar en competitividad gracias a la automatización de tareas repetitivas y rutinarias que antes quitaban mucho tiempo a los trabajadores. Para que esta digitalización sea una realidad es necesario recurrir a la tecnología OCR. Pero, ¿qué es realmente esta tecnología?

¿Qué son los OCR inteligentes?

OCR son las siglas en inglés de Optical Character Recognition. Este concepto hace referencia a una tecnología pensada para imitar la capacidad del ojo humano para captar elementos. La aplicación de esta tecnología  al ámbito empresarial se traduce en un software capaz de identificar caracteres y objetos dentro de un documento escaneado o fotografiado como, por ejemplo, un PDF o una hoja impresa en papel.  

Hasta ahora, si queríamos pasar un documento de un formato físico a uno digital sobre el que se pudiera trabajar y realizar modificaciones, no nos quedaba otra opción que teclear todo el contenido del documento, con el consiguiente tiempo invertido en ello y los diferentes errores tipográficos que se podían cometer y que se debían subsanar a posteriori. Ahora, esta tarea se realiza de una manera automática y sin errores gracias a los OCR inteligentes. 

Para poder conocer todo lo que hay en la imagen subida, el software la escanea píxel a píxel con el fin de ir encontrando caracteres, imágenes y tablas. Algunos s de los OCR más avanzados ya mantienen incluso el formato de entrada del documento. Cuando se ha pasado todo por el escáner OCR, se obtiene un documento con la información extraída del documento oficial que se podrá modificar sin ninguna restricción.

Los avances que aporta la digitalización de documentos

Gracias a esta tecnología, es posible la digitalización que, a su vez, nos permite eliminar la documentación en papel, tan complicada de manejar, almacenar y consultar.  Una vez que todos los documentos están disponibles en formato digital, se obtienen muchos beneficios:

• Reducción del espacio de almacenamiento físico. Ya no es necesario disponer de espacios físicos para almacenar toda la documentación que, en muchos casos, la empresas deben almacenar por ley durante un periodo mínimo de tiempo (facturas, documentos contables, notificaciones…). Ahora todo esto queda almacenado en la nube, por lo que la necesidad de espacio físico desaparece y se cumple con todo lo relativo al periodo mínimo de custodia de documentos que marca la ley o la normativa vigente.
• Reducción de tiempo dedicada a la búsqueda de documentos. Gracias a que están en la nube, los documentos pueden localizarse fácilmente realizando una búsqueda e introduciendo en ella los parámetros o palabras clave que te ayuden a llegar a ese documento en concreto.
• Mayor facilidad en la modificación de documentos. Tal como hemos comentado antes, es importante recalcar que gracias a la tecnología OCR los documentos digitalizados  se pueden modificar, lo que resulta muy útil en el caso de facturas o presupuestos.

Pero todo esto no serviría de nada si no se cumpliera una máxima ineludible: la legalidad. La tecnología OCR simplemente permite pasar de un formato a otro, por lo que el documento sigue siendo igualmente legal a todos los efectos. Con esta seguridad, cada vez son más los organismos públicos que optan también por la incorporación de esta tecnología en búsqueda de mejorar la productividad en sus departamentos.