¿Qué es y cómo se hace la optimización de procesos en las compañías?

De la optimización de procesos se han escrito cientos y cientos de artículos en los últimos años, pero ¿sabemos exactamente en qué consiste este proceso? ¿Qué es la famosa metodología agile que se nombra en casi todos los artículos sobre optimización de procesos?

¿La tecnología es lo más importante para optimizar los procesos de negocio de nuestra empresa? En el artículo de hoy te ofrecemos las respuestas simples, directas y claras a estas tres interesantes cuestiones. ¿Nos acompañas?

¿Qué es exactamente la optimización de procesos de negocio?

Antes de abordar una optimización de procesos de  negocio en nuestra compañía, lo primero que tenemos que tener muy claro es en qué consiste exactamente esa actividad, qué es la optimización de procesos y para qué nos va a servir en nuestro caso particular.

Lo aclaramos en tres líneas:

Hoy por hoy optimizar los procesos de negocio consiste en automatizar al máximo todos los pasos que conforman el ciclo de producción, distribución, venta, atención al cliente, marketing, publicidad, transporte, etc., de un producto o de un servicio.

Desde este punto de vista, la optimización de procesos de negocio tendría no solo un objetivo, sino varios:

• Hacer frente sin errores técnicos o humanos a los continuos cambios que se producen en el día a día de una compañía (cambios en el mercado, en los gustos, en las tendencias de consumo, en la irrupción de nuevas tecnologías, etc.).
• Aumentar la eficacia y la eficiencia de todos y cada uno de los miembros del organigrama empresarial, desde el primero hasta el último.
• Agilizar al máximo los procesos automáticos y repetitivos que se producen en los distintos trabajos y tareas que ejecutan nuestros equipos de trabajo, bien de forma individual, bien de forma colaborativa.

Este último punto, el de agilizar los procesos de negocio, nos da pie para responder a la segunda cuestión de este artículo: ¿qué es la famosa metodología agile? ¿Qué papel tiene esta metodología en una típica optimización de procesos de negocio?  Vamos a ello.

Metodología agile para optimizar procesos de negocio

Como hicimos en el apartado anterior, vamos a empezar por comprender qué es exactamente la tan nombrada metodología agile.

La metodología agile se define como un conjunto de técnicas de trabajo creadas para optimizar cada uno de los hitos que conforman un proyecto complejo. La metodología agile surgió a principios del siglo XX para intentar automatizar y agilizar la puesta en marcha de proyectos informáticos y de desarrollo de software y su objetivo es muy claro: perder el menor tiempo posible en cada fase de trabajo, minimizar la incidencia de errores o desviaciones del objetivo (errores humanos, técnicos, administrativos, logísticos, etc.,) y, así, conseguir llegar al objetivo final del proyecto lo más rápidamente posible y con la mejor rentabilidad (económica) posible.

Como te imaginarás, esta metodología agile era perfecta para abordar el desarrollo tecnológico de aquellos inicios del siglo XXI, unos años en los que un minuto más o un minuto menos marcaban la diferencia entre novedad y antigüedad, entre éxito y fracaso.

Poco a poco, los buenos resultados que tuvo implementar esta metodología agile en los procesos de negocio relacionados con el sector tecnológico, convenció a los empresarios a probar esa metodología en sus propios ciclos productivos y de distribución contando, lógicamente, con todo el potencial de las nuevas herramientas de software y gestión que, precisamente, se habían desarrollado gracias a esta útil metodología agile.

La tecnología como herramienta y medio, no como fin

No nos gustaría terminar este artículo sin aclarar un punto que, creemos, suele quedar poco claro en los artículos y libros escritos sobre la optimización de procesos de negocio. Es sencillo: la tecnología que se utiliza para agilizar los hitos de un proyecto, minimizar la incidencia de errores y optimizar los recursos de los que disponemos no es el fin último de esa optimización, sino un medio para lograrla.

¿Qué quiere decir esto? Lo resumimos en forma de puntos:

• Las metodologías ágiles permiten adaptar la forma de trabajo a las condiciones del proyecto, consiguiendo flexibilidad y respuesta inmediata para amoldar el proyecto y su desarrollo a las circunstancias específicas que se están demandando en el entorno a fin de conseguir una reducción de costes de implementación y un considerable aumento de la productividad.
• Agile es una metodología en la que se hace partícipe al cliente de los logros y progresos del proyecto a fin de contar con toda su experiencia y conocimiento del producto (algo sumamente positivo de cara a alcanzar los objetivos deseados).
• Adicionalmente este tipo de metodologías ágiles ayudan a mejorar la motivación e implicación de los equipos de trabajo ya que permiten a todos los miembros del equipo conocer el estado del proyecto en cualquier momento, aceptar o rechazar propuestas y decisiones, etc.
  
• El software de trabajo, la solución ofimática global o el sistema automático que elijamos para mejorar íntegramente el sistema de trabajo de nuestra empresa no es lo más importante del proceso; es una simple herramienta más que podemos y debemos utilizar para mejorar las condiciones de trabajo de nuestros líderes, directivos y, por supuesto, de nuestro valioso equipo humano, esos grandes profesionales que harán mejor su trabajo si cuentan con una suite ofimática de optimización de procesos adaptada realmente a sus expectativas y necesidades.