Consejos útiles para el control de facturas

El control de las facturas es el alma de cualquier empresa y, sin un correcto control, el “edificio” se viene abajo. Hasta hace unos años se podía considerar una tarea farragosa en la que habitualmente se producían errores que resultaban muy difíciles de detectar y fuente de infinidad de quebraderos de cabeza.

Además, es preciso ejercer un control de facturas pues los impagos, sobre todo si se acumulan, pueden afectar seriamente a la tesorería de la empresa y comprometer su viabilidad pues el empresario no podrá atender sus propias obligaciones de pago.

En este sentido, la crisis financiera vivida recientemente aporta numerosos ejemplos de empresas que se vieron abocadas a la quiebra por esta circunstancia.

En concreto, los programas de documentación online han simplificado la tarea pues permiten localizar el documento en cuestión de segundos y maximizar, por lo tanto, la rentabilidad de la información a pesar de encontrarnos de viaje, en casa o en las oficinas del cliente gracias a la implantación de la contabilidad en la nube.

En definitiva, el control de las facturas puede considerarse la piedra angular sobre la que se asienta toda empresa y conviene dedicarle toda nuestra atención con programas y plataformas que respondan a nuestras necesidades para, de esta manera, evitar males mayores.

No hay que olvidar que la legislación española, y en especial la ley que regula el Impuesto del Valor Añadido (IVA), establecen una serie de obligaciones relacionadas con la facturación. Así, disponen que los empresarios y profesionales están obligados a lo siguiente:

• Emitir y entregar facturas por las operaciones que realizan con motivo de su actividad empresarial o profesional.
• Conservar una copia o matriz de estas facturas emitidas.
• Conservar, a su vez, las facturas u otros justificantes que reciben de otros empresarios o profesionales.
• La llevanza de la contabilidad donde se reflejan tanto las facturas emitidas como las pagadas.Los desajustes en la contabilidad están a la orden del día, por eso debemos ser muy meticulosos en el registro de cualquier factura por nimia que ésta sea.

Por lo tanto, vamos a aportar algunos consejos de gran utilidad para que el control de facturas vaya como la seda:

Control de las facturas con un exhaustivo seguimiento de los impagos

Una de las causas más habituales de desarreglos contables son los impagos. Es recomendable que estemos atentos a los vencimientos y a las fechas probables de cobro y recordar a los clientes que dicha factura está todavía pendiente de cobro.

En muchas ocasiones, estas facturas no han sido abonadas por un simple despiste, porque se registró tarde o por un desacuerdo en cuanto al precio entre ambas partes.

En cualquier caso, si el cliente decide no pagar de manera unilateral y, si a pesar de nuestra insistencia, la factura sigue sin ser abonada, podemos considerar la posibilidad de plantear una reclamación extrajudicial de la deuda. En caso de que no surta efecto, ya podemos considerar la vía judicial.

Otros consejos que podemos poner en práctica y que redundan en un mayor control de las facturas son los siguientes:

• Llevar el libro de registro de facturas al día. Debemos consignar en él cualquier pago pendiente, facturas sin expedir…
• Dedicar un día concreto a la realización de las facturas y su envío a los clientes. Estas pautas nos ayudarán a que ninguna se quede en el tintero y, por lo tanto, sin cobrar dado que al cliente ni siquiera le consta la factura.