¿Cómo funciona un programa de facturación electrónica?
Una de las grandes dudas sobre los programas de facturación electrónica es saber cómo funcionan.
1- Captura de facturas
Depende del tipo de programa o software que dispongas, tendrás la opción de poder insertar las facturas de dos formas. La primera de ellas es de manera manual, algo que puede resultar muy costoso si el volumen de facturación es elevado. La segunda implica un grado más complejo en la programación del software en cuestión, consiguiendo insertar las facturas a través de un correo electrónico, una práctica mucho más rápida que ahorra tiempo y, además, posibles errores de inserción manual.
2- Flujos de aprobación y trabajo
Una vez se haya realizado la primera tarea de carga de facturas, el programa empieza a trabajar en los flujos de trabajo configurados, así como en la consultoría inicial del proyecto. Gracias a estos flujos de trabajo se realiza de manera automática la aprobación o rechazo de facturas, se envía las mismas a otros usuarios y, en definitiva, se lleva el control total de las mismas. Con esto se reducen los costes asociados a estas tareas y se aumenta la productividad.
3- Exportación al ERP
El tercer paso une el software de facturación con un ERP, es decir, con un Enterprise Resource Planning. En ocasiones hemos hablado de él, pero el ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales que ayuda a automatizar una gran cantidad de tareas, aumentando así la productividad empresarial. Implementar el programa de facturación con el ERP resulta de gran utilidad ya que, por una parte se aumenta la rapidez de traslado de información, y por otra se mejora la cohesión documental entre departamentos; además se mejora la fiabilidad de los datos, al asegurarse que no se pierde ninguno de ellos en el traslado.
4- Consulta web al archivo digital
Por último, todas las facturas tratadas en la plataforma siguen permaneciendo en ella, cumpliendo así la normativa de que toda factura emitida puede ser comprobada y consultada en todo momento. Gracias a este tipo de programas, se puede conseguir un buen orden de las facturas, de tal manera que cualquier persona autorizada, pueda realizar la búsqueda de una sin perder una gran cantidad de tiempo en dicha búsqueda.
Estas son las cuatro etapas por las que pasa un programa de facturación electrónica. Lo ideal es que realices una consultoría para ver qué necesidades tienes y, en base a ello, puedas escoger el programa o software que más se adapte a tus necesidades empresariales.
