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Características diferenciales en un gestor de documentos

Un gestor de documentos es un sistema informático para almacenar y gestionar documentos electrónicos
Características diferenciales en un gestor de documentos

Un gestor de documentos, a menudo denominado sistema de gestión documental (DMS), consiste en el uso de un sistema informático y un software, para almacenar, gestionar y realizar seguimiento a documentos electrónicos, e imágenes de documentos en papel capturados a través de un escáner.

Algo más informalmente, podemos definir  un gestor de documentos como el software que controla y organiza los documentos de toda una organización. Suelen incorporar funciones de captura de documentos y contenidos, workflow, repositorio de documentos, sistemas de salida y sistemas de recuperación de información. También, todos los procesos utilizados para realizar el seguimiento, almacenamiento y control de los documentos.

Muchas empresas tienen montones de papeles caóticos por lo que es difícil para los empleados encontrar documentos específicos. La implementación de un gestor de documentos es fundamental para que una empresa tenga éxito.  

A la hora de buscar un gestor de documentos ideal, deberías considerar esta siete cualidades principales:

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Gestor de documentos con acceso a la nube

Hoy en día, prácticamente todos los negocios se llevan a cabo online. Los empleados necesitan cargar y descargar documentos en cualquier momento y en cualquier lugar por lo que el acceso a la nube es imprescindible. Los sistemas de gestión de documentos basados en la web se están convirtiendo rápidamente en un estándar aunque todavía hay por ahí algunos opciones que no ofrecen integración web. 

 

Organización inteligente

La complejidad de nuestros documentos puede convertirse rápidamente en un problema. Esto es especialmente cierto para empresas en crecimiento. Cuanto más grande es una empresa, más probable es que haya más y más documentos que organizar. La jerarquía organizacional es una de las características más importantes a tener en cuenta al elegir un gestor de documentos. La categorización, el etiquetado y la clasificación te ayudan a encontrar los documentos que necesitas lo más rápido posible. 

 

Una interfaz atractiva para el usuario

El personal de tu empresa va a utilizar el gestor de documentos diariamente por lo que lo mejor es asegurarse de que el software cuenta con una interfaz de usuario atractiva. Se trata de lo que cualquier usuario ve cuando se conecta, lo cual es comprensiblemente una de las piezas más importantes del rompecabezas que forma un gestor de documentos. Si tu sistema de gestión de documentos es difícil a simple vista, nadie querrá hacer la transición. 

 

Función de búsqueda robusta

A medida que tu base de conocimientos se vuelve más intensa, encontrar documentos y archivos específicos puede ser cada vez más difícil. Es esencial que tu equipo sea capaz de buscar a través de todo el contenido. Sin embargo muchos sistemas de gestión documental carecen de esta característica importante. Un robusto motor de búsqueda puede ayudarte a navegar con precisión por la base de datos de documentos de tu empresa, lo que será muy útil durante el trabajo diario, y tanto tú como el personal de la empresa ahorrareis una gran cantidad de tiempo a largo plazo. 

 

Versiones

Debido a que los documentos que se suben al gestor de documentos no tienen porque estar muertos, tu empresa debe tener un gestor de documentos que ofrezca actualizaciones y versiones diferentes de todos los documentos. Todo el mundo se ha encontrado alguna vez con una situación en la que le es imposible volver al documento anterior después de detectar que se han cometido errores. Muchas veces, si no tienes versiones, necesitas empezar de cero. Un buen gestor de documentos guarda versiones de documentos, lo que te permite retroceder en el historial. 

 

Permisos

Si tu empresa tiene mucho personal, a veces puede ser difícil mantener a toda la comunidad bajo control. Los permisos son verdaderamente necesarios ya que permiten elegir quién tiene la capacidad de eliminar o cambiar archivos y documentos y quién no. Un buen gestor de documentos permite a los administradores establecer permisos específicos para cada empleado, ayudando a mantener el control y proteger los documentos importantes. 

 

Soporte de formato universal

Teniendo en cuenta lo rápido que progresa la tecnología, debes tener en cuenta que los formatos de archivo cambian constantemente. Hoy en día extensiones como PDF y docx dominan el mundo profesional, pero eso no significa que no haya otros formato de archivos utilizados regularmente, y siempre va a haber nuevos formatos de archivos que aparezcan en el futuro. Cuanto más formatos soporte tu gestor de documentos, mejor. Esto asegurará que no te encuentras con ningún problema en el futuro. 

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