Consejos para mejorar la gestión de proveedores

Llevar una correcta gestión de proveedores puede resultar una tarea compleja, ya que son varias variables las que hay que tener en cuenta. 

¿Qué se entiende por gestión de proveedores? 

La gestión de proveedores abarca todas aquellas acciones que se llevan a cabo de principio a fin en la relación empresa-proveedor. Algunas de las acciones que forman parte de esta gestión son:

• Negociación inicial en la que se reciben las propuestas económicas y de servicios y se llega a un acuerdo entre ambas partes.
• Firma del contrato en el que se especifiquen todas las cláusulas y puntos que se han acordado en la negociación.
• Relación de facturas con plazos de pago.
• Seguimiento del acuerdo para ver si se cumplen las condiciones pactadas por ambas partes.

Estos cuatro puntos son algunas de las variables para tener en cuenta en la gestión de proveedores. Si bien es cierto que puede resultar sencillo cuando se tiene un único proveedor, la gestión se vuelve más compleja conforme la cartera de proveedores va creciendo. 

Es posible mejorar la gestión de proveedores mediante soluciones adaptables

Como hemos comentado, cuando los proveedores son numerosos, es más complicado controlar todas las acciones que se están llevando a cabo. Además de este control, es importante que la relación con el proveedor sea lo más fluida posible. 

Para conseguir una buena comunicación entre la empresa y el proveedor, es posible emplear soluciones adaptables que estén diseñadas pensando en las necesidades de esta relación empresarial.

En Kyocera hemos creado una solución pensada para facilitar la relación empresa-proveedor. Esta solución puede ayudar a mejorar la gestión de proveedores trabajando principalmente con tres elementos:

• Gestión de facturas. Uno de los problemas más habituales en la relación con el proveedor es el pago de las facturas. No cumplir con sus fechas de vencimiento hace que merme la confianza del proveedor en la empresa. Para que esto no suceda, es importante contar con un calendario de pagos e ingresos que ayude a identificar fácilmente las fechas de vencimiento. Esto ayudará a cumplir las fechas pactadas y a que estas no afecten a la liquidez de la empresa.
• Gestión de albaranes. Es posible que existan problemas con los albaranes al no estar cumplimentados del todo o que contengan errores. Para evitarlo, conviene revisar los albaranes antes de cada entrega y guardarlos bien con el fin de asegurarnos de que la mercancía se entrega correctamente. Gracias a los servicios en la nube, es muy fácil compartir los albaranes entre dos empresas de manera segura para que se pueda realizar la comprobación con antelación.
• Comunicación directa. Ahora es más sencillo gestionar la información del proveedor que tiene la empresa, porque los propios proveedores pueden incluirla en la ficha que tiene abierta la empresa. Esto, por una parte, evita errores en algunos aspectos esenciales como el nombre comercial, el CIF o el número de cuenta y, por otra, permite modificar los datos fácilmente. Esta vía de comunicación directa entre proveedor y empresa hace que la comunicación sea más ágil y certera.

Si se gestionan correctamente estos tres pilares, la relación entre la empresa y el proveedor será más fructífera, se conseguirá fidelizarlo y, por tanto, se reforzará su compromiso de entrega y servicio con la compañía.