Emitir factura electrónica: ¿eficaz o no?

La digitalización empresarial, cada vez es más palpable dentro del tejido empresarial español. Si bien es cierto que muchas empresas todavía son reticentes a dar el salto al plano digital, otras ya se encuentran inmersas en este mundo disfrutando de las ventajas que éste puede ofrecer. Una de las variables de digitalización más preciada por los empresarios es la posibilidad de emitir una factura electrónica.

Como bien sabrás, una factura electrónica es prácticamente lo mismo que una en papel, excepto en una cosa: su generación y tratamiento. En este caso, todo lo relacionado con la facturación se realiza de manera electrónica: las facturas se generan automáticamente, se envían de manera inmediata a su receptor e, incluso, se puede conseguir que los datos de facturación se vinculen con otros departamentos de la empresa gracias a un ERP.

Emitir factura electrónica: cómo optimizar esta tarea

Tal y como acabamos de comentar, son muchas las posibilidades que puede ofrecer la factura electrónica pero, ¿cómo se pueden optimizar estas tareas? Gracias a la elección de un buen programa o software.

En el mercado existen muchos programas de facturación electrónica que pueden ayudarte a optimizar las tareas de emisión, gestión y recepción de facturas. ¿Cómo encontrar el idóneo?

Frente a esta pregunta no existe una respuesta en concreto ya que, como normalmente, esto dependerá de tus necesidades. No obstante, hay ciertas características de los programas que pueden ayudarte a optimizar la tarea de facturar:

• Que sea un programa sencillo e intuitivo: Si buscamos un software con una interfaz clara, la tarea de facturar será mucho más sencilla y no se perderá tanto tiempo en ella.
• Que permita la automatización de las tareas: Esto ayudará a minimizar tu tiempo de gestión, así como el de la persona receptora, mejorando mucho la impresión que se da al cliente.
• Que pueda integrarse con otros ERPs de la empresa: Esto ayudará mucho a conseguir que la información de esta departamento circule hasta otros departamentos y gerencia con un solo click.

Factura electrónica vs factura en papel: pros y contras

Como siempre, cada empresa debe sopesar qué le interesa más a fin de conseguir los propósitos marcados. Una de las elecciones a las que debe hacer frente la empresa es decantarse por la factura electrónica o por la factura en papel. Ambas opciones tienen sus pros y sus contras.

Factura electrónica

Como bien hemos comentado anteriormente, en el caso de la factura electrónica todo se tramita electrónicamente. Esto puede generar una gran cantidad de beneficios para la empresa:

• Mayor organización de las facturas con lo que eso conlleva: más rapidez a la hora de realizar consultas y, por ende, un aumento en la productividad de las personas implicadas en esta tarea de generación de facturas.
• Minimización de errores. El error humano desaparece, por lo que la posibilidad de que las facturas contengan errores se minimiza, algo que repercute también directamente sobre la productividad.
• Mayor sostenibilidad. La empresa empieza a ser más sostenible y muestra su concienciación medioambiental, ya que la factura electrónica implica un menor uso del papel.
• Mayor seguridad. Gracias a que los programas de facturación van cifrados y el envío se realiza de una manera segura, ambas empresas (emisora y receptora) ganan en seguridad.

Como único contra podríamos decir que, para realizar una factura electrónica, la empresa debería realizar una inversión en digitalización, y el coste que ello supondría en softwares y formación del personal.

Factura en papel

La factura en papel es la más clásica y, simplemente por eso, gana muchos adeptos entre las empresas. El hecho de no tener que invertir ni en maquinaria nueva, ni en software, ni en formación de personal hace que muchas empresas sigan empleando este método de facturación. Si bien su simplicidad puede ser reconfortante para muchos, si una empresa quiere avanzar no puede quedarse en ella.

La factura en papel no te permite automatizar tareas, ni integrar sus datos y resultados con otros departamentos de la empresa, consiguiendo así obtener una visión general. Esto hace que la productividad de la empresa caiga y que la interrelación departamental tan necesaria hoy en día no sea posible.

Como ves, ambas opciones son viables dependiendo de tus objetivos y de tu manera de enfocar el trabajo en la empresa, aunque, bien es cierto, que emitir factura electrónica te traerá muchos más beneficios tanto en el corto como en el largo plazo para la empresa y su supervivencia en un mundo cada vez más digitalizado.