Cloud Scanner y Cloud Print

La tecnología de impresión y escaneo en la nube ha cobrado un protagonismo excepcional en 2023. La necesidad de adaptarse a una fuerza laboral más flexible y móvil ha llevado al aumento en la elección de soluciones basadas en la nube para la impresión y el escaneo de documentos. 

Empresas de todo el mundo están implementando sistemas de impresión y escaneo en la nube para permitir a sus empleados imprimir documentos desde cualquier lugar y digitalizar con facilidad los documentos en la nube. Esta tendencia se aceleró desde la pandemia de COVID-19, ya que muchas empresas tuvieron que adaptarse al teletrabajo. 

El informe de Quocirca, líder en tecnología, publicado en 2023, destaca que la adopción de la impresión y el escaneo en la nube ha llevado a mejoras significativas en la eficiencia operativa y la colaboración en equipo. Las empresas que han invertido en estas tecnologías han informado de una mayor productividad y ahorro de costos gracias a la reducción de la infraestructura de impresión local. Además, la seguridad de los documentos impresos y escaneados en la nube se ha convertido en un tema crucial en un mundo cada vez más enfocado en la ciberseguridad, ya que este sistema ofrece opciones avanzadas de cifrado y autenticación, lo que ha sido especialmente relevante en medio de un aumento en las ciberamenazas. 

A medida que las empresas siguen adaptándose a las demandas de la era digital, la impresión y el escaneo en la nube se han consolidado como herramientas esenciales para impulsar la eficiencia y la colaboración en el entorno empresarial actual. La flexibilidad y la accesibilidad que ofrecen estas tecnologías se han vuelto fundamentales para mantenerse competitivos en el mundo empresarial.  

¿Qué es Cloud Print? 

La impresión en la nube, o Cloud Print, es una tecnología que permite a los usuarios imprimir documentos desde dispositivos conectados a la red a una impresora remota. Esto significa que ya no es necesario que los dispositivos estén físicamente conectados a una impresora a través de cables o en la misma red local. En cambio, los documentos se envían a la nube y luego se imprimen en una impresora configurada para recibir estos trabajos de impresión. 

¿Qué es Cloud Scanner? 

El escaneo en la nube, o Cloud Scanner, es un proceso que permite a los usuarios digitalizar documentos y cargarlos directamente a la nube, en lugar de almacenarlos en dispositivos locales. Esto facilita el acceso y el intercambio de documentos, ya que se pueden compartir de forma instantánea con otros usuarios autorizados, sin necesidad de enviar archivos físicos o por correo electrónico. 

Cloud Print: ¿Para qué sirve? 

Una de las ventajas clave de Cloud Print es la capacidad de imprimir documentos desde cualquier lugar. Esto es especialmente útil en un entorno empresarial en el que los empleados a menudo trabajan de manera online o necesitan imprimir documentos mientras se desplazan. Con Cloud Print, los usuarios pueden imprimir desde sus dispositivos móviles, ordenadores portátiles u otros dispositivos conectados a Internet, incluso si no están en la misma ubicación que la impresora. Otra de las ventajas es la simplificación de la administración de impresoras en la empresa. No es necesario configurar y mantener una red de impresión local, lo que ahorra tiempo y recursos. Además, las actualizaciones de software y las tareas de mantenimiento se gestionan en la nube, lo que reduce la carga de trabajo para el equipo de TI. Por otro lado, Cloud Print permite a las empresas implementar políticas de impresión segura y controlar quién puede imprimir documentos y en qué impresoras. Esto es fundamental para proteger la confidencialidad de la información y garantizar que los documentos se entreguen solo a las personas autorizadas. Y, por lo tanto, al eliminar la necesidad de mantener una infraestructura de impresión local, las empresas pueden reducir los costes asociados con el hardware y el mantenimiento. Además, la gestión eficiente de los trabajos de impresión y la capacidad de monitorear y controlar el uso de la impresora pueden llevar a una reducción adicional de los costes operativos. 

Cloud Scanner: ¿Para qué sirve? 

El Cloud Scanner permite a las empresas digitalizar documentos de forma rápida y sencilla. Esto es especialmente útil para transformar documentos en papel en archivos digitales que se pueden almacenar y gestionar de manera eficiente en la nube, ya que según el informe de Quocirca el 27% de los incidentes de seguridad de TI están relacionados con documentos en papel. La digitalización en la nube proporciona un nivel adicional de seguridad y respaldo de datos. Los documentos digitales pueden estar respaldados automáticamente y son menos susceptibles a daños o pérdidas en comparación con documentos físicos. Según el informe anual de Quocirca, las organizaciones están adoptando diferentes enfoques para gestionar la seguridad de su infraestructura de impresión. Mientras que el 31 % indica que utiliza un proveedor de MPS, más de la mitad (54 %) indica que utiliza un proveedor de servicios de seguridad gestionados (MSSP) para gestionar la seguridad de TI y de impresión. Esto aumenta al 58% entre las organizaciones más pequeñas. 

SaaS nativa de Kyocera: imprime y escanea de forma segura desde la nube 

En Kyocera, hemos diseñado una avanzada herramienta nativa de gestión de impresión en la nube para optimizar los gastos de impresión de tu empresa. Nuestra solución, llamada Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS), potencia la flexibilidad y funcionalidad de tu infraestructura de impresión al mismo tiempo que elimina los costos relacionados con servidores locales al administrar eficazmente tus dispositivos Kyocera en la nube. 

KCPS opera a través de una robusta arquitectura multitenant de alta calidad, alojada en la nube y respaldada por Amazon Web Services (AWS). Esta migración de la gestión de impresión hacia la nube, además de suprimir los gastos vinculados a la presencia de servidores locales, proporciona a tu empresa una solución ideal para satisfacer las necesidades del trabajo híbrido, garantizando al mismo tiempo la seguridad de tus documentos y el control de los costos de impresión. 

Gracias a la integración de la función Print&Follow™, los documentos enviados a las impresoras multifunción permanecerán en el sistema, listos para ser impresos de manera segura desde cualquier dispositivo y en cualquier momento que lo necesites. Esta característica agrega un nivel adicional de comodidad y eficiencia a tu entorno de impresión. 

Kyocera se enorgullece de presentar Kyocera Cloud Print and Scan, una solución integral que aborda eficazmente los principales problemas empresariales: 

• Reducción de costes: Con Kyocera Cloud Print and Scan, tu empresa se beneficia de un enfoque de Software como Servicio (SaaS). Esto significa que solo pagas por el servicio que utilizas, eliminando la necesidad de realizar inversiones iniciales costosas en infraestructura de impresión. Los gastos operativos asociados con la instalación y el mantenimiento de servidores locales se reducen significativamente, lo que contribuye a un ahorro sustancial. 
• Seguridad mejorada: Reconocemos la importancia de la seguridad de los datos en el entorno empresarial actual. Con nuestra función de cola de trabajo local, los documentos de impresión permanecen dentro de tu red segura, y solo los metadatos se almacenan en la nube. Esto garantiza que los datos confidenciales estén protegidos de manera efectiva. Además, puedes liberar tus trabajos de impresión desde cualquier dispositivo autorizado, manteniendo un control total sobre quién accede a la información sensible. 
• Productividad mejorada: Kyocera Cloud Print and Scan se integra perfectamente con servicios de almacenamiento en la nube, lo que facilita la accesibilidad de tus documentos para los empleados en cualquier momento y desde cualquier lugar. Puedes escanear documentos directamente a tu almacenamiento en la nube desde el panel táctil de tu dispositivo, lo que agiliza el flujo de trabajo y mejora la colaboración en equipo. Esto se traduce en un aumento significativo de la productividad en toda la organización. 
• Reducción de residuos: Nuestros servicios de impresión alojados en la nube están diseñados para ser eficientes y sostenibles. La centralización y consolidación de recursos de impresión conducen a una reducción de la huella de carbono de tu empresa. Al minimizar la necesidad de hardware físico y optimizar los procesos de impresión, contribuimos a tus objetivos de sostenibilidad al reducir las emisiones de CO2 y disminuir el desperdicio de recursos. 

Imprime o escanea en el almacenamiento en la nube de terceros conectado con Box, Google Drive y OneDrive 

La capacidad de imprimir o escanear directamente en servicios de almacenamiento en la nube de terceros como Box, Google Drive y OneDrive amplía aún más las posibilidades y ventajas de Cloud Print y Cloud Scanner: 

Box  

Box es un servicio de almacenamiento en la nube utilizado por empresas para el almacenamiento y la colaboración de documentos. La integración de Cloud Print y Cloud Scanner con Box permite a los usuarios imprimir documentos directamente en su cuenta de Box o escanear documentos y cargarlos de manera automática en la plataforma. Los beneficios de esta integración incluyen la facilidade de colaboración, seguridad avanzada y el acceso desde cualquier lugar. 

Google Drive  

Google Drive es utilizado tanto en entornos empresariales como personales. La integración con Cloud Print y Cloud Scanner permite imprimir documentos directamente desde tu cuenta de Google Drive o cargar documentos escaneados automáticamente en la plataforma. Los beneficios de esta integración incluyen la facilidad de uso por su conocida interfaz amigable, colaboración en tiempo real y las potentes capacidades de búsqueda. 

OneDrive  

OneDrive es el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft, ampliamente utilizado en entornos empresariales que emplean Microsoft 365. La integración con Cloud Print y Cloud Scanner ofrece una serie de ventajas, incluyendo la integración con aplicaciones de Microsoft, sólidas medidas de seguridad y opciones de almacenamiento escalable. 

Características y Especificaciones Clave de Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS)  

Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS) es una herramienta integral que aborda de manera efectiva los desafíos empresariales relacionados con la gestión de impresión. Sus características y especificaciones clave son: 

1. Funciones de Impresión y Escaneo Intuitivas: 

• Las funciones de impresión y escaneo son fáciles de usar y se integran en los dispositivos HyPAS de Kyocera. 
• Facilita la impresión y digitalización de documentos de manera intuitiva desde el terminal KCPS. 

2. Autenticación Segura: 

• Permite la autenticación segura a través de tarjeta de identificación o nombre de usuario y contraseña. 
• Los usuarios pueden acceder de manera segura a las funciones de impresión y escaneo. 

3. Seguridad Mejorada:

• La liberación de trabajos de impresión ocurre solo después de la identificación segura del usuario mediante tarjeta de identificación o nombre de usuario y contraseña. 

4. Software Multi-tenant: 

• Utiliza software multiinquilino alojado en la nube con Amazon Web Services (AWS). 
• Esto reduce los costes operativos y facilita la gestión centralizada de la herramienta. 

5. Múltiples Opciones de Escaneo: 

• Permite el escaneo de documentos directamente al correo electrónico de los usuarios y al servidor KCPS en la nube. 
• Facilita la digitalización y el acceso a documentos escaneados de manera eficiente. 

6. Políticas de Impresión Personalizadas: 

• Permite la creación y asignación de políticas de impresión a diferentes grupos de usuarios. 
• Posibilita la reducción de costos al establecer reglas, como impresiones en blanco y negro o color según los departamentos. 

7. Cuotas de Impresión: 

• Asigna y administra cuotas de impresión a grupos de usuarios para controlar y reducir los gastos totales de impresión. 

8. Integración con Servicios de Almacenamiento en la Nube: 

• Facilita la impresión o el escaneo directamente en el almacenamiento en la nube de terceros como Box.com, Google Drive y OneDrive. 
• Permite un acceso conveniente a documentos almacenados en la nube. 

9. Cola Local: 

• Los trabajos de impresión pueden liberarse desde cualquier dispositivo Kyocera HyPAS dentro de la red del cliente. 
• Aumenta la flexibilidad y comodidad en la impresión de documentos. 

10. Función de Copia:  

• Los usuarios pueden beneficiarse de la función de copia del dispositivo, que se contabiliza dentro de su cuota de impresión. 

11. Informes Detallados:   

• Ofrece una variedad de informes que ayudan en la toma de decisiones empresariales. Proporciona información valiosa sobre el uso de la herramienta y los costos de impresión. 

12. Requisitos del Sistema:  

• Sistema operativo de usuarios: Windows 8 o superior, MacOS 10.13 o superior. Navegador compatible: Google Chrome.  

Kyocera Cloud Print and Scan es la solución definitiva para abordar los desafíos relacionados con la gestión de impresión. Ofrece funcionalidades avanzadas, seguridad mejorada y opciones de personalización que permiten a las empresas optimizar su entorno de impresión de manera eficiente y sostenible. Con KCPS, estás un paso más cerca de una gestión de impresión eficiente y amigable con el medio ambiente. 

Podemos decir que la impresión y el escaneo en la nube son herramientas esenciales en la era de la transformación digital. La integración con servicios de almacenamiento en la nube de terceros como Kyocera, Box, Google Drive y OneDrive amplía las ventajas de estas soluciones al ofrecer una mayor accesibilidad, colaboración y seguridad de datos. Si tu empresa busca optimizar sus procesos, reducir costos y fomentar un entorno de trabajo más colaborativo, la implementación de Cloud Print y Cloud Scanner con integración en la nube es una decisión estratégica que puede marcar la diferencia en la eficiencia y el éxito de tu negocio. Evalúa cómo estas tecnologías pueden adaptarse a tus necesidades específicas y aprovecha al máximo sus ventajas para impulsar tu empresa hacia el futuro digital. 

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