¿A qué se le considera una factura digital?

La factura digital es, sin duda, el modelo de factura que cada vez predomina más. Y, es que, el crecimiento indudable del uso de las nuevas tecnologías y la búsqueda de una mayor fiabilidad, seguridad y comodidad, conlleva que el uso de facturas mediante soportes electrónicos sea más habitual.

Pese a que este tipo de facturas lleva muchos años funcionando, son muchas pequeñas y medianas empresas y autónomos que aún no las han implementado, a no ser que trabajen como proveedores de una gran empresa. Además, desde el año 2015, es obligatorio el uso de la factura digital si se trabaja como proveedor de la administración pública.

¿Qué es una factura digital?

La factura digital o, también, factura electrónica, es equivalente a una factura de papel, es decir, se trata de un justificante de la entrega de bienes o de la prestación de servicios, teniendo como única diferencia que la primera se transmite por medios electrónicos. Así pues, la Agencia Tributaria la define como “una factura que, ajustándose a los requisitos establecidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de facturación, ha sido expedida y recibida en formato electrónico.”

Por tanto, para cumplir con lo establecido en el Real Decreto y que la factura digital tenga la misma validez que la factura de papel, la factura electrónica se debe enviar de un ordenador a otro con el consentimiento de ambas partes y con los mismos campos que una factura de papel:

• Número de factura.
• La fecha de expedición.
• Denominación social, nombre y apellidos o razón, tanto del que realiza la factura como de quien la va a recibir.Número de identificación fiscal atribuido por la Administración.
• Domicilio de la persona o entidad que emite la factura y del destinatario
• Descripción de las operaciones.
• El tipo impositivo del IVA y el porcentaje de retención en el IRPF si procede.
• La cuota tributaria.
• El importe total que se debe pagar.
• La fecha en la que se hayan realizado las operaciones que aparecen en el documento o, si es el caso, la fecha en la que se haya recibido el pago por adelantado.

Sumado a esto con la factura digital se debe garantizar:

• Que la factura sea legible. En este caso depende del programa informático que la crea o la recibe.
• La autenticidad del origen de la factura. Es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona.
• La integridad del contenido de la factura. Es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado.

Actualmente, no es necesario firmar la factura digital con una firma electrónica, pese a ello sí que se recomienda que se haga ya que, de esta forma, se garantiza la autenticidad y la integridad de la misma.

¿De qué ahorros me beneficio con la factura digital?

La factura digital presenta importantes ahorros para las empresas, y es que, este tipo de facturas ahorra sobre todo en tiempo y en dinero. Dos argumentos que terminan de convencer a muchas empresas para dar el paso a este tipo de facturación. Además, os mostramos más tipos de ahorros sobre la factura digital.

Ahorrar en costes de facturación

La factura electrónica ofrece un ahorro de casi el 70% frente a las facturas de papel debido a que se reducen costes en cuanto a la manipulación de papel, en la gestión de la tesorería, en el archivo de los documentos, etc.

Ahorrar en material de almacenamiento

Al pasar del papel a lo electrónico, conlleva el no tener la necesidad de comprar material para el almacenamiento, como cajones, archivadores, etc. Además de ganar en espacio. Este ahorro se estima en un 81% frente a la facturación tradicional.

Ahorrar en tiempo

Este tipo de facturación ayuda a reducir los tiempos de entrega de las facturas y, por tanto, el proceso de pago entre empresas o entre empresas y usuarios. Además, el tiempo empleado para hacer una factura en papel es aproximadamente 1 minuto y 33 segundos, mientras que generar una factura digital es de 30 segundos. Por cada 20 facturas emitidas, hay un ahorro de más de media hora de trabajo.

Ahorrar en el medio ambiente

Aportando datos concretos, para generar un millón de facturas hace falta 10.000 kilos de madera, por tanto, al pasarse a la factura digital se evita que se talen 56 árboles y, por ende, se reduce emisiones de CO2.

Como puedes observar, la factura digital ofrece numerosos beneficios, ya no sólo a nivel de empresa, sino, también a nivel medioambiental. Aprovéchate de las nuevas tecnologías e implementa este avance en tu negocio.