Cómo automatizar los procesos administrativos digitalizándolos

La administración electrónica es un paso inevitable de cualquier empresa que pretenda sobrevivir. Negarse a ello supondría un suicidio empresarial, además de cerrar la puerta a la entrada de enormes ventajas que pueden ayudar a cualquier negocio a alcanzar sus metas. A grandes rasgos, citaremos las siguientes (sin ánimo de ahondar en ellas) pero son muchas más y este post se nos queda corto:

• Mejora de los resultados económicos.
• Aumento de la productividad.
• Atrae el talento puesto que una compañía adaptada mejora su imagen y su reputación no solo de cara a los clientes, sino de cara también a los futuros empleados.
• Ofrece una mejor experiencia a los clientes.

Pero, sin duda alguna, una de las grandes ventajas de la digitalización es la automatización de ciertos procesos administrativos que se caracterizan por ser monótonos y repetitivos. Por lo tanto, presentan el perfil perfecto para que las podemos encomendar a un software. También la digitalización nos permite conocer mejor a nuestros clientes con el ánimo de diseñar campañas de marketing mucho más convincentes.

Facturas con los proveedores

También nuestro trato con los proveedores gracias a la administración electrónica puede resultar mucho más sencillo y efectivo.  Resulta evidente que una de las tareas más tediosas para las empresas es la correcta contabilización de las facturas con los proveedores. Así, el proceso habitual en las empresas que todavía se resisten a afrontar el cambio es el siguiente:

• Se recibe la factura.
• Se fotocopia la facturas en papel y se envía a los departamentos correspondientes para que su compruebe.
• Se contabiliza tras introducir los datos en el sistema.
• No se descarta que se produzcan errores en la transcripción de esos datos que retrasen incluso aún más el proceso. Esto último, por cierto, es un imprevisto se elimina por completo con la automatización de los procesos administrativos.

Así, si contamos con herramientas de gestión documental que se encarguen de escanear digitalizar e importar a formato digital las facturas de proveedores tras extraer la correspondiente información de las mismas, habremos adelantado mucho y ganado, además, un precioso tiempo que podremos dedicar a otras parcelas de la empresa.

Por lo tanto, si un proveedor nos hace llegar una factura en papel, que no cunda el pánico, pues se puede extraer toda la información importante de las facturas y tickets de gastos como fecha, datos del proveedor, base imponible, cuota de IVA, retenciones practicadas, el importe de la factura… Todo, además, se almacena correctamente sin margen para el error.

Ventajas y más ventajas de la administración electrónica

Por supuesto, no se trata de digitalizar sin más las facturas, sino que también las empresas se benefician de la clasificación y ordenación de las facturas entrantes. Todo ello se archiva y se conserva respetando la normativa vigente.

Otro importante beneficio es que ayuda a mejorar los flujos de trabajo dado que todos los empleados pueden consultar, compartir y analizar en tiempo real toda la información.

Por lo tanto, será prácticamente un argumento de ciencia ficción que un empleado le suelte eso de “Lo siento, jefe, pero he perdido la factura”.