KYOCERA Document Solutions
IEn el sector logístico y del transporte, la gestión documental es el motor de todos y cada uno de los procesos. Las empresas de transporte y distribución necesitan generar miles de documentos a diario para que el negocio funcione sin problemas; estos documentos deben entregarse a su destinatario en el momento oportuno y registrarse en los sistemas de trazabilidad de la organización de principio a fin. Por ejemplo, los albaranes y las facturas deben firmarse y revisarse cuidadosamente cuando salen de la oficina o el almacén de la organización y cuando se devuelven. Las razones para ello pueden variar desde registrar el envío del pedido, comprobar los pedidos pendientes de entrega o registrar cualquier reclamación de los clientes.
Dado que todos estos procesos implican grandes cantidades de información y el cumplimiento de plazos legales, a menudo resulta difícil para los profesionales de la logística gestionar los documentos con precisión y rapidez. Se necesita una gran concentración para completar el trabajo administrativo o realizar el seguimiento y coordinar los envíos manualmente, lo que crea un amplio margen para cometer errores humanos. Por no hablar del tiempo que se pierde buscando documentación y de la presión adicional que supone mantener la seguridad de la información confidencial. ¿Qué puede fallar? Si hablamos del sector del transporte, literalmente todo; un error en un documento por descuido o la falta de datos podrían paralizar toda la operación logística.
Puede parecer obvio, pero invertir en la impresora multifunción (MFP) adecuada puede suponer un verdadero avance para las empresas que se enfrentan a procesos documentales logísticos. Kyocera te lo explica.
El perfecto aliado para entornos de trabajo Smart
El trabajo a distancia y el trabajo híbrido han cobrado protagonismo, y la importancia de un marco organizativo sólido y ágil es evidente. Pero es más fácil decirlo que hacerlo. Las soluciones que ayer nos servían en términos de gestión de la información y seguridad de los datos, han quedado expuestos en un periodo de disrupción, movilidad e incertidumbre sin precedentes.
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Archivo de documentos en papel
Conservar información importante no es sólo una comodidad, sino un requisito legal para las empresas del sector del transporte y la logística. Por ejemplo, los documentos de envío, como facturas, formularios de declaración de aduanas, albaranes y justificantes de pago, deben conservarse durante varios años. Por ejemplo, en DHL, este tipo de documentación debe almacenarse durante 7 años. Como es lógico, archivar miles de documentos de transporte en papel genera elevados costes de mano de obra y almacenamiento. Además, aumenta el riesgo para la seguridad de los datos y los documentos físicos son más vulnerables, desde los extravíos cotidianos hasta las catástrofes naturales. Por tanto, es esencial conservar los registros digitales.
Aunque al principio pueda sonar extraño, una impresora multifunción moderna como la serie TASKalfa 7054ci de Kyocera puede ayudarte a digitalizar documentos y acelerar tu viaje hacia la transformación digital. Estos dispositivos pueden combinarse con soluciones de gestión de la información como Kyocera Cloud Information Manager o Kyocera Enterprise Information Manager, que permiten a los usuarios almacenar documentos en la nube o en un repositorio digital central. Ambas soluciones garantizan que toda la información se almacena de forma segura de acuerdo con la normativa legal, al tiempo que proporcionan a los usuarios la capacidad de anotar y marcar documentos. Para archivar documentos en papel, el único trabajo del usuario es simplemente escanear el documento; las soluciones se encargan del resto archivándolo automáticamente en línea.
Una mala gestión documental reduce la productividad
Cuando se manejan grandes volúmenes de papel, el peor escenario posible para un trabajador de logística es que su impresora se estropee de repente mientras imprime un documento imprescindible o que las impresiones sean de mala calidad. Esto genera numerosos problemas, como retrasos en los envíos causados por albaranes ilegibles y pérdida de tiempo y energía valiosos al intentar imprimir o escanear en un dispositivo lento. Cuando se trabaja con cientos de documentos digitales y en papel a diario, los empleados necesitan un dispositivo fiable para escanear e imprimir en todo momento. El retraso de un documento en logística ralentiza las siguientes fases del proceso.
Sin embargo, cuando eliges socios de confianza como Kyocera, no volverás a sentirte defraudado cuando lo necesites. Como un adivino, la serie TASKalfa 7054ci detecta cualquier posible problema con antelación para minimizar el tiempo de inactividad. Además, los dispositivos están fabricados con componentes muy duraderos que ayudan a evitar reparaciones frecuentes y a mantener sus flujos de trabajo sin interrupciones. La productividad puede aumentar aún más gracias al procesador rápido de documentos opcional del dispositivo, que ofrece altas velocidades de escaneado, mientras que la detección de doble alimentación reduce los errores de escaneado. Tanto si necesitas escanear y digitalizar un documento como imprimirlo, Kyocera te lo pone fácil.
Por último, la serie TASKalfa 7054ci ofrece una impresión de alta calidad y posee una funcionalidad de IA que permite a los usuarios resaltar cualquier parte escrita a mano de los documentos sin afectar al original. Por ejemplo, esta función de escritura a mano mejorada permite escanear albaranes de entrega y resaltar claramente la información crítica escrita a mano. De este modo, los datos clave no sólo son fácilmente reconocibles para el conductor, sino también para cualquier funcionario que necesite comprobar la documentación durante el proceso de logística y transporte.
Simplifica la gestión documental
Si los responsables de logística quieren que sus procesos de transporte sean rápidos, fluidos y sin errores, necesitan tener sus documentos bajo control. Con la eficiente y fiable serie TASKalfa 7054ci, pueden hacer eso y mucho más. ¿Está preparado para decir adiós a los atascos de papel, la mala calidad de impresión y la lentitud? Ya sabes lo que tienes que hacer.