Elegir la solución de gestión de contenido empresarial (Enterprise Content Management, ECM) más adecuada para la empresa puede ser una tarea difícil y abrumadora. La clave está en encontrar una solución que se adapte a tus propias necesidades, preferencias y presupuesto. Conviene analizar cuidadosamente cada solución ECM: cómo pueden agilizar las operaciones actuales, mejorar la seguridad de los documentos y reducir los costes.
Ni que decir tiene que la solución ECM adecuada debería poder capturar, procesar y almacenar automáticamente documentos en papel en un formato digital.
De esa manera, puedes minimizar los errores humanos que se producen al procesar manualmente archivos y documentos, aumentar la precisión de los documentos y mejorar la productividad con un fácil acceso a cualquier información que precises.
En este artículo, proporcionamos una lista de pasos para elegir la mejor solución ECM para tu negocio.
Lo primero es lo primero: ¿Qué es la ECM?
La gestión de contenido empresarial o ECM ofrece una forma eficaz de almacenar, gestionar y compartir todo el contenido de una empresa. Adopta un enfoque holístico para la gestión de la información y permite a los equipos:
- Organizar todos los datos en un repositorio de documentos central y seguro.
- Mejorar los flujos de trabajo de contenido, lo que permite al personal configurar y acceder fácilmente a todos los documentos.
- Mejorar la seguridad de los documentos con niveles de acceso específicos para los empleados, además de llevar un registro de quién ha accedido a la información y cuándo.
Una solución ECM también ayuda a convertir documentos en papel a formato digital, por lo que se pueden rastrear, administrar y controlar fácilmente.
¿Qué debes tener en cuenta al elegir una solución ECM?
Si tu empresa ha decidido que necesita una solución de gestión documental y se te ha encomendado la tarea de encontrar la más adecuada, estas son las preguntas más importantes que debes hacerte antes de empezar a buscar.
1. ¿Va en consonancia con los objetivos de la empresa?
La elección de una solución de gestión documental supone una importante inversión para la empresa. Por lo tanto, debería ayudarte a avanzar y a lograr tus objetivos generales.
- ¿Qué esperan la dirección y el resto del negocio de esta solución?
- ¿Cómo afectará a los procesos y flujos de trabajo actuales?
Al analizar una solución de gestión de contenido concreta, asegúrate de que sus características y funciones puedan agregar valor a tus operaciones actuales.
2. ¿Las soluciones de gestión de contenido son fáciles de usar?
Como cualquier otro software o plataforma, para maximizar la adopción en toda la empresa, la solución ECM debe ser fácil de usar y funcionar a los niveles esperados para los usuarios individuales.
- ¿El sistema de gestión de contenido es fácil de usar?
- ¿Cuánta formación necesitan los empleados para poder utilizar correctamente la ECM?
Incluso con una formación mínima, tus empleados deberían poder mejorar la productividad y acceder y gestionar fácilmente los archivos y documentos que necesitan.
3. ¿Es fácil integrar un nuevo sistema de gestión documental con los sistemas y aplicaciones existentes?
A veces, la parte más larga y estresante de cualquier implementación es la integración con el entorno de TI existente. La solución ECM correcta debe integrarse a la perfección con tus sistemas y aplicaciones.
- ¿Cuánta configuración se requiere para garantizar que funcione con los sistemas existentes?
- ¿Cuánto tiempo dedicará el equipo de TI a gestionar la integración de la ECM de forma continua?
En otras palabras, tu equipo de TI o de desarrollo no debería dedicar demasiado tiempo y recursos a hacer que el nuevo gestor documental funcione dentro de la red actual. Lo ideal sería una ECM que requiera poca o ninguna programación, ya que debería ser compatible con una amplia gama de sistemas y aplicaciones.
4. ¿Es la nueva solución de gestión documental o suficientemente flexible para cualquier cambio que pueda producirse en un futuro?
La ECM debería poder crecer a medida que crece tu empresa y tus necesidades.
- ¿Es lo suficientemente flexible como para adaptarse a los requisitos crecientes del flujo de trabajo?
- ¿Puede escalarse con la incorporación de nuevos miembros del personal a medida que se expanda el negocio? ¿Pueden agregarse más funciones y capacidades para satisfacer necesidades futuras?
De esa manera, no basarás tu decisión en el tamaño y las necesidades actuales de tu empresa, y tu ECM estará preparada para el futuro.
5. ¿La solución de gestión de contenido está basada en la nube?
El almacenamiento de datos en la nube puede proporcionar numerosos beneficios a la empresa, incluida una mayor escalabilidad, accesibilidad y seguridad.
- ¿El sistema de gestión de contenido es compatible con la nube?
- ¿Cómo de segura es esta solución de gestión documental basada en la nube?
Plantéate el uso de una ECM basada en la nube para poder acceder fácilmente y administrar documentos dentro de una nube pública o privada segura. La seguridad es fundamental, por lo que debes revisar los protocolos y las medidas de seguridad del proveedor.
6. ¿Puede el personal acceder fácilmente a archivos y documentos cuando trabaja de forma remota?
Las personas acceden cada vez más a documentos y archivos desde sus portátiles, teléfonos o tabletas, y tu ECM debe estar al día.
- ¿Puede el personal acceder fácilmente a la información que necesita donde y cuando quiera mediante diferentes dispositivos y plataformas?
- ¿El personal puede cargar y editar documentos sobre la marcha?
Esto es especialmente importante para las empresas que cuentan con una plantilla remota.
7. ¿Es seguro el sistema de gestión documental?
¿Es segura la solución ECM? La seguridad es una preocupación constante para muchas empresas, especialmente si los datos se almacenan en servidores en la nube.
Tu ECM debe poder:
- Otorgar permisos y niveles de acceso individuales y grupales.
- Hacer copias de seguridad automáticas periódicas.
- Supervisar el uso de documentos.
- Proporcionar visibilidad y control totales.
Merece la pena preguntar sobre las medidas y los procedimientos en caso de una filtración de datos.
8. ¿La solución ECM sigue todos los requisitos reglamentarios?
Cumplir con los requerimientos normativos es una lucha constante para cualquier empresa y, desafortunadamente, la regulación en materia de datos digitales se está volviendo cada vez más compleja.
Por eso es esencial que tu solución ECM sea lo suficientemente flexible para adaptarse a cualquier requisito de seguridad y mantenimiento de registros.
9. ¿El proveedor de ECM ofrece formación y apoyo especializado durante y después de la implementación?
Es importante tener en cuenta la experiencia, los conocimientos y el historial del proveedor de soluciones ECM, ya que este debe ser más un socio que un simple proveedor de productos.
- ¿El fabricante o proveedor está especializado en soluciones de gestión documental/de contenido?
- ¿Qué hay de la formación y el soporte continuo?
Debes pensar en el servicio y el soporte que se te prestarán antes, durante y después de la implementación. Esto incluye un programa de formación para todo el personal independientemente de su nivel.
