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Te mostramos cómo optimizar tus procesos de gestión documental

Un sistema de gestión adecuado es clave para mejorar la productividad de los equipos híbridos.
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Se prevé que el volumen mundial de datos alcance los 175 zettabytes en 2025. Sin embargo, con el auge del trabajo remoto, las videoconferencias y los entornos de trabajo híbridos en 2020 (todo ello sumado a un mayor uso personal de Internet), el crecimiento de los datos se ha acelerado. A medida que continuamos operando en un mundo hiperconectado, cabe la posibilidad de que 175 zettabytes sea un cálculo bastante conservador.

Esto plantea una pregunta para las empresas que se están adaptando a la nueva normalidad, adoptando entornos de trabajo híbridos y, por lo tanto, generando más información digital que nunca:  

 

¿Cómo gestionarán las oficinas híbridas sus datos? 

Los líderes empresariales con visión de futuro están recurriendo a la inteligencia artificial (IA) y la computación cognitiva para revolucionar la forma en que almacenan, archivan, procesan y extraen información.

A diferencia de los sistemas convencionales de procesamiento de datos, que siguen siempre la misma lógica, los algoritmos de IA se vuelven más inteligentes a medida que analizan más datos. Están diseñados para detectar tendencias y patrones y ofrecer predicciones.

Esta capacidad única de la IA para «aprender» de grandes cantidades de datos permite a los usuarios gestionar y controlar grandes volúmenes de contenido. Es por eso que la IA promete transformar la manera en que se realiza la gestión de documentos. Para aquellas organizaciones que están adoptando nuevas estrategias de gestión documental para respaldar un estilo de trabajo híbrido, la IA es la clave para optimizar sus sistemas y aumentar la productividad, la eficiencia y el crecimiento empresarial en 2021 y más allá.

1. Clasificación y procesamiento automático de documentos  

Si bien la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) permite el reconocimiento de texto, la IA lleva esto un paso más allá al poder «leer» la información en ese documento, clasificarla correctamente y luego automatizar los flujos de trabajo basándose en esa clasificación, y todo ello a una velocidad muy superior a la que lo haría un ser humano.

Aunque el sistema se guía inicialmente por un conjunto de reglas, su capacidad de identificación y procesamiento continúa mejorando mediante el aprendizaje automático, lo cual significa que puede aprender de la exposición repetida a documentos, así como de las acciones realizadas por sus empleados en esos documentos.

Un sistema de gestión documental impulsado por IA podría, por ejemplo, identificar facturas reconociendo elementos como números de factura, partidas, etc., a pesar del hecho de que estos elementos pueden aparecer en diferentes ubicaciones y en distintas fuentes y tamaños en función del formato elegido por cada empresa.

Cuando Greenbank RSL en Queensland automatizó su proceso de Cuentas a pagar (previamente manual) utilizando la tecnología ABBYY FlexiCapture para reconocer facturas, el tiempo de procesamiento de facturas se redujo un 84 % y sus costes de procesamiento disminuyeron un 50 % al tiempo que aumentaron la precisión y la integridad de los datos. 

 

2. Extracción de datos   

Al leer con precisión la información y comprender el contexto, un sistema de gestión documental impulsado por IA puede llevar la extracción de datos a un nivel completamente nuevo. Esta capacidad es más vital que nunca en un momento en que la colaboración virtual y el intercambio de archivos inundan a las organizaciones con más y más datos.

 

3. Agrupación de documentos  

La agrupación de documentos, mediante la cual los documentos se agrupan por temas sin clasificación previa, es otra capacidad que la IA hace posible. 

Esto puede ayudar a las organizaciones a comprender cómo se relacionan los documentos entre sí dentro de un contexto más amplio, y ayudarles a encontrar similitudes y hacer inferencias que quizás no hubieran sido posibles de otra manera.

 

4. Seguridad avanzada de documentos   

La seguridad es uno de los principales desafíos que plantea un entorno de trabajo híbrido, donde se deben proteger numerosos puntos finales, redes y entornos de nube. La IA es otra herramienta de ciberseguridad que las empresas pueden añadir a su arsenal a la hora de proteger sus datos.

Los sistemas de administración de documentos con tecnología de inteligencia artificial pueden ayudar a mejorar la seguridad y proteger los datos del cliente al detectar información confidencial y de identificación personal (personally identifiable information, PII) y marcar estos documentos para un tratamiento específico. La clasificación y el procesamiento automáticos también evitan que los documentos se dejen en ubicaciones no seguras a la espera de ser procesados.

La IA también puede ayudar a hacer cumplir el acceso de los usuarios mediante el uso de técnicas biométricas seguras y de alta precisión como el reconocimiento facial para identificar a aquellos empleados autorizados para acceder a esos datos, lo que ayuda a evitar la visualización o modificación de documentos por parte de personas no autorizadas.

 

5. Análisis de datos

Puede que la perspectiva más emocionante de la IA en la gestión de documentos sea el potencial de análisis y el valor que esto puede aportar a las organizaciones. 

Las plataformas cognitivas como servicio (PaaS) llevan la gestión de documentos a otro nivel mediante el uso de los datos recopilados y la aplicación de técnicas como el aprendizaje automático, el análisis predictivo y la visualización de datos para mejorar la toma de decisiones y optimizar los procesos empresariales. 

Con la aparición de la IA, los sistemas de gestión documental están progresando a pasos agigantados, y los primeros en adoptar esta tecnología serán los primeros en cosechar las recompensas, especialmente en entornos de trabajo híbridos.

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