Cómo realizar una factura online

A la hora de realizar una factura online, es recomendable emplear una herramienta de facturación que se capaz de llevar el control y la gestión de la contabilidad de la empresa. Con este tipo de programas, será mucho más sencillo emitir cada factura, así como gestionar la contabilidad de la empresa y la presentación de impuestos periódicos pertinentes.

En cuanto al formato empleado para la emisión de la factura, existe una amplio abanico aceptado para ello, desde PDF a JPG, DOC, HTML, XML, TXT… entre otros. Sin embargo, los más empleados entre profesionales son el PDF, el XML (este formato es empleado por la Agencia Tributaria) o el EDIFACT para envíos automatizados de facturas de ordenador a ordenador.

Criterios que debe cumplir una factura online

Estrictamente hablando, la factura online es idéntica a la factura tradicional, en cuanto a su contenido se refiere. Lo único que varía una de la otras es que una se imprime en papel y la otra se almacena y emite en un formato digital.

Por lo tanto, a la hora de emitir una factura online tendremos que incluir los campos legales pertinentes, que son:

• Información fiscal del emisor de la factura.
• Indicar de manera clara la palabra “factura”.
• Numerar dicha factura correlacionada.
• Información fiscal del receptor.
• Indicar los productos o servicios que intervienen en la operación, así como su cantidad y precios individuales.
• Base imponible.
• Tipos impositivos.
• Importe total.

¿Qué ahorro conseguimos con la factura online?

Gracias a la implementación de la factura online en las tareas administrativas y contables de la empresa, conseguiremos una mayor agilidad en el envío y recepción de la misma, por lo que el plazo de cobro se ve disminuido.

Además, esta implementación de la factura online conlleva un ahorro directo en los siguientes conceptos:

• Ahorro en costes de correo. Al ser enviadas mediante correo electrónico (email) no sumaremos gasto alguno de servicios de mensajería destinados a este fin.
• Ahorro en costes de papel. Al no ser necesario imprimirlas, ahorraremos en la compra y uso de papel.
• Ahorro en costes de impresión. Ligado al punto anterior, también conseguiremos abaratar la partida destinada a costes de impresión y consumibles, ampliando así la vida útil de tóners o cartuchos de tinta.
• Ahorro de espacio. Lejos quedan las estanterías llenan de facturas guardadas dentro de archivadores. Ahora simplemente con guardar las facturas online dentro de un soporte informático (pendrive, disco duro) o en la nube es suficiente.

Como ves los beneficios de dar el salto a la factura online son muchos y muy variados, por lo que si todavía no has dado el cambio en tu empresa, ahora es el momento.