¿Cómo emitir y recibir facturas en digital?

En la sociedad tecnológica que nos encontramos actualmente, raro es aquel procedimiento que no se haya adaptado al formato digital, y en el caso de la administración no es para menos. Con la llegada de la factura online, muchos de los documentos emitidos que antes se realizaban en papel ahora tienen los días contados.

Y es que, desde que en el año 2015 su uso fuera obligatorio para trabajar como proveedor de la Administración Pública, muchas empresas y autónomos se ha subido al carro de las facturas online. Un acto que además de agilizar el envío y recepción de las mismas, posee otros beneficios implícitos.

Cómo realizar una factura online

A la hora de realizar una factura online, es recomendable emplear una herramienta de facturación que se capaz de llevar el control y la gestión de la contabilidad de la empresa. Con este tipo de programas, será mucho más sencillo emitir cada factura, así como gestionar la contabilidad de la empresa y la presentación de impuestos periódicos pertinentes.

En cuanto al formato empleado para la emisión de la factura, existe una amplio abanico aceptado para ello, desde PDF a JPG, DOC, HTML, XML, TXT… entre otros. Sin embargo, los más empleados entre profesionales son el PDF, el XML (este formato es empleado por la Agencia Tributaria) o el EDIFACT para envíos automatizados de facturas de ordenador a ordenador.

Criterios que debe cumplir una factura online

Estrictamente hablando, la factura online es idéntica a la factura tradicional, en cuanto a su contenido se refiere. Lo único que varía una de la otras es que una se imprime en papel y la otra se almacena y emite en un formato digital.

Por lo tanto, a la hora de emitir una factura online tendremos que incluir los campos legales pertinentes, que son:

• Información fiscal del emisor de la factura.
• Indicar de manera clara la palabra “factura”.
• Numerar dicha factura correlacionada.
• Información fiscal del receptor.
• Indicar los productos o servicios que intervienen en la operación, así como su cantidad y precios individuales.
• Base imponible.
• Tipos impositivos.
• Importe total.

¿Qué ahorro conseguimos con la factura online?

Gracias a la implementación de la factura online en las tareas administrativas y contables de la empresa, conseguiremos una mayor agilidad en el envío y recepción de la misma, por lo que el plazo de cobro se ve disminuido.

Además, esta implementación de la factura online conlleva un ahorro directo en los siguientes conceptos:

• Ahorro en costes de correo. Al ser enviadas mediante correo electrónico (email) no sumaremos gasto alguno de servicios de mensajería destinados a este fin.
• Ahorro en costes de papel. Al no ser necesario imprimirlas, ahorraremos en la compra y uso de papel.
• Ahorro en costes de impresión. Ligado al punto anterior, también conseguiremos abaratar la partida destinada a costes de impresión y consumibles, ampliando así la vida útil de tóners o cartuchos de tinta.
• Ahorro de espacio. Lejos quedan las estanterías llenan de facturas guardadas dentro de archivadores. Ahora simplemente con guardar las facturas online dentro de un soporte informático (pendrive, disco duro) o en la nube es suficiente.

Como ves los beneficios de dar el salto a la factura online son muchos y muy variados, por lo que si todavía no has dado el cambio en tu empresa, ahora es el momento.