Gestión eficiente del sistema de facturación

El sistema de facturación debe tener muy en cuenta las facturas que están pendientes de pago, pero también las que se han de abonar a proveedores. Una correcta gestión de los flujos de caja es imprescindible para que el negocio pueda obtener beneficios.

Con frecuencia nos encontramos ante empresas que prestan mucha atención a la mejora de la facturación con respecto a sus clientes, pero muy poca o nula atención a la facturación de proveedores, lo que puede ser un error.

¿Por qué tiene tanta importancia el sistema de facturación con respecto a proveedores?

Tan importante como cobrar a tiempo es pagar las deudas a tiempo. De hecho, un proveedor contento puede ser una importante fuente de ventaja competitiva.

La buena relación entre el proveedor y la empresa a la que suministra de productos es esencial, y para ello es necesario que exista confianza y el proveedor pueda estar seguro de que va a recibir los pagos a tiempo.

Si todo funciona bien en el ciclo de facturación, el proveedor sabe que tiene un cliente en el que puede confiar y no dudará en ofrecerle ciertos beneficios para mantenerlo o incluso en darle una posición de ventaja con respecto a sus otros clientes ofreciéndole en primer lugar sus nuevos productos.

Más allá de mejorar la relación con los proveedores, la buena gestión del sistema de facturación permite agilizar los procesos de contabilidad y estar al tanto de los flujos de caja o la liquidez que hay en cada momento.

¿Cómo se puede optimizar el tiempo de gestión de facturas de proveedores?

Desde que una factura llega a una empresa hasta que es abonada se produce un workflow que puede ser más o menos largo en función de los procesos administrativos y de contabilidad que haya que llevar a cabo.

Cuanto más complejo sea el workflow más va a tardar el proveedor en cobrar, lo que puede afectar a la relación de negocios que existe entre ambas pares.

A fin de acortar los tiempos se deben determinar los KPIs que se van a medir. Los más habituales son:

• Tiempo que se tarda en validar las facturas a fin de comprobar que todo es correcto y se debe proceder al pago.
• Tiempo que se tardan en aprobar los pagos una vez que la factura ha sido validada.
  
• Incidencias que pueden surgir y el tiempo medio que se tarda en solucionarlas: facturas erróneas, que han quedado pendientes de verificación, que se han suspendido, etc.
  
• Número de facturas que se reciben y se procesan en el período de referencia.
  

Esto permite establecer una media del tiempo que se tardan en pagar las facturas y es la base para poder empezar a buscar un sistema de facturación y de gestión que permita acortar los tiempos.

Para saber si el medio elegido es el más adecuado debemos evaluar las ventajas financieras obtenidas con el aprovisionamiento. Si la empresa paga bien y rápido, su relación con el proveedor mejora y obtiene mejores condiciones de cara al aprovisionamiento de stock, por lo que debería notar un ahorro en este área.

En definitiva, mejorar el workflow de facturas es bueno para el proveedor, pero también reporta muchas ventajas a la empresa que ha mejorado su gestión. Para conseguirlo, las herramientas especializadas y la factura electrónica son una gran ayuda.