¿Por qué es tan esencial el sistema de facturación con respecto a los proveedores?
Al igual que es crucial cobrar puntualmente, pagar las deudas en su debido tiempo es igual de importante. De hecho, un proveedor satisfecho puede ser una significativa fuente de ventaja competitiva con respecto a la competencia.
Una relación sólida entre el proveedor y la empresa es esencial, y para ello, es necesario que exista confianza. El proveedor debe estar seguro de que recibirá los pagos puntualmente. Si todo funciona correctamente en el sistema de facturación, el proveedor sabrá que tiene un cliente en quien puede confiar, y no dudará en ofrecer beneficios para retenerlo o incluso darle prioridad al presentarle sus nuevos productos.
Además de mejorar la relación con los proveedores, una buena gestión del sistema de facturación permite agilizar los procesos de contabilidad y estar al día con los flujos de caja o la liquidez disponible en todo momento.
¿Cómo se puede optimizar el tiempo de gestión de facturas de proveedores utilizando un sistema de facturación e inventario?
Desde que una factura llega a una empresa hasta que se paga, se produce un flujo de trabajo que puede ser más o menos largo en función de los procesos administrativos y contables que deban realizarse.
El flujo de trabajo será más prolongado cuanto más complejo sea, lo que puede afectar a la relación comercial entre ambas partes. Para acortar los tiempos, es imprescindible determinar los indicadores clave de rendimiento (KPIs) que se medirán. Los más comunes son:
- Tiempo requerido para validar las facturas para asegurarse de que todo está en orden y se puede proceder al pago.
- Tiempo que se tarda en aprobar los pagos una vez que la factura ha sido validada.
- Problemas e incidencias que pueden surgir y el tiempo medio que se tarda en resolverlos: facturas erróneas, que están pendientes de verificación, que se han suspendido, etc.
- Número de facturas que se reciben y se procesan en el período de referencia.
Esto permite establecer una media del tiempo que se tarda en pagar las facturas y es la base para empezar a buscar un sistema de facturación y de gestión eficiente que permita acortar los tiempos.
El uso de un software de contabilidad y facturación es fundamental para la facturación automatizada y la gestión eficiente de las facturas. Este tipo de software contabilidad y facturación puede resultar en un sistema de facturación fácil, que permite a las empresas optimizar el flujo de trabajo de facturación y mejorar la relación con sus proveedores.
En conclusión, mejorar el flujo de trabajo de facturas es beneficioso tanto para el proveedor como para la empresa que mejora su gestión. Para lograrlo, las herramientas especializadas y la facturación electrónica son de gran ayuda.
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