Algunos consejos de comunicación externa
No te andes con rodeos
En particular, con envíos masivos de correos electrónicos. Si necesitas que clientes o proveedores tomen algún tipo de medidas en algo, díselo directamente. No vale la pena que crees correos electrónicos con maravillosas narrativas, o elaboradas intros. Clientes y proveedores son gente activa y orientada a la acción que responde mejor a un contenido corto y fácil de leer.
Si quieres aumentar la probabilidad de que tu mensaje sea leído y se tome acción, debes ser conciso. Proporciona otras opciones para obtener más información, un vídeo incrustado, un enlace a un número de contacto y el número de teléfono. Pero sobretodo, céntrate en la línea de lo que indicas en el asunto de tu correo electrónico.
Haz que sea fácil que puedan comunicarse contigo
Para mejorar la comunicación externa, siempre debes dar a tus clientes una forma fácil de contactar o responder. Esto significa proporcionar a tus clientes una dirección de correo electrónico y un número de teléfono fáciles de encontrar, un enlace, un medio social como Twitter, un chat en el que puedas hablar con ellos, etc.
Además, asegúrate de que siempre hay una forma sencilla para que puedan responder. Y por descontado que debes estar dispuesto escuchar lo que tienen que decirte. Escucharlos y reconocer lo que dicen los clientes y proveedores no sólo hace que se sientan más respetados y que exista más probabilidad de que hagan negocios contigo, sino que además puede servir como una valiosa fuente de información para mejorar tu departamento, tu producto o tu empresa.
Mantén informados a tus clientes y proveedores
Si necesitas informar a tus clientes sobre algo de forma inmediata, la mejor forma de comunicación externa es mediante un mensaje de texto SMS. Imagina que tienes un corte de servicio que les afecta o que tienes que reprogramar una cita con ellos. Un SMS es la solución al problema de asegurarte que las personas interesadas reciben el mensaje rápidamente.
Consejos para la comunicación interna
Pese a la importancia de la comunicación externa para ayudar a mejorar o mantener tu imagen fuera de la empresa, la comunicación interna es también esencial. Puede servirte para atraer y retener a personal con talento. Puede servir para motivar al personal, convocar reuniones, etc.
Algunas formas de hacer que la comunicación interna sea efectiva son las siguientes:
- Utiliza plataformas de colaboración para gestión de proyectos.
- Crea un foro donde el resto de empleados de la empresa pueda interactuar con tu departamento, leer la información que tengas que comunicarles y responder.
- Comunica información periódica, sobre todo si en tu empresa hay empleados de las generaciones más jóvenes como la generación Y o los Millennials.
- Aprovecha bien la línea del asunto cuando envías correos electrónicos. La mayor parte de la fuerza del mensaje de un correo electrónico va justamente ahí. Todo el mundo recibe docenas de correos electrónicos al día y suelen discriminar dependiendo de lo que dice el asunto del email.
- Haz uso de la videoconferencia para reuniones y discusiones sobre temas concretos. Sobre todo si tu empresa tiene varias sedes.
- No tengas miedo al teléfono y llama si ves que es necesario aclarar algo. Algunas veces es mejor hablar que responder a un correo electrónico.
Conclusión
La comunicación externa suele incluir correo electrónico, folletos, boletines informativos, carteles, anuncios y otras formas de marketing diseñadas para atraer a clientes, socios y proveedores. A diferencia de la comunicación interna, dirigida a empleados para explicar políticas y procedimientos, las diferentes formas de comunicación externa promocionan las ventas, publicidad, colaboraciones y patrocinios, anuncian eventos, productos y servicios que apoyan tu marca. El departamento de IT debe saber utilizar la comunicación externa y tenerla para ser más efectivos.
