La limpieza de datos como activo empresarial

La limpieza de datos o depuración de datos es el proceso de detectar, corregir o eliminar registros corruptos o imprecisos de un conjunto de registros, tablas o bases de datos con información incorrecta, incompleta, mal formateada o duplicada.

Las empresas que hacen uso intensivo de los datos, como la banca, las aseguradoras, el comercio minorista, las telecomunicaciones o el transporte, deberían utilizar herramientas de limpieza de datos para examinar sistemáticamente los datos y detectar defectos mediante el uso de reglas, algoritmos y tablas de consulta.

Por lo general, una herramienta de limpieza de datos consiste en un software capaz de corregir errores específicos, tales como buscar registros duplicados, corregir y enmendar datos mal formateados o incorrectos y modificar datos incompletos de las bases de datos de marketing y CRM, como por ejemplo añadir códigos postales inexistentes.

Con estas herramientas se puede lograr en un corto período de tiempo lo que podría llevar días o semanas si lo tuviera que hacer un administrador de forma manual. Esto significa que las empresas pueden ahorrar no solo tiempo, sino también dinero mediante la adquisición de herramientas de limpieza de datos. 

La limpieza de datos asegura las relaciones con clientes a largo plazo

Las empresas se basan en los datos de sus clientes todos los días de una forma u otra. Por ejemplo, al hacer uso o al confiar en la integridad de las direcciones que aparecen en la base de datos para asegurar que las facturas que se envían por correo electrónico o vía postal son correctas y llegan a las direcciones exactas.

La calidad de los datos también es importante si la alta dirección quiere aprovechar los datos de sus clientes para ofrecer un valor intrínseco a la compañía. Algunos problemas de calidad de datos son de suma importancia para este propósito, por lo que es fundamental con sistemas de limpieza y gestión de datos que garanticen el cumplimiento de los siguientes requisitos:

• Exactitud

• Integridad

• Limpieza

• Corrección

• Completitud

• Consistencia

Mediante la gestión y la limpieza de datos, es posible conseguir un importante valor empresarial. Al personal directivo le suele resultar difícil justificar la inversión en herramientas de limpieza de datos. No obstante, se debería considerar el impacto de las siguientes situaciones para cualquier negocio:

• El coste para el negocio de los errores de procesamiento.

• La resolución de problemas de forma manual.

• Tener datos de facturación incorrectos o no válidos.

• Realizar suministros o envíos a direcciones incorrectas.

• Tener clientes o proveedores frustrados al percibir que tenemos documentos incorrectos o no válidos y que, por lo tanto, las gestiones no pueden ser procesadas de forma eficiente.

Como podemos ver, la importancia de la limpieza de datos es un aspecto sumamente importante de cualquier sistema ERP/CRM. Tener datos transaccionales incompletos puede provocar que se tomen malas decisiones de negocios y, por consiguiente, un aumento de los costes y de los servicios asociados a clientes y proveedores. La falta de limpieza de datos puede poner en peligro las relaciones con clientes y proveedores, vínculos en los que la empresa ha trabajado duro y que, por lo tanto, le interesa mantenerlos y conservarlos.

Una limpieza de datos continua garantiza la consistencia, sobre todo cuando se combinan los datos de diferentes bases de datos. La limpieza de datos consigue que la información del cliente esté actualizada y verificada a la vez, lo que significa que los envíos llegarán a su destinatario sin problema, y las llamadas o correos electrónicos también serán atendidos por la persona o entidad a la que se quiere dirigir la empresa. Una base de datos limpia está preparada para cualquier tipo de campaña de marketing, es una inversión en confianza y credibilidad, y se convierte en un activo empresarial fundamental para el éxito de la organización.