KYOCERA Document Solutions
La factura electrónica no es el futuro, sino más bien el presente y es inevitable dar el paso para adaptar nuestra facturación a este nuevo sistema de cuyo uso se desgajan múltiples beneficios, entre los cuales, y sin ánimo de exhaustividad, podemos citar los siguientes:
- Ahorro de costes.
- Mejora de la eficiencia.
- Optimización de la tesorería.
- Obtención de información en tiempo real.
- Reducción de tiempos de gestión.
- Agilidad en la toma de decisiones.
- Disminución de costes de los documentos en papel.
Desde enero de 2015 su uso es obligatorio en la Administración Pública y entre las grandes empresas. Por lo tanto, dormirse en los laureles y no prestarle la debida atención no es una opción posible.A esto se añade que desde el 1 de julio de 2018, los subcontratistas están obligados a presentar a su contratista principal facturas en soporte electrónico cuando su cuantía sea superior a los 5.000 euros. Sin embargo, muchos todavía ignoran en qué consiste y cuáles son los requisitos de la factura electrónica. Los vemos de inmediato.
Te recomendamos:
Requisitos de la factura electrónica
Este tipo de facturas, también llamada telemática o digital, no difiere en cuanto a su contenido de la versión en papel. Por lo tanto, será preciso consignar los mismos apartados: número y fecha correlativa, identificación del emisor y del receptor, concepto, base imponible, IVA y forma de pago, entre otras particularidades. ¿Y en qué estriba la diferencia? Pues en su transmisión por medios electrónicos y telemáticos.
Lo cierto es que este tipo de facturas requieren de un formato de un fichero que soporte el contenido legal de la factura. La ley permite un amplio abanico de formatos: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT, entre otros.
También se debe proporcionar al receptor el software adecuado que le permita validar las facturas firmadas.
Además, son precisos estos requisitos:
- Legibilidad. Esta condición la cumplen sobradamente ya que los programas informáticos de facturación electrónica o los programas ofimáticos (como los procesadores de texto).
- Autenticidad del origen de la factura; es decir, garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.
- Integridad del contenido de la factura, puesto que el contenido de la factura no puede ser alterado y necesitamos garantías de que así ha sido. Por ello, es vital la firma electrónica de la factura.
La importancia del consentimiento del receptor entre los requisitos de la factura electrónica
- Asimismo, es preciso que la empresa o persona destinataria consienta a utilizar la vía de la factura electrónica. Según establece la Comisión Europea, la aceptación podrá ser expresa o tácita. Un ejemplo de acción de la que se puede inferir el consentimiento del receptor para recibir facturas electrónicas, sería el procesamiento de la factura o su abono. Suele ser habitual un consentimiento informado donde se le informará sobre cómo se recibirá esta factura (por correo electrónico, por FTP, poniéndolo en una página web desde la que se pueda descargar, mediante un Servicio Web…). No obstante, el artículo 63.3 de la Ley general para la defensa de los consumidores y usuarios especifica que en estos casos el consentimiento siempre ha de ser expreso.
- Por supuesto, siempre es factible cambiar de opinión y el cliente puede hacer uso de la revocación del consentimiento a recibir facturas electrónicas.
Una vez enviadas, es necesario almacenar la facturas digitalmente tal y como fueron enviadas. Incluida la firma electrónica.
También te puede interesar
Primeros pasos para digitalizar tu departamento de finanzas.
Artículos relacionados
- Optimiza la recepción de facturas de proveedor
- Automatizar los procesos administrativos digitales
- Gestión de nóminas desde un punto de vista digital