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Elementos de un portal de gestión del empleado

Una valiosa herramienta tecnológica para administrar cualquier asunto que implique a los empleados.
Elementos de un portal de gestión del empleado

Los portales de gestión del empleado son una valiosa herramienta tecnológica para el departamento de RRHH con la que este puede administrar cualquier asunto empresarial en relación con cualquiera de sus empleados. Así, aspectos como la gestión de nóminas, los calendarios laborales o cualquier tipo de comunicación interna pueden ser tratados de forma eficaz y eficiente por este tipo de herramientas.

Además, debemos tener en cuenta que en la actualidad contamos con una conexión continua a internet a través de distintos dispositivos (ordenadores, tablets y smartphones, principalmente) y con unos sistemas cloud que nos permiten acelerar todas las gestiones de las que se encarga este tipo de portales y que detallaremos a continuación.

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Funcionalidades del portal de gestión del empleado importantes para el departamento de RRHH

Un departamento de RRHH que cuente con este tipo de herramienta podrá llevar a cabo una serie de funcionalidades destinadas a optimizar procesos en la empresa. Si tuviésemos que resumirlas en cinco grandes categorías, serían las siguientes:

1. Gestión de documentos de RRHH. El departamento de RRHH necesita gestionar una serie de documentación relativa al empleado, cuya administración y cumplimentación se complica en muchas ocasiones debido a no disponer de la herramienta o herramientas adecuadas. Un portal de gestión del empleado ayuda a administrar contratos, nóminas, facturas en el caso de trabajadores freelance, perfiles competenciales, calendarios laborales y de turnos, cualquier currículum vitae y, en definitiva, cualquier documento que el departamento de RRHH tenga que filtrar, procesar o utilizar de forma puntual o continua.

2. Gestión de procesos de RRHH. Así como el departamento de RRHH debe administrar una serie de documentos, también debe encargarse de ciertos procesos empresariales. Hablamos de cuestiones como el proceso de selección de nuevos trabajadores (desde la publicación de la oferta de trabajo hasta la recepción de candidaturas, las entrevistas individuales o las entrevistas grupales, y la selección final), las dinámicas y actividades formativas destinadas a reforzar las habilidades y los vínculos entre los trabajadores o los sistemas de incentivos que tienen como objetivo motivar al empleado. Todos ellos son algunos ejemplos de procesos que el departamento de RRHH lleva a cabo con frecuencia y que se pueden administrar de forma eficaz a través de un portal de gestión del empleado.

3. Área del empleado. A día de hoy, casi todos los portales que utilizan las empresas, incluidos los de gestión del empleado, disponen de un área privada en la que cada usuario puede configurar su perfil y sus preferencias, así como interactuar de forma rápida con otros usuarios y con la comunidad en general. El departamento de RRHH que, en su portal, ofrezca estas posibilidades a los empleados de la empresa, dispondrá no solo de canales rápidos de comunicación individual o grupal, sino también de un registro de actividad que permitirá analizar y medir aspectos como qué ha hecho cada persona dentro del portal, en qué momento, desde qué lugar, durante cuánto tiempo, etc. Esta información, si se utiliza bien, puede proporcionar datos que el departamento de RRHH puede aprovechar para mejorar las condiciones laborales de los empleados. Por ejemplo, si se observa que la mayoría de los empleados realizan una actividad determinada desde sus domicilios, siempre que la realicen de forma eficaz se podrán aumentar las posibilidades en lo relativo al teletrabajo.

4. Evaluación del desempeño. El departamento de RRHH debe conocer el nivel de rendimiento de cada empleado para saber cómo mejorarlo en los casos en los que no sea el esperado y para analizarlo en los casos en los que supere las expectativas. Esta información permitirá aplicar las condiciones o la forma de trabajo de los empleados con alto rendimiento a los empleados con bajo rendimiento. Este tipo de datos también pueden registrarse y obtenerse a través de un portal de gestión del empleado.

5. Módulo de reporting. Para que un portal de gestión del empleado esté completo, además de todas las funcionalidades anteriores debe incluir también un módulo de reporting que permita distribuir cualquier tipo de datos a cualquier departamento de la empresa. Así, si el departamento de marketing necesita en algún momento los perfiles competenciales de los trabajadores, este módulo le permitirá acceder a ellos de forma rápida.

Así, si tenemos en cuenta estas cinco grandes funcionalidades, sabremos cómo elegir el portal de gestión del empleado más adecuado para nuestro departamento de RRHH. 

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