La finalidad de los sistemas de gestión de contenido empresarial (Enterprise Content Management, ECM) es facilitar la gestión de los datos en tu empresa, reduciendo así los errores humanos y aumentando la productividad mediante la automatización de tareas.
Pero ¿cómo puedes saber realmente que estás aprovechando al máximo tu sistema de gestión de contenido? O, si solo estás buscando una solución ECM, ¿qué esperas lograr?
Si puedes responder las siguientes cuatro preguntas con un rotundo «sí», entonces puedes estar seguro de que estás obteniendo el máximo rendimiento de tu solución de gestión de contenido.
1. ¿Tu contenido es accesible?
No es raro que las empresas empleen procesos de ventas complejos. Los pasos necesarios podrían incluir una variedad de touchpoints mientras los comerciales realizan una labor de acercamiento al cliente, desde reunirse con este en persona hasta responder consultas técnicas, crear presupuestos en el sistema CRM y, una vez que se aceptan estos presupuestos, enviar el presupuesto al departamento correspondiente para procesar y enviar el pedido.
Como puedes imaginar, con un proceso tan complejo que afecta a tantos departamentos (ventas, logística y finanzas), puede ser difícil asegurarse de que todos los departamentos estén siempre en la misma página. Si en algún momento el proceso se detiene y los departamentos no lo saben porque simplemente no tienen acceso a la información, corres el riesgo de volverte increíblemente ineficiente. Esta es la razón por la que brindar un acceso rápido a la información es extremadamente importante si deseas causar una buena impresión en el cliente y procesar la venta de manera eficiente.
Entonces, ¿cómo puedes saber si tu contenido es accesible?
- El personal remoto puede acceder a lo que necesita con una conexión a Internet y un dispositivo móvil.
- Basta con iniciar sesión para acceder a todo el contenido, ya que está almacenado de forma centralizada.
- Cada uno de los departamentos involucrados puede ver el progreso de una tarea en cualquier momento.
- Los retrasos en el proceso son evidentes para quienes cuentan con el nivel de acceso adecuado.
2. ¿Todo tu contenido es digital?
Ni que decir tiene que, cuando el contenido se almacena en papel y se guarda en archivadores, resulta mucho más difícil dar con lo que estás buscando. Esta es la razón por la que la norma a día de hoy es gestionar contenido en un ECM.
Cuando el contenido es digital, resulta fácil buscarlo porque está ordenado e indexado. Esto permite a los usuarios buscar en todo el contenido con los filtros adecuados para ver únicamente los resultados más relevantes.
El contenido virtual también tiene importantes ventajas desde el punto de vista de la seguridad, ya que con una solución ECM podrás limitar la visibilidad del contenido según el nivel de acceso de cada usuario. Esto significa que solo podrán buscar contenido que esté disponible para ellos.
Entonces, ¿cuáles son las expectativas del contenido virtual dentro de un sistema ECM?
- Está en un formato de búsqueda (digital en lugar de en papel).
- Todo el contenido está indexado y debidamente etiquetado.
- Los empleados pueden aplicar filtros y etiquetas para encontrar lo que necesitan.
- Es intuitivo y fácil de usar.
3. ¿Tu contenido es seguro?
Uno de los objetivos clave de la gestión de contenido empresarial es aplicar controles de seguridad sólidos en torno al contenido que fluye por toda tu organización.
De hecho, la mayor amenaza para la seguridad es el error humano; por ejemplo, si uno de tus empleados imprime un documento confidencial y lo deja sobre la mesa.
Entonces, ¿cómo puedes saber si tu contenido es seguro?
- Puedes aplicar controles de acceso, organizar a los usuarios en grupos y aplicar derechos de acceso básicos (leer, editar, eliminar) en un conjunto de documentos agrupados por tipo y categoría.
- Puedes aplicar controles de funciones (limitar lo que los empleados pueden hacer una vez que tienen acceso al contenido como, por ejemplo, imprimir, enviar por correo electrónico o exportar).
- Se registran pistas de auditoría para todos y cada uno de los documentos.
4. ¿Tu contenido es relevante?
La gestión de contenido empresarial consiste en asegurarse de que tus empleados puedan acceder fácilmente a contenido relevante. Además de permitir a los usuarios filtrar el contenido, una solución ECM gestiona el control de versiones de los documentos para que estos puedan consultar los documentos con confianza, sabiendo que lo que están viendo es la última versión. También te permite configurar flujos de trabajo, automatizando cada paso del proceso. Esto significa que solo la persona relevante ve el contenido en un momento dado.
Algunos sistemas de gestión de contenido modernos también incluyen informes de panel de control como complemento. Por ejemplo, si trabajas en el departamento de Contabilidad, puedes crear un panel de control para ver cuántas facturas se están procesando, cuántas están pendientes de pago y cuántas están listas para ser abonadas, y todo esto en un formato de gráfico. También podrás echar un vistazo a la lista de facturas pendientes de pago y de las personas con las que estás teniendo problemas, así como todos los documentos relevantes.
Entonces, ¿cuáles son algunas señales de que tu sistema ECM está ayudando a los usuarios a acceder a contenido relevante para ellos?
- Tus empleados siempre trabajan con la última versión de un documento.
- Se pueden configurar flujos de trabajo automatizados entre departamentos con diferentes límites de control de acceso y control de funciones.
- Existen informes detallados disponibles que pueden consultarse mediante listas o paneles de control.
