Tomar la decisión correcta en cuanto a equipos de impresión para su oficina puede tener un impacto significativo en la productividad y eficiencia de su negocio. Kyocera, expertos en tecnología de impresión, ofrece una amplia gama de opciones que se adaptan a empresas de todos los tamaños y tipos. En esta guía, exploraremos las características clave a tener en cuenta para comprar o alquilar un equipo de impresión.
Consideraciones Según el Tamaño de la Empresa y Necesidades de Uso
Uno de los principales factores a tener en cuenta, es el
tamaño de la empresa y el uso o necesidades de impresión de la misma. Aunque las situaciones de cada negocio son particulares, de forma general las empresas pequeñas presentan unas necesidades muy básicas en comparación con las medianas y grandes empresas, así como empresas dedicadas exclusivamente a la impresión o digitalización.
Pequeñas Empresas:
- Impresoras Estándar: Estas impresoras son ideales para necesidades básicas de impresión. Son compactas y fáciles de usar, lo que las hace ideales para oficinas con espacio limitado.
- Impresoras Multifuncionales: Puede ser que una empresa pequeña tenga necesidades más avanzadas de cara a la impresión, escaneo y digitalización de documentos, por lo que existen soluciones dentro de la gama multifuncional que pueden adaptarse a un espacio y coste más reducido pero que aportan más funciones que una impresora estándar.
Medianas y Grandes Empresas:
- Impresoras Multifuncionales: Con funciones de escaneo, impresión y copia en un solo dispositivo, las impresoras multifuncionales son más versátiles y pueden manejar una gama más amplia de tareas. Para este tipo de empresas lo que hay que valorar es el número de equipos que van a ser necesarios para la empresa.
Empresas especializadas en digitalización e impresión de documentos:
- Impresoras de Alta Producción: Estos equipos de alta gama están diseñados para manejar grandes volúmenes de trabajo, ofreciendo tanto alta velocidad como calidad de impresión. Este tipo de dispositivos tienen grandes dimensiones por lo que es necesario tener claro el espacio que va a ocupar.
Características Detalladas a Considerar
Velocidad de Impresión
La velocidad es especialmente importante para las empresas que requieren un alto volumen de impresión. Kyocera ofrece modelos que pueden manejar desde 20 hasta 150 páginas por minuto en las impresoras de alta producción.
Calidad de Impresión
La calidad de la impresión se mide generalmente en DPI (puntos por pulgada). Una alta DPI es esencial para documentos con gráficos y fotos detallados.
Para calidades muy altas, los tamaños de las impresoras aumentan, por lo que hay que tener en cuenta la calidad real que se va a necesitar.
Conectividad
Kyocera ofrece soluciones que se integran con facilidad en infraestructuras de TI existentes, soportando conectividad WiFi, USB, Bluetooth, Conectividad en la Nube, NFC y redes Ethernet.
En función de la conectividad, la productividad puede mejorar, pudiendo enviar de manera sencilla diferentes tipos de documentos, pero también hay que tener en cuenta que, en función de la conectividad y la red de equipo con la que se van a comunicar, la configuración puede ser más compleja o simple.
Capacidad de Papel
Algunas impresoras tienen múltiples bandejas que permiten diferentes tipos y tamaños de papel, lo que minimiza la necesidad de recargar durante trabajos grandes o tener que estar pendiente cada cierto tiempo en reponer la impresora. Los tamaños más comunes son A4 y A4, pero algunos equipos avanzados también pueden manejar tamaños más especializados.
Salida
La calidad y el tipo de salida son aspectos cruciales para considerar al elegir una fotocopiadora para su oficina. Los equipos modernos ofrecen una amplia gama de opciones, desde la impresión en blanco y negro hasta la impresión a color de alta calidad. La elección va a depender de las necesidades de su empresa: para documentos estándar, una fotocopiadora que solo imprime en blanco y negro podría ser suficiente. Sin embargo, si su empresa requiere la producción de materiales de marketing, presentaciones o gráficos detallados, una máquina que ofrezca impresión a color será indispensable. Además, algunos modelos avanzados permiten ajustar la calidad de la salida, lo que te da aún más control sobre tus documentos finales.
Tamaño
Considerar el tamaño del equipo es fundamental, especialmente si el espacio es una preocupación. Kyocera ofrece modelos compactos que son ideales para espacios más pequeños.
Funciones Complementarias
Además de imprimir, los modelos más avanzados pueden escanear o digitalizar documentos, arrancar workflows de aprobación, enviar faxes y administrar documentos de forma eficiente.
Precio
El coste inicial es un
factor, pero también se debe considerar el coste de operación a largo plazo, que incluye mantenimiento y consumibles.
En ocasiones, las impresoras menos especializadas tienen un coste más bajo pero el mantenimiento cuando tiene un uso elevado, o la duración, acaban haciendo el producto más caro de lo esperado.
Coste de Consumibles
La tinta/tóner y otras piezas como rodillos y tambores son costes recurrentes que deben tenerse en cuenta a lo largo de la vida del producto.
Servicio de Renting de Kyocera
Kyocera ofrece un excelente servicio de renting para las empresas que prefieren no hacer
un gran desembolso inicial. Este servicio incluye:
- Pago único por página impresa
- Sin desembolso inicial de equipos
- Instalación, formación, mantenimiento y consumibles incluidos
- Contrato con un mínimo de páginas/mes concertado
- Coste cerrado y sin sorpresas.
- Una factura mensual para todos sus equipos.
Tres consejos a tener en cuenta antes de adquirir una fotocopiadora
- Establezca su Presupuesto: Además del coste inicial, se debe considerar
también los costes de mantenimiento.
- Evalúe sus Necesidades: Es necesario hablar con los empleados
para determinar qué necesidades de impresión existen realmente en la empresa.
- Consulte Opiniones: Leer reseñas o casos de éxito puede
ayudar en el proceso de toma de decisión. . Sin embargo, si aún se tienen dudas, la estrategia más efectiva es buscar el asesoramiento a una empresa especializada que con su experiencia podrá ofrecerte los mejores equipos ajustándose perfectamente a necesidades de precio y uso.
En resumen, la elección de una fotocopiadora o impresora para su empresa es una decisión importante que requiere una cuidadosa consideración de varios factores. Con las soluciones de
Kyocera, puede estar seguro de que está invirtiendo en tecnología de impresión confiable y eficiente.
Descubre cómo Kyocera puede ayudar a tu empresa a elegir el mejor equipo de impresión ahorrando costes e invirtiendo en tecnología de impresión confiable y eficiente.
