Añade valor a tus Sistemas de Gestión Empresarial con Gestión Document

Incorporar una solución de gestión documental impulsará el rendimiento de tu sistema de gestión empresarial (ERP). Además de posibilitar una mayor eficiencia gracias a la optimización de los procesos, reducirá costes operativos y, en definitiva, mejorará la productividad de tu empresa.

Junto a estos beneficios, esta integración ayuda a ahorrar en costes de impresión. Al tiempo que reduce la dependencia del papel, facilita realizar acciones tan habituales como buscar, acceder y compartir contenido. Siempre respetando la integridad de los documentos originales, a la vez que permite su modificación si deseamos crear distintas versiones.

Por qué un sistema de gestión empresarial integrado

A continuación, repasaremos brevemente aspectos claves que convierten dicha integración en una opción realmente interesante. Más que catalogarla de deseable o conveniente, en el actual contexto marcado por la era digital, resulta indispensable.

No es un lujo sino una necesidad

En el ámbito de la Unión Europea, la factura electrónica está imponiéndose a grandes pasos. Entre otras razones, gracias al impulso de las ventas por internet y a su emisión por parte de proveedores de las Administraciones públicas, obligatoria desde el 15 de enero de 2015.

Pero todavía hay mucho camino que recorrer. Su objetivo es que la factura electrónica predomine para 2020. Todo un desafío, pues hace apenas un lustro el 90 por ciento de las facturas en la UE eran emitidas y procesadas en papel (Quocirca, julio de 2011), lo cual supone ineficiencias y enormes costos a nivel económico y ambiental.

Un panorama desalentador que, en el marco de la agenda digital para Europa, tiene los días contados. En suma, de forma inevitable, el presente y el futuro lo marca la imparable evolución hacia el ventajoso formato y gestión digital de las facturas, para la que disponemos de efectivas herramientas.

El coste de mantener la inercia

Romper inercias siempre es complicado, y este caso no constituye ninguna excepción. Dar el paso generación, transmisión y archivado de documentos en un entorno seguro resulta atractivo pero aún así muchas organizaciones siguen sin actuar.

Permanecen indecisas o simplemente deciden no hacerlo, en muchas ocasiones por motivos de presupuesto. Sin embargo, las ineficiencias que van acumulándose con el paso del tiempo podrían provocar el efecto contrario y acabar suponiendo un gasto mayor del que se quería evitar.

Según la empresa de investigación y análisis Quocirca, el coste puede dispararse de un modo insospechado. La firma calcula que adoptar la factura electrónica podría reducir los costes de manipulación de las facturas hasta en un 70 por ciento.

Si tenemos en cuenta que, de acuerdo con la consultora británica, cada factura emitida en papel y procesada manualmente implica un gasto de entre 8 y 10 euros, siendo conservadores, la cifra se dispara cuando de costes totales se trata.

Otras razones externas

Además de claros beneficios para el cliente y el proveedor, hay otros factores externos que convierten la adopción de la facturación electrónica en una ventaja competitiva. Sirva de ejemplo la política de reducción de barreras a la contratación electrónica transfronteriza que está llevando a cabo la Comisión Europea. 

Añadiendo capacidades de gestión documental a tu sistema de gestión empresarial

Así pues, añadir capacidades de gestión para la optimización de documentos electrónicos puede aumentar el valor que los sistemas ERP ofrecen para el negocio. De este modo, para las organizaciones será más fácil mejorar su productividad gracias a la eficiencia en el uso del papel, así como en procesos asociados que multiplican las ineficiencias.

Junto a ventajas como las apuntadas en epígrafes anteriores, la capacidad de procesamiento electrónico se verá incrementada como consecuencia de la automatización de procesos lograda. De nuevo, se trata de una ventaja competitiva para la organización, que se suma a otras, como las siguientes:

• La reducción de tasas de demora en proveedores.
• La mejora de los credenciales ambientales.
• Ventaja a la hora de cumplir normativas ambientales.
• La posibilidad de aplicar descuentos por pronto pago.
• Mejor gobernabilidad, trazabilidad y prevención del fraude.
• Reducción de consumo de recursos administrativos.
• Mayor agilidad en la administración financiera.
• Una auditoría más sencilla, con menos costos asociados.