Documentos administrativos: simplifica su gestión

La cantidad de documentos que hay en una empresa puede llegar a ser extremadamente grande. No se trata solo de la documentación que la empresa genera en su funcionamiento (facturas para clientes, contratos de trabajo, etc.), sino también de los documentos que llegan desde fuera, como facturas de proveedores o comunicaciones de organismos públicos. Gestionar toda esta información es una tarea compleja que, sin embargo, hoy por hoy resulta más sencilla si se opta por el uso de la tecnología para gestionar los documentos administrativos.

¿Cómo simplificar la gestión documental?

Cada vez son más las empresas que ponen en práctica la política de Cero Papel, intentado reducir todo lo posible el uso de documentos en formato papel. Esto supone un importante ahorro de tiempo y de dinero para la organización, pero también un paso más hacia un desarrollo más sostenible y menos dañino para el medio ambiente. A la hora de conseguir este objetivo se pueden aplicar varias medidas:

Digitalizar los documentos

Esto implica convertir todos los documentos en papel que tiene la empresa en versión digital. Es cierto que lleva algo de tiempo, pero es una tarea que solo habrá que realizar una vez. En cuanto a los nuevos documentos que se generen, lo mejor es que solo estén en versión digital en vez de en formato físico.

Usar bien los metadatos

Con tanta información digitalizada, encontrar lo que se está buscando puede ser algo complicado si no hay una buena organización. Gracias a la tecnología y los metadatos, esto ya no supone un problema.

La idea es organizar toda la información que se ha digitalizado de forma que esté bien clasificada y con una sencilla búsqueda el empleado pueda acceder al documento que necesita.

¿Qué hacer con los documentos públicos?

En el desarrollo de sus funciones es normal que la empresa tenga relación con diferentes Administraciones públicas que, a su vez, le van a remitir varios tipos de notificaciones.

Desde el ámbito público también se está trabajando para que los documentos administrativos sean ya más digitales que físicos; a día de hoy, las comunicaciones digitales tanto con Hacienda como con la Seguridad Social son algo muy habitual.

Por lo tanto, si existe esta opción, solo con optar por las comunicaciones digitales, la empresa ya puede ahorrar una gran cantidad de papel.

Eso sí, es importante que los documentos administrativos estén bien clasificados y seguros. Es aconsejable que el acceso a los documentos se limite a aquellas personas que realmente necesitan conocer esta información para trabajar con ella. Por suerte, ya hay muchas herramientas tecnológicas que permiten crear diferentes perfiles de acceso a la información digitalizada para evitar que información sensible pueda caer en manos inapropiadas.

Invertir en tecnología para ganar en comodidad y seguridad

Las soluciones digitales de gestión de la documentación empresarial están entre las mejores inversiones que se pueden hacer en la actualidad. Una gestión documental descontrolada puede derivar en un auténtico caos con consecuencias muy negativas.

Con la información digitalizada, bien clasificada y controlando quién tiene acceso a los diferentes tipos de datos, se consigue una buena organización que agiliza el trabajo dentro de la empresa.