Digitalización certificada

Desde hace ya algunos años, se habla del proceso de transformación digital en las empresas. A menudo se sigue pensando que se trata sencillamente de hacer algunos ajustes, pero es un proceso de renovación profundo, que implica cambios tanto en la forma de trabajar como en la mentalidad de los empleados.

Dentro de la transformación digital destaca la digitalización certificada, que que en breve será una auténtica necesidad para empresas de cualquier tamaño y sector.

¿Qué es la digitalización certificada?

En el ámbito empresarial estamos todavía demasiado acostumbrados al papel, pero se puede apreciar  cómo su presencia se va reduciendo paulatinamente. La digitalización certificada es una de las herramientas de las que disponemos si queremos cumplir el objetivo de papel cero en la empresa o al menos reducir su uso.

La digitalización es cualquier proceso que permite convertir un documento en soporte físico en uno de formato digital. Esto puede ser muy útil para agilizar el trabajo y, por ejemplo, que varias personas puedan trabajar con un mismo documento simultáneamente. Ahora bien, hay que tener en cuenta que el documento digital no tiene la misma validez institucional que el físico. Si tenemos que presentarlo ante la Agencia Tributaria u otro organismo oficial, nos reclamarán el formato en papel, o bien una digitalización certificada.

Para que el formato digital y el físico tengan la misma validez legal, hay que recurrir a la digitalización certificada. Es un proceso para crear copias digitales de documentos sin que pierdan el valor legal que tienen en formato papel. Lo que se certifica, una vez firmado el documento, es la inalterabilidad del mismo. Precisamente por ello, si por ejemplo una factura se realiza directamente en formato digital, no es necesario tener también una copia física.

Requisitos para obtener la digitalización certificada de un documento

Firma digital

Se trata de un mecanismo criptográfico que permite acreditar que el firmante del documento es realmente quien dice ser.

Certificado digital

Está relacionado con la firma digital y lo constituyen los documentos electrónicos que contienen la información sobre el emisor: identidad, fecha de validez de la firma, etcétera. El certificado se vincula con una única persona.

Software homologado por la AEAT

La digitalización certificada solo se puede hacer a través de aquellos que hayan cumplido los requisitos establecidos por la AEAT, que acredita que los documentos digitalizados no pueden ser manipulados.

Otras herramientas imprescindibles

•  Escáner para el reconocimiento OCR
  El desarrollo del proceso de digitalización certificada implica el uso de un escáner para pasar del formato físico al digital. Consiste en un escáner con tecnología OCR, que digitaliza y a la vez reconoce los caracteres del documento y los almacena en una base de datos.Y es esa base de datos la que permite encontrar el documento que se busca, en base a diferentes parámetros como fecha de expedición de la factura, destinatario o importe.
• Sistema de almacenamiento en la nube 
  Para poder almacenar tantos archivos digitales hay que tener espacio suficiente y un soporte físico no siempre dispone de él. Por eso, lo habitual es conservar esta información en un sistema de almacenamiento en la nube (o cloud).
  La nube permite también  que cualquiera de los empleados, con los permisos digitales necesarios, pueda acceder a la información digitalizada para trabajar con ella desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, agilizando considerablemente los procesos de trabajo.
• Software para la digitalización certificada de Kyocera
  El software de Kyocera está homologado y cumple con los requisitos establecidos por la AEAT. Con Solpheo Suite y ZeroComa, las empresas tienen todo lo que necesitan para hacer la digitalización certificada de sus documentos: son herramientas para abordar todo el proceso, desde el escaneo hasta la conservación de la documentación.

Importancia de la digitalización de documentos en la empresa

Es habitual que las empresas trabajen con diferentes proveedores y tengan varios clientes, lo que genera una gran cantidad de papel.La legislación exige guardar las facturas de los últimos cinco años, lo que significa que la empresa acumula una gran cantidad de papel, y por tanto debe disponer del espacio para ello.

La digitalización certificada está estrechamente ligada con la reducción del volumen de papel que se usa en las empresas. Son ya muchas las compañías que se han marcado la meta de papel cero. Con la certificación digitalizada ese objetivo es mucho más alcanzable, puesto que solo con eliminar el formato físico de los documentos ya se consigue reducir de forma notable el uso de papel.

Por un lado, esto permite a las empresas ahorrar en material de oficina (como papel y tóner para la impresora), y por otro también es beneficioso tanto para los empleados como para el medio ambiente. Para los empleados porque, al reducirse el volumen de papel, hay menos acumulación de polvo y ácaros, contribuyendo a la limpieza del lugar de trabajo. Y para el medio ambiente porque al reducirse el uso de papel se reduce la deforestación.

Además, papel es un material que se va degradando con el tiempo. Una documento impreso se puede arruinar de muchas maneras: se puede mojar, se puede borrar parte del contenido, etc. Si a causa de su degradación, el contenido del documento no es legible, los organismos oficiales pueden desestimar su validez.

Por último, la digitalización facilita la creación de una copia de seguridad de todos los documentos. La ley no obliga a hacerla, pero una vez que todos los documentos están en formato digital, copiar el fichero en otro dispositivo o en la nube resulta francamente  sencillo.

Beneficios de la digitalización certificada

• Reducción de costes de impresión.
• Disminuciónnotable de la cantidad de espacio dentro de la empresa dedicado al almacenamiento de documentos.
• Ahorro en material de oficina: papel, tóner, etc.
• Contribuye a mejorar la calidad del aire en el centro de trabajo al haber menos papel acumulado y generando polvo.
• Ayuda a cuidar el medio ambiente.
• Mejora la imagen de la empresa al haber apostado por la sostenibilidad.
• Evita posibles multas por parte de la AEAT por pérdida de facturas.
• Mejora la gestión contable de la empresa al facilitarse el acceso a los datos.
• Al estar la información más accesible se agiliza el proceso de toma de decisiones.
• Los procesos de búsqueda de información son más rápidos, mejorando así la productividad y eficiencia de los empleados.
• Se reduce la posibilidad de error humano.Contribuye a una mejor protección de datos.

Cada vez son más las empresas que quieren desarrollar su labor de forma más segura, más eficiente y con un menor impacto medioambiental. Para todas ellas, el proceso de digitalización certificada es una alternativa más que viable. La implementación de este sistema  reduce costes  y horas de trabajo dedicadas a tareas repetitivas, mejorando así la motivación laboral y la productividad.