Transformación digital en los recursos humanos

La transformación digital no consiste únicamente en que los empleados adquieran competencias digitales o que aprendan a usar el correo electrónico y algunas herramientas tecnológicas. Para considerar que una empresa se transforma digitalmente será necesario que incorpore lo digital a todos los procesos que lleva a cabo, desde la gestión de clientes hasta las formaciones, la comunicación interna o los recursos humanos. De una empresa (ejemplo de ello lo tenemos en muchas multinacionales) que pretende lograr su hueco en el mercado se espera que sea eficaz y eficiente en proporcionar soluciones, y la transformación digital es esencial para ello.

A continuación veremos algunos ejemplos de cómo debe llevarse a cabo la transformación digital en el área de recursos humanos de una empresa.

Automatización de procesos en los recursos humanos de una empresa: ejemplo

La automatización de procesos consiste en permitir que la tecnología realice las tareas mecánicas y repetitivas para que así el equipo humano pueda centrarse en las actividades más creativas y sociales de la empresa.

De este modo, en el área de recursos humanos de una empresa, por ejemplo, podemos encontrarnos con:

• Búsqueda y análisis de CV’s en bases de datos masivas a través de herramientas tecnológicas como los ATS (Applicant Tracking System), unos sistemas que funcionan a través de la coincidencia de palabras clave previamente indicadas.
• Mediciones objetivas de los resultados de los procesos de selección de personal. Por ejemplo, el análisis de test de cierto tipo de habilidades lógicas, numéricas y administrativas que requieren una respuesta única a cada pregunta.
• Cumplimentación y gestión de documentos imprescindibles en el área de recursos humanos de una empresa. Ejemplo: las nóminas.

De este modo, mientras que las herramientas tecnológicas realizan los procesos mencionados de forma automática, las personas que forman parte del departamento de recursos humanos podrán encargarse de otras labores que necesitan el componente humano: entrevistas de trabajo, onboarding de nuevos empleados, diseño de nuevas metodologías…

Almacenamiento seguro de la información de empleados.

Todas las empresas deben cumplir con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) que entró en vigor el 25 de mayo de 2018. Este exige, entre otras cosas, que los datos de carácter personal de los empleados se mantengan bajo unas condiciones de seguridad mínimas para evitar que sean filtrados, robados y utilizados para otros fines.

La automatización de procesos tiene mucho que decir en esto, ya que ciertas obligaciones legales derivadas del RGPD pueden automatizarse y, con ello, permitir mucho ahorro de tiempo a las personas que trabajan en el área de recursos humanos de una empresa. Ejemplos:

• Robots de software que se encargan de clasificar los datos de carácter personal al mismo tiempo que tienen bajo control el tiempo durante el cual estos se retienen.
• Aplicaciones que borran determinados datos de carácter personal a través de determinados parámetros establecidos como pueden ser la expiración o la no necesidad de mantenerlos.
• Envío de avisos a las personas implicadas ante posibles vulneraciones de la seguridad.
  

Por lo tanto, la automatización de procesos permite que la información de carácter personal de los empleados esté más a salvo que nunca.

Gestión de la información e indicadores

Toda empresa maneja grandes volúmenes de información relativos a su área: perfil de target, competidores, tendencias de mercado, documentos especializados… ¿Cómo podemos gestionar todo ese conocimiento e información de forma eficaz y eficiente?

La respuesta la encontramos, de nuevo, en la automatización de procesos. Pero en este caso necesitaremos algo a mayores: los indicadores. Un indicador es un tipo de dato que ayuda a clasificar la información.

En el caso del área de recursos humanos, por ejemplo, podemos encontrarnos con indicadores relativos a la retención del talento, de la capacitación de personal, de objetivos laborales, etc. Si automatizamos la gestión de dichos indicadores, la gestión general de la información será mucho más eficaz y eficiente.

En resumen: la automatización de procesos se ha vuelto imprescindible para cualquier empresa que aspire a liderar el mercado.