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¿Está tu empresa preparada para dejar de imprimir documentos?

No estamos cumpliendo con las metas de dejar de imprimir que se propusieron hace décadas.
Mujer con móvil

La idea de una oficina sin papeles ha existido desde hace casi 40 años, sin embargo, durante ese tiempo, la práctica de imprimir documentos no solo no ha disminuido, sino que ha aumentado.

Con el advenimiento de las nuevas tecnologías, la cantidad de papel que utilizamos en el trabajo puede, finalmente, haber comenzado a descender, pero no lo hace a un gran ritmo. ¿Por qué no estamos cumpliendo con las metas de dejar de imprimir documentos que se propusieron hace décadas?

Explorando las principales razones por las que la gente no deja de imprimir documentos, nos encontramos con algunas barreras que impiden que una empresa vaya a procesos totalmente digitales.

Las barreras existen porque el papel tiene algunas características que son realmente difíciles de replicar digitalmente. Sin embargo, la mayor parte de lo que nos gusta del papel lo podemos replicar digitalmente, siempre que exista la voluntad de crear nuevas soluciones empresariales.

La innovación disruptiva de las tecnologías móviles ofrece una oportunidad para cambiar el comportamiento que tenemos actualmente en nuestras empresas. Sin embargo, convencer a la gente de que sus procesos basados en papel se deben transformar en un flujo de trabajo digital optimizado requiere una participación adecuada en el cambio. Quieren asegurarse de que los nuevos procesos sean lo más fáciles y naturales posible.  

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¿Por qué imprimir documentos?

Ya sea por necesidad, preferencia o una combinación de ambas, en las empresas se imprimen documentos con el fin de:

  • Leer. Hasta hace poco había buenas razones por las cuales las personas preferían leer documentación antes que en la pantalla: portabilidad, legibilidad y capacidad de anotación. Pero el uso creciente de los dispositivos móviles está cambiando la forma de ver esto. Tenemos que aprovechar esa tendencia para hacer que la disponibilidad de documentos sea mucho más instantánea.
  • Anotar. En un mundo ideal, donde todos los dispositivos móviles tuviesen capacidad para realizar anotaciones en los documentos, ¿se mantendría todavía la tendencia a querer anotar en el papel? Es probable que haya algunos casos en los que sí, pero sólo para situaciones muy específicas. La anotación digital se convertirá en la norma cuando las técnicas de escritura digital se vuelvan muy similares a la escritura manual, ya que apenas interfieren en el acto de leer.
  • Firmas. Más del 70% de los encuestados en un estudio de InfoTrends indica que todavía se basan en el papel para la captura de firmas en préstamos, ahorros e inversiones.
  • Compartir. La digital es una vía para compartir ideal y largamente utilizada, sin embargo, el hecho de imprimir documentos para dejarlos encima de la mesa de alguien para asegurarse que lo recibe es una práctica habitual que cuesta hacer desaparecer.
  • Guardar. La tecnología para ayudar a almacenar documentos digitalmente está creciendo rápidamente, sin embargo, muchas empresas prefieren mantener un almacén de papel con los documentos más importantes como facturas y contratos. 

Disrupción digital

El consumo de la tecnología de la información, incluyendo el espectacular aumento de la tecnología en smartphones y tabletas, y el mundo de las aplicaciones móviles y servicios basados en la nube, ha introducido nuevas capacidades y comportamientos.

La marea del cambio ya ha comenzado a sentirse. Sin embargo, la tendencia de muchas personas a utilizar múltiples dispositivos, esperando de ellos un alto nivel de funcionalidad cuando se encuentran fuera de su oficina, va a ser todavía mucho más fuerte en poco tiempo. 

Moviéndonos de imprimir documentos al mundo digital

La innovación disruptiva de las tecnologías móviles invita a cambiar desde el uso de documentos en papel a los documentos electrónicos. Se debe examinar la manera en que los empleados gestionan sus tareas diarias y formarlos para que puedan realizar los mismos pasos electrónicamente. La clave es hacer que los procesos sean lo más fáciles y cómodos posible, tanto para los trabajadores del conocimiento como para aquellos que tienen menos experiencia en tecnología.

Leer, anotar, firmar, compartir y autorizar son comportamientos comunes en cualquiera que use documentos en su trabajo. Pero también aparecen en casi cada paso de otros procesos de negocio en los que la gente necesite intervenir. Un proceso de recursos humanos o un proceso de gestión de ciclo de vida del producto, por ejemplo, requerirán que algunas personas lean, comenten, agreguen, organicen, tomen decisiones, distribuyan, autoricen y guarden, tipos específicos de documentos en puntos específicos del proceso.

Pero las tecnologías móviles ahora pueden proporcionar una experiencia de usuario similar a la de interactuar con el papel, digitalmente. Por lo tanto, los trabajadores están dándose cuenta que pueden comenzar a eliminar el papel de su negocio y proporcionar una experiencia igualmente positiva para el usuario.

Entonces, ¿qué cambiamos? En primer lugar, es fundamental evaluar y comprender el análisis de documentos dentro de una empresa con el fin de eliminar el papel. Es importante identificar cómo se está utilizando en estos momentos. De lo contrario, ¿cómo puedes proporcionar una solución que permita que el negocio funcione de manera más eficiente?

En segundo lugar, es importante proporcionar soluciones inteligentes de captura de información. En la actualidad, todo el mundo está escaneando, pero uno de los problemas con el escaneo es que en algunos casos se mueven datos irrelevantes en papel creando una especie de vertedero digital. La captura inteligente reconoce lo que se está escaneando y entiende que se necesita extraer información relevante de la misma para luego permitir que se realice una acción relacionada con esa imagen como parte de un proceso de flujo de trabajo.

Las organizaciones que asumen al desafío de dejar de imprimir documentos tienen mucho que ganar. Ciertamente el cambio tiene riesgos y puede ser perjudicial, pero hay una razón por la que la gente ha esperado ansiosamente la oficina sin papeles desde hace décadas: la promesa de un mundo de trabajo más eficiente, productivo, colaborativo y sostenible. 

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