¿Cuándo deberías comenzar la planificación presupuestaria de IT y quién debería participar?
La planificación exitosa de un presupuesto IT confiable debe comenzar 6 meses antes de que el presupuesto de IT actual esté vencido. La planificación eficaz de un ejemplo de presupuesto de IT debe considerar las necesidades empresariales a largo plazo identificadas por los líderes de todos los departamentos. Idealmente, los altos directivos se sentarán con consultores de IT internos o externos y trazarán lo que les gustaría lograr mediante la tecnología en el próximo año y durante los próximos 3 años. A partir de ahí, comienzan a crearse líneas de pedido, se categorizan y se vinculan a los costes para el próximo año y los próximos tres años.
Categorías deben un ejemplo de presupuesto de IT
Los presupuestos de IT realistas tienen en cuenta las necesidades empresariales, el mantenimiento rutinario, los costes de reemplazamiento del sistema, las licencias y garantías del hardware y el software, e incluso los posibles fallos inesperados del sistema. Las organizaciones deben comenzar con su presupuesto de IT del año pasado y hacer mejoras. El ejemplo de presupuesto resultante no solo debe guiar su gasto en tecnología sino también servir como una herramienta de planificación y comunicación para su organización. Debe incluir al menos las siguientes categorías:
Soporte mantenimiento
Esto se refiere a todos los costes relacionados con el soporte y mantenimiento de tu entorno de infraestructura. Estos son los gastos continuos necesarios para mantener tu entorno actual y proporcionar un servicio de asistencia y soporte al usuario adecuado. Para la mayoría de las organizaciones esto incluye lo siguiente:
- Salarios y beneficios de todo el personal interno de IT
- Costes mensuales de soporte para consultores externos de IT
- Costes anuales de soporte para cualquier proveedor de hardware y software
- Formación para personal interno de IT para asegurarse de que se mantienen actualizados sobre la tecnología puntera para tu industria
- Red de datos, incluyendo conexiones WAN, links ISP, gastos VPN
- Costes de servicios subcontratados, incluyendo monitorización, parches, helpdesk, filtrado de spam y cualquier otro servicio administrado
Hardware
La categoría de hardware incluye todos los gastos de equipos actuales más cualquier hardware adicional que se planea comprar, y el coste de cualquier Implementación rutinaria de hardware. Las implementaciones de hardware más grandes que requieran una planificación significativa deben incluirse en la sección del proyectos del presupuesto. Ten en cuenta con un entorno con equipos estándar será más fácil de administrar y dra soporte. Normalmente se sugiere que las computadoras y los ordenadores portátiles deben ser reemplazados cada 3 años y que los servidores deben ser reemplazados aproximadamente cada 5 años. La categoría de hardware en tu ejemplo de presupuesto debe incluir lo siguiente:
- Ordenadores
- Portátiles
- Servidores
- Firewalls
- Routers
- Switches
- Cableado
- Garantía
- Licencias
- Renovaciones
- Nuevas adquisiciones
- Nuevas garantías
- Nuevas licencias
- Implantación rutinaria de hardware
Software
Esta categoría incluye todos los costes actuales de software, más las compras de software que puedes anticipar y el coste de cualquier implementación de software rutinario. Las implementaciones de software más grandes que requieren una planificación significativa deben incluirse en la sección del proyecto del presupuesto. La categoría de software de tu ejemplo de presupuesto de IT ha de incluir los siguientes costes:
- Software de servidor
- Software portátil
- Software de escritorio
- Antivirus
- Antispam
- Software para copia de seguridad
- Licencias
- Renovaciones
- Nuevas adquisiciones
- Nuevas esencias
- Implementación rutinaria de software
Servicios en la nube
Esta categoría incluye cualquier provisión de servicios en la nube, incluyendo aplicaciones de Software as a Service, Desktops as a Service, email, etc. Debe incluir los costes asociados con la nube pública, la nube privada, o los modelos de nube híbridos, así como su implementación.
Copias de seguridad y recuperación de desastres y continuidad del negocio
Esta categoría incluye todos los costes asociados con los sistemas y planes de copia de seguridad y recuperación de desastres y continuidad de negocio. Podría incluir software, un coste mensual si lo tienes externalizado, datos en espejo y almacenados en un data center u otras soluciones. Al evaluar los costes asociados con esta categoría, asegúrate de considerar lo siguiente:
- Software
- Hardware
- Migración
- Copia de seguridad externalizada
- Licencias
- Renovaciones
- Nuevas soluciones de hardware, software y gastos continuos, si corresponde
Proyectos
Esta categoría debe incluir cualquier proyecto para el próximo año, incluyendo cualquier actualización de infraestructura, como una transición a un modelo de nube completo o híbrido, estaciones de trabajo completas o reemplazo de servidores y otros ajustes a tu entorno que no ocurren todos los años. También debe incluir nuevos equipos y software que requieran tiempo de planificación importantes para implementar e integrar. Esta categoría debe incluir los costes de:
- Planificación de proyectos
- Implementación de proyectos
- Nuevo equipamiento
- Nuevo software
Otros
En esta categoría deben agregarse al ejemplo de presupuesto de IT para compensar, cualquier emergencia de IT o eventos imprevistos. Debe totalizar aproximadamente un mes de coste de mantenimiento y soporte de IT de tu organización.
