Motivos por los que contar con un programa de facturación
Como acabamos de comentar, disponer de un buen programa de facturación puede suponer una ventaja competitiva para las empresas que los emplean. Y no solo eso:
- Lo primero es la productividad ganada. Estos tipos de softwares se caracterizan por aportar un plus de productividad a las personas encargadas de la gestión de facturas. De manera rápida y sencilla se pueden emitir y recibir facturas, evitando así el tiempo extra que se le dedicaba anterior. Por otra parte, al tener todas las facturas centralizadas en un mismo programa es más sencillo encontrar lo que se necesita.
- Otro motivo de su gran aceptación por el público empresarial, es la posibilidad de un mejor seguimiento de facturación, tanto de clientes como de proveedores. Gracias a los programas de facturación es posible abrir fichas diferenciadas por cada cliente y proveedor y ver, con tan solo un click, todas las facturas, tanto emitidas como recibidas, que giran entorno a él.
¿Qué tener en cuenta a la hora de escoger un programa de facturación?
Dada la gran aceptación entre las empresas que este tipo de programas tiene, es fácil encontrar en el mercado una gran cantidad de softwares que prometen realizar todas las funciones propias de estas plataformas. Frente a tal avalancha de soluciones, ¿por cuál te debes decantar?
Lo ideal es contar con una plataforma de facturación que cumpla una serie de requisitos. Desde nuestro punto de vista, la decisión debe girar entorno a cinco ejes principales.
- Criterios económicos. Pese a que no sea un factor fundamental (el precio no lo es todo) es posible que sea la primera variable que se tenga en cuenta. Aquí, lo único que podemos decirte es que vas a realizar una inversión que te ayudará a ganar en productividad. Así que compara el coste del software con el tiempo que ganarás con su uso, así sabrás qué precios pueden resultar interesantes de tal manera que recuperes la inversión lo más pronto posible.
- Accesibilidad y flexibilidad del software. Los cambios en el mercado están a la orden del día. Las necesidades de los usuarios avanzan a una velocidad vertiginosa y, con ellas, los avances tecnológicos. Busca una plataforma de facturación que tenga posibilidad de crecer y adaptarse a todos estos cambios, dicho de otra manera, que sea flexible. Con esto te asegurarás que la inversión no se queda obsoleta a la primera de cambio.
- Integración con otras plataformas o CRM. Está bien contar con un programa de facturación pero todavía es mejor si éste se puede integrar con otros programas empleados en la empresa. Los departamentos cada vez están más conectados entre sí, por lo que los softwares que se emplean en cada uno de ellos también deberían estarlo. El motivo es obtener cuanta más información de la empresa mejor para tomar decisiones más acertadas sobre estrategia y objetivos. Así que ya sabes, busca un programa cuya integración con plataformas o CRM externos sea posible, estamos seguros que así éste te aportará mucho más de lo que tenías en mente.
- Soporte. Otro punto clave es el soporte. Asegúrate que cuentas con un buen soporte post venta, que tenga un amplio horario de atención y que cuente con personal cualificado para responder a tus dudas. Es la única forma de asegurarte que sacarás todo el potencial a tu nueva inversión.
- Seguridad. Como bien sabrás estás trabajando con datos de carácter medio en cuanto a seguridad se refiere. Tienes números de cuenta, nombres y CIFs de empresas y datos de facturación, por lo que el software que tengas debe proporcionarte una buena seguridad de datos. Además, mira que cumple con todas las legislaciones vigentes.
Teniendo en cuenta estos cinco factores, lo que tienes que hacer es un análisis de tus necesidades para ver el punto de partida que tienes y comparar dichas necesidades con las opciones que te ofrece el mercado. Conjugando tus necesidades con estas cinco variables de estudio seguro que encontrarás tu programa de facturación idóneo.
