Expediente electrónico, una realidad inmediata
Descubre todas sus ventajas
Podemos definir el expediente electrónico como un conjunto de documentos electrónicos que forman parte de un procedimiento administrativo. Pero para completar la definición necesitamos definir qué es un documento electrónico. Llamamos documento electrónico a cualquier información en formato electrónico que se archiva en soporte electrónico con un formato predeterminado que permite identificación y tratamiento diferencial.
Básicamente lo que estamos diciendo es que un expediente electrónico está formado por todos los documentos que son necesarios para la gestión que una persona física o jurídica puede solicitar.
La estructura de un expediente electrónico la establece la norma técnica de interoperabilidad de expediente electrónico (NTI) la cual indica que el expediente electrónico contiene:
- Documentos electrónicos
- Índice electrónico
- Firma electrónica
- Un mínimo de metadatos obligatorios
- Especificaciones para servicios de remisión y puesta a disposición
Por otro lado, la norma técnica de interoperabilidad de política de gestión de documentos electrónicos también habla acerca de cuestiones relativas a la gestión y conservación de un expediente electrónico.
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El expediente electrónico ya llega a la Justicia
La digitalización llegó a la justicia mediante LexNet junto con la obligatoriedad de mantener cualquier tipo de comunicación con la administración de justicia de forma telemática. Más de 600 juzgados gestionan el 65% de asuntos ya íntegramente con expediente electrónico. Se trata de más de 5.500 jueces, letrados y funcionarios que manejan documentos digitales y utilizan firma electrónica.
Desde el 1 de enero de 2017 el resto de administraciones y organismos públicos con los que Justicia tiene relación, tendrán que mantener su relación con Justicia de manera electrónica.
El ahorro de recursos y la simplificación de cualquier gestión, posibilitará el aumento de eficiencia y efectividad. Se reducirán los tiempos de espera y se tendrá una Justicia más ágil.
La implantación de un modelo de expediente electrónico supone la mejora del sistema de gestión y archivo de la documentación en papel. El archivo queda centralizado y es posible su utilización, facilitando la recuperación de la documentación y mejorando los costes asociados a la gestión y conservación.
Ventajas del expediente electrónico
- Descentralización. El expediente electrónico permite el inicio de la tramitación desde distintas ubicaciones sin limitación de restricciones horarias. Se puede interactuar sin ser necesario la presencia física de los usuarios. De este modo, los trámites administrativos se acercan al usuario.
- Validez legal. El expediente electrónico está regulado por un marco legal que lo legitima y legaliza. Toda actuación en un expediente electrónico tiene el mismo valor legal que las realizadas con expedientes en papel.
- Transparencia. Un expediente electrónico puede ser consultado en cualquier momento por el interesado, conocer su estado o la etapa en la que se encuentra, y cuáles van a ser los siguientes pasos. Todo esto se actualiza cada vez que el expediente electrónico se mueve, y está a disposición del usuario las 24 horas del día mediante Internet.
- Interoperabilidad. Un expediente electrónico puede ser interoperado entre diversos organismos sin que se necesite mover papeles y sin que se produzcan demoras. Se evita la posibilidad de deterioro de expediente o del extravío de documentos.
- Rápida localización. Un expediente electrónico está almacenado en un sistema de gestión documental con bases de datos indexadas. Esto permite que pueda ser almacenado sin necesidad de utilizar enormes espacios físicos como los que se necesitan con los expedientes en papel. La tecnología nos permite localizar documentos que pueden ser accedidos por cualquier usuario autorizado en cualquier momento y a mucha velocidad.
- Heterogeneidad documental. En un expediente electrónico se pueden incorporar diferentes tipos de documentos, algunos de los cuales tienen nacimiento directamente en digital, cómo puede ser una hoja de cálculo, un correo electrónico, un documento PDF, etc. El expediente electrónico funciona a modo de contenedor en el que cualquier elemento relevante puede ser incluido.
- Copia fiel. Un expediente electrónico y sus documentos pueden ser reproducidos tantas veces como se necesite, siendo cada una de estas veces una copia fiel del original.
- Seguridad. El expediente electrónico es más seguro que el de papel. La posibilidad de extravío de páginas de un documento desaparece. No se necesita imprimir en papel por lo que el documento no puede ser interceptado por nadie que no tenga acceso electrónico autorizado. Los documentos de un expediente electrónico no se deterioran.
