Cómo optimizar tu entorno de impresión para la transformación digital

Si tu empresa está dando el paso para reducir el uso de papel y digitalizarse, querrás saber cómo optimizar tu entorno de impresión para la transformación digital. Esto tiene varios beneficios clave, como mejorar la seguridad de los documentos, reducir los residuos de papel y hacer que los flujos de trabajo sean más eficientes.

Para ayudarte en la transición hacia lo digital, es útil adoptar un software de impresión en la nube, digitalizar documentos (imprimiendo solo cuando sea necesario), implementar procesos de seguridad documental avanzados y hacer un seguimiento del uso y pedidos de consumibles para reducir el desperdicio. Con estos pasos, tu empresa estará bien encaminada hacia la transformación digital completa.

Implementa software de impresión en la nube

Una de las formas más eficientes de avanzar hacia un modelo de negocio digital es incorporar la tecnología en la nube en tus flujos de trabajo. Cuando los documentos se pueden enviar a imprimir directamente desde los escritorios de los empleados sin necesidad de hacer fila en las impresoras, se ahorra tiempo y los flujos de trabajo no se interrumpen. Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS) es una solución de software diseñada para lograr justo eso. Y no tienes que preocuparte por la seguridad de tus impresiones; KCPS libera los trabajos de impresión desde los dispositivos solo después de que el usuario se autentica con una tarjeta de identificación o un nombre de usuario y contraseña.

La impresión y el escaneo en la nube son eficientes y seguros, permitiendo a los empleados escanear documentos directamente a sus correos electrónicos o a la nube. Además, con KCPS, los usuarios pueden imprimir desde o escanear a un sistema de almacenamiento en la nube de terceros conectado, como Box.com, Google Drive o OneDrive. Adicionalmente, el software te permite hacer un seguimiento y gestionar los costes de impresión, haciendo que todo el entorno de impresión sea más sostenible. Al gestionar tus dispositivos de impresión en la nube, evitas los costes de servidores locales. Todos estos beneficios te ayudan a avanzar hacia un entorno de impresión más digital, eficiente y ecológico.

Digitaliza documentos y solo imprime cuando sea necesario

Un aspecto importante de optimizar tu entorno de impresión para la transformación digital es digitalizar tus documentos y reducir el uso innecesario de papel. Kyocera ofrece soporte y orientación a largo plazo para empresas que trabajan hacia un modelo de oficina sin papel. 

Proporcionamos varias herramientas que apoyan a las organizaciones en la captura de datos de archivos en papel, digitalizan y organizan esos datos en un repositorio central seguro, y automatizan procesos con estos datos digitalizados para optimizar los flujos de trabajo. Kyocera es tu socio comercial en la digitalización eficiente.

Reducir la producción de impresiones en tu empresa solo a lo esencial no solo es un excelente paso hacia un futuro digital más moderno, sino que también es la elección más sostenible. Reducir el uso de papel ahorra árboles, disminuye el desperdicio de agua asociado con la fabricación de papel y reduce el consumo de energía en la impresión, ¡lo que es beneficioso para todos!

Adopta procesos de seguridad documental más avanzados

Con el avance hacia archivos más digitalizados, surge la preocupación por la protección de datos y la privacidad. En la era moderna de amenazas cibernéticas sofisticadas, esta es una consideración que hay que tener en cuenta. Por eso, las empresas deben adoptar una estrategia más completa para la seguridad de los datos a medida que digitalizan su documentación y la almacenan en la nube o en un servidor basado en la web. Las empresas pueden proteger su información sensible de violaciones de datos implementando soluciones inteligentes de gestión de la información, asegurando que todos los archivos estén protegidos por contraseña, que los datos estén encriptados y que se establezcan permisos de acceso rigurosos.

Haz un seguimiento del uso de consumibles para reducir el desperdicio

A medida que avanza el proceso de digitalización y la impresión se reduce gradualmente, las empresas pueden descubrir que están pidiendo consumibles en exceso y desperdiciándolos o gastando partidas innecesarias de sus presupuestos en papel, tóners o tintas. Por lo tanto, para optimizar el entorno de impresión para la digitalización y gestionar este problema de manera más efectiva, las empresas deben hacer un seguimiento de su uso y pedidos de consumibles. Kyocera Device Manager puede monitorear los niveles de tóner para ayudarte a gestionar tus pedidos y reducir el desperdicio. Esto liberará parte de tu presupuesto de impresión para gastarlo en la transformación digital en áreas como almacenamiento de datos y seguridad.

Optimiza tu entorno de impresión para la transformación digital con Kyocera

Cada vez más empresas están digitalizándose, implementando software inteligente para optimizar los flujos de trabajo y confiando en la nube y plataformas basadas en la web para mantener sus datos seguros. Este cambio hacia un modelo más digital implica una reducción en el uso de papel y consumibles, lo que también significa que es la opción más sostenible y rentable para las organizaciones.

Para ayudar a las empresas a hacer esta transición necesaria hacia un modelo sin papel, Kyocera está aquí para ayudarte con soluciones de software integrales que gestionan trabajos de impresión y escaneo de forma remota, facilitan la liberación inteligente de impresiones y realizan un seguimiento del uso de consumibles para optimizar los presupuestos de impresión. Contáctanos para saber más sobre cómo podemos apoyar la transformación digital de tu organización.