En este sentido, un sistema de gestión documental basado en la nube como Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) puede reducir significativamente el riesgo de filtraciones, entre otros beneficios que van más allá de la seguridad:
1. Almacenamiento seguro en la nube
La gestión de datos es una tarea compleja, que puede desembocar en situaciones problemáticas cuando los empleados invierten demasiado tiempo buscando información o si no hay un proceso estandarizado para compartir documentación desde ubicaciones remotas. Sin un sistema de gestión como KCIM, que envía toda la información a un repositorio digital central, documentos importantes pueden perderse fácilmente en cadenas de correos electrónicos, dispersarse por la unidad local de la empresa u olvidarse en un archivador desbordado. Si no sabes dónde están, ¿cómo puedes protegerlos?
Así, el desorden documental es sinónimo de riesgos de seguridad. Herramientas como KCIM agilizan el manejo de los datos y la organizan de manera metódica. Además, el almacenamiento en la nube está diseñado para ofrecer la máxima seguridad, manteniendo invulnerable la información confidencial de la empresa, independientemente desde donde se trabaje.
2. Funciones de búsqueda
Almacenar la documentación de forma segura es solo el primer paso para mejorar su protección y, además, también es fundamental a la hora de localizar fácilmente la información. KCIM permite controlar grandes volúmenes de documentos mediante el empleo de técnicas avanzadas para extraer y etiquetar palabras clave en cada uno de ellos, lo que facilita su categorización y organización.
KCIM permite localizar fácilmente archivos específicos, eliminando así las tediosas búsquedas manuales y obteniendo la tranquilidad de saber exactamente dónde se encuentran.
3. Control de versiones
La gestión segura de los documentos depende de la transparencia. ¿Alguna vez has perdido el tiempo tratando de desenterrar la última versión de un contrato u otro archivo importante? ¿Cómo sabes si se han manipulado datos sensibles?
KCIM te libera de esta presión, ya que permite realizar un seguimiento del historial de versiones de cada documento y monitorear los cambios realizados por los usuarios. Tu empresa puede filtrar las consultas por varias opciones, como la fecha de creación, el autor o la versión. Si se han producido alteraciones no autorizadas o posibles brechas de seguridad, la herramienta te ayudará a identificarlas rápidamente y a tomar las medidas adecuadas.
4. Control de acceso
Por último, KCIM te permite establecer controles de acceso detallado, lo que garantiza que solo el personal autorizado pueda acceder a documentos específicos. Esto se puede habilitar con permisos basados en el usuario, que restringen la información confidencial a los miembros pertinentes del equipo y reducen el riesgo de exposición de datos. La capacidad del sistema para hacer cumplir los controles de acceso también refuerza los esfuerzos de cumplimiento y permite a las empresas demostrar su adhesión a las regulaciones de la industria y las políticas internas durante las auditorías o investigaciones.
5. Implementación de un sistema de gestión documental
La tecnología basada en la nube como KCIM ofrece una solución integral a los desafíos de la gestión de documentación. Al combinar seguridad, eficiencia y cumplimiento, este innovador sistema permite a las empresas optimizar su flujo de trabajo, aumentar la productividad y salvaguardar la información crítica, lo que en última instancia fomenta el éxito a largo plazo en un contexto empresarial cada vez más digitalizado y competitivo.
Al invertir en KCIM, las compañías pueden estar seguras de que sus documentos están siempre protegidos, disminuyendo los posibles riesgos legales asociados con las violaciones de datos. Si deseas capacitar a tu empresa para navegar por las complejidades de la era digital de forma segura, Kyocera Cloud Information Manager es tu solución.
