La factura electrónica como elemento de digitalización

La factura electrónica está ganando terreno dentro de las empresas. Si todavía te preguntas cómo hacer una factura electrónica y qué ventajas tiene ésta frente a sus predecesoras en papel, sigue leyendo este post.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Se entiende por factura electrónica a todo aquella factura en forma electrónica. Frente a la eterna duda de si tiene validez legal, debemos decirte que sí, que la factura electrónica tiene los mismos efectos que la factura tradicional en papel. Para que ésta sea aceptada debe incluir, como mínimo, los siguientes aspectos: número de factura, fecha de expedición, nombre o razón social, domicilio y CIF tanto del emisor como del receptor, así como una descripción del trabajo realizado, y el tipo impositivo y cuota tributaria. Además, al ser electrónica debe contar con una firma electrónica anexa y debe ser enviada de un ordenador a otro con el consentimiento de ambas partes. Por su parte, la factura electrónica viene regulada por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, y en él se especifica que la factura debe ser legible en todo momento.

La otra gran pregunta es cómo hacer una factura electrónica. Si es la primera vez que vas a emitir una, deberías seguir los siguientes pasos.

Lo primero que tienes que tener claro es si tu factura va destinada a un particular o si, por el contrario, será recibida por una empresa. En el primer caso, lo ideal es emplear una factura electrónica en formato no estructurado, cuyo formato es un PDF, un JPG o un TXT. En estos casos la contabilización se debe hacer de manera manual.

Si la factura la tiene que recibir una empresa, debes decantarte por una factura electrónica en formato estructurado. En este caso, como emisor, los datos los genera el programa de facturación que tengas encargándose también de tramitarse de forma automatizada a través del sistema informático del receptor. En los casos que trabajes con la Administración Pública, deberás entrar mediante el programa Clave, la firma electrónica o un certificado electrónico, haciendo que el proceso sea un poco más tedioso.

Motivos por los que pasarse a la factura electrónica

Saltar al tema online y electrónico puede ser al principio algo tedioso para la empresa, pero nunca hay que olvidar que a la larga esto proporcionará muchos beneficios al negocio.Uno de los motivos por lo que pasarse a facturar de manera electrónica es el tema medioambiental. Piensa la cantidad de facturas que has ido imprimiendo a lo largo de toda tu vida empresarial y cómo eso ha ido repercutiendo de manera negativa en el medio ambiente. La factura electrónica es una apuesta firme por preservar el medio ambiente, ayudando así a que las empresas aporten su granito de arena en este fin.Pero no solo existen beneficios en el plano social, ya que la factura electrónica genera muchas otras ventajas empresariales:

• Reducir errores. Al estar digitalizado, la probabilidad de sufrir errores en la facturación es mucho menor.
• Aligerar tiempos. Al ser electrónica, la factura llega antes a su receptor, lo que permite acortar los periodos de cobro de las mismas.
• Mejor control. Como hemos comentado en otros posts, llevar el control electrónico de la documentación empresarial, incluidas las facturas, ayuda a mejorar el control sobre los mismos. Saber en todo momento dónde está lo que se necesita ayuda a minimizar los tiempos de búsqueda, además de mejorar la posibilidad de compartir información con otros departamentos.
• Menos espacio para su almacenamiento. Atrás quedaron ya los armarios llenos de archivadores para guardar facturas y documentación ya que la factura electrónica se puede guardar en un dispositivo o en la nube, liberando así de espacio físico a las oficinas.
• Mayor seguridad. Los sistemas electrónicos suelen ser mucho más seguros que el formato papel gracias al acceso mediante clave y/o autorización de determinados usuarios.

Estos son algunos de los motivos para pasarse a la factura electrónica. Así que, ya sabes, invierte en la digitalización de tu empresa para ver mejoras que repercutirán en todos los ámbitos empresariales.