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El impulso de la digitalización en el control de gastos en viajes

La movilidad geográfica es una realidad cada vez más habitual dentro de las empresas.
Teletrabajando desde otra ciudad

La globalización y la reducción de trabas al comercio hacen que muchos empleados se desplacen de manera habitual fuera de la oficina para seguir llevando a cabo su trabajo.

Cerrar nuevos acuerdos con proveedores, conseguir fidelizar clientes o, simplemente, tener varias sedes repartidas por distintas zonas son algunos de los motivos de los viajes de negocios. Hoy te queremos hablar de un aspecto que hay tener en cuenta en estos desplazamientos: el control de gastos.

Control de gastos en los viajes

Al estar hablando de desplazamientos profesionales, es posible que la gran mayoría de gastos que se generen en el viaje tengan que ser atendidos por la empresa. Existen diferentes maneras de que la empresa pueda pagar estos gastos: bien de manera anticipada o con el uso de una tarjeta de débito/crédito, o bien a posteriori con un apunte en la nómina en la que se incrementa la totalidad de gastos que se han ocasionado en el viaje y que ya han sido atendidos de manera anticipada por el trabajador. Independientemente de la opción que se escoja, es innegable que todos estos gastos deben ir acompañados de una factura que recoja fielmente cuánto se ha gastado y en qué, ya que el departamento de contabilidad necesitará esta información para poder hacer correctamente los asientos contables.

Pero no solo el departamento de contabilidad tiene que tener acceso a estas hojas de gastos, ya que tanto el departamento de recursos humanos como el de gerencia deben estar al tanto de cuánto y en qué gasta el empleado en sus viajes para asegurarse de que los gastos son necesarios para el desarrollo de la actividad. Dicho de otra manera, deben asegurarse de que los gastos entran dentro de la política de gastos en viajes que tendrá que definir previamente la empresa y comunicar a los trabajadores. 

Las tareas derivadas de esta necesidad de presentar la factura de todos los gastos generados en el viaje de negocios pueden ser tediosas, tanto para el empleado que viaja, como para el personal de la empresa encargado de recibir, clasificar y contabilizar todas estas facturas.

Esta situación puede ser menos problemática en empresas pequeñas, ya que lo más habitual es que los viajes de negocios los haga el gerente y que estos no sean tan recurrentes. Pero, ¿qué ocurre cuando estamos frente a una empresa en la que los desplazamientos geográficos son una realidad habitual? En este caso, la tecnología puede ser una aliada.  

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La digitalización en el control de gastos

La digitalización puede ayudar a llevar un mejor control de gastos. Este control puede suponer un gran ahorro para las empresas en tres aspectos: 

  • Tiempo. La digitalización ayuda a reducir los tiempos de traslado de información y de contabilización de los gastos. 
  • Dinero. El ahorro de tiempo se traduce en un ahorro económico. Además, al estar todo digitalizado se ahorra también en papel, una acción que impacta de manera positiva en la cuenta de gastos y en el medioambiente. 
  • Pérdidas. Por último, uno de los puntos más importantes en los que puede ser útil la digitalización es evitando la pérdida o extravío de las facturas de gastos, algo muy importante para que no se produzcan errores en el departamento de contabilidad. 

Para conseguir esta mejora en la gestión del control de gastos es importante contar con un software de digitalización que permita automatizar el proceso. De esta forma, con cualquier dispositivo móvil se puede fotografiar la factura de gastos y subir la imagen al software empleado. Una vez subida, el software se encargará de transformar toda la información que existe en la imagen para que pueda ser trasladada automáticamente al programa de contabilidad.

Este tipo de soluciones hacen la vida mucho más fácil a aquellas personas que están continuamente viajando, ya que solo tienen que hacer la captura de la imagen y subirla directamente. Además, los empleados pueden tener acceso a todas las facturas que procesan y suben, de manera que ellos mismos también pueden llevar un control más exhaustivo del importe que han gastado y ajustarse así a las políticas que haya implementado la empresa en relación con los viajes de negocios. 

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