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Consejos para implementar una estrategia de retención de documentos

Hay muchas ventajas por las que una empresa debe implementar este tipo de estrategias.
Consejos para implementar una estrategia de retención de documentos

Una política de retención de documentos describe como una empresa debe administrar los datos tanto electrónicos como físicos desde la creación hasta la destrucción de los documentos que los contienen. Hay muchas razones por las cuales una empresa debe implementar una política de retención de documentos. Las tres principales ventajas que ofrece son la eficiencia, seguridad ante posibles peticiones de documentación por parte de organismos oficiales, y confianza de que cumplimos la normativa vigente.

Curiosamente, existen diferencias entre los diversos sectores en cuanto al tiempo que la ley les obliga a retener algunos documentos. Incluso existen algunos documentos que se consideran permanentes y que por tanto las empresas deben mantener a perpetuidad. La mayor parte de esos documentos permanentes son impuestos y registros contables y algunas cuestiones relacionadas con temas laborales.

Cómo sería muy complicado tratar de localizar y resumir todas las normas de retención de documentos para todos los casos particulares de los diferentes sectores, vamos a ver algunos consejos generales que deberían utilizarse en cualquier empresa.

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Designa a una persona responsable de retención de documentos

La probabilidad de desarrollar una estrategia de retención de documentos eficaz sin que alguien sea directamente responsable de ella es muy baja. Considera la designación de una persona para gestionar este proceso, o mejor aún, crea un comité de supervisión para dirigir el trabajo. Puede estar compuesto por representantes de los diferentes departamentos incluidos los empleados del departamento de IT. 

 

En caso de duda es mejor tener precaución

A veces no está claro en qué categoría en particular entran ciertos documentos. En algunos casos, en realidad los documentos pueden estar en varias categorías. Si un documento puede ser considerado de más de un tipo, puede haber diferentes normas que regulen sus procedimientos de retención y siempre es una buena decisión preservar el documento. Por ejemplo si  un documento contable, según las normas de contabilidad, tiene un plazo de retención de 3 años y las normas fiscales hablan de 4 años, es mejor tener precaución y mantener el documento por el periodo de tiempo más largo. 

 

Cuanto más tiempo mejor

Ampliando un poco lo dicho en el punto anterior, la mejor opción es mantener todos los documentos de la empresa digitalizados y en un lugar seguro y de manera organizada por tanto tiempo como sea posible. Esto se puede lograr con bastante facilidad mediante la creación de un repositorio centralizado. Con la creación de este repositorio centralizado las compañías pueden mantener los documentos digitalizados tanto tiempo como sea necesario. Y lo que quizás es más importante, los líderes de la compañía pueden estar seguros que la información no va a ser pérdida, dañada, robada o destruida accidentalmente. 

 

El almacenamiento en la nube es la mejor opción

Obviamente hay diferentes maneras de establecer un repositorio centralizado, pero la utilización del almacenamiento en la nube es sin duda el mejor camino a seguir. Además de ofrecer una gran cantidad de espacio para enormes cantidades de datos, la nube nos  ofrece eficiencia y fiabilidad. Si una empresa cambia sus oficinas, no hay ningún hardware que necesite transportar para llevar sus documentos a las nuevas oficinas. No existen redes potencialmente peligrosas con los que lidiar. Y si la red de la empresa recibe un ataque, ya sea a través de un hacker remoto o un empleado interno con malas intenciones o incluso un incendio o una explosión, los documentos almacenados en la nube se mantendrán a salvo del peligro. 

 

Establecer directrices para la destrucción de documentos caducados o inútiles

Una vez que un documento llegue a su vencimiento la política de retención de documentos debe incluir detalles de lo que hay que hacer con esos documentos. Se debe especificar el procedimiento para disponer de los documentos una vez que su periodo de retención se haya sobrepasado. El proceso rutinario de extinción de documentos caducados ayudará a la gestión de una cantidad cada vez mayor de datos. 

 

Revisión periódica de la política de retención de documentos

A medida que surgen nuevas tecnologías se debe considerar cubrir estas nuevas herramientas en tu política de retención de documentos. Es necesario gestionar el riesgo mediante el uso de un asesor legal a intervalos regulares para asegurarse de que las políticas acatan las normas y la jurisprudencia.

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