Designa a una persona responsable de retención de documentos
La probabilidad de desarrollar una estrategia de retención de documentos eficaz sin que alguien sea directamente responsable de ella es muy baja. Considera la designación de una persona para gestionar este proceso, o mejor aún, crea un comité de supervisión para dirigir el trabajo. Puede estar compuesto por representantes de los diferentes departamentos incluidos los empleados del departamento de IT.
En caso de duda es mejor tener precaución
A veces no está claro en qué categoría en particular entran ciertos documentos. En algunos casos, en realidad los documentos pueden estar en varias categorías. Si un documento puede ser considerado de más de un tipo, puede haber diferentes normas que regulen sus procedimientos de retención y siempre es una buena decisión preservar el documento. Por ejemplo si un documento contable, según las normas de contabilidad, tiene un plazo de retención de 3 años y las normas fiscales hablan de 4 años, es mejor tener precaución y mantener el documento por el periodo de tiempo más largo.
Cuanto más tiempo mejor
Ampliando un poco lo dicho en el punto anterior, la mejor opción es mantener todos los documentos de la empresa digitalizados y en un lugar seguro y de manera organizada por tanto tiempo como sea posible. Esto se puede lograr con bastante facilidad mediante la creación de un repositorio centralizado. Con la creación de este repositorio centralizado las compañías pueden mantener los documentos digitalizados tanto tiempo como sea necesario. Y lo que quizás es más importante, los líderes de la compañía pueden estar seguros que la información no va a ser pérdida, dañada, robada o destruida accidentalmente.
El almacenamiento en la nube es la mejor opción
Obviamente hay diferentes maneras de establecer un repositorio centralizado, pero la utilización del almacenamiento en la nube es sin duda el mejor camino a seguir. Además de ofrecer una gran cantidad de espacio para enormes cantidades de datos, la nube nos ofrece eficiencia y fiabilidad. Si una empresa cambia sus oficinas, no hay ningún hardware que necesite transportar para llevar sus documentos a las nuevas oficinas. No existen redes potencialmente peligrosas con los que lidiar. Y si la red de la empresa recibe un ataque, ya sea a través de un hacker remoto o un empleado interno con malas intenciones o incluso un incendio o una explosión, los documentos almacenados en la nube se mantendrán a salvo del peligro.
Establecer directrices para la destrucción de documentos caducados o inútiles
Una vez que un documento llegue a su vencimiento la política de retención de documentos debe incluir detalles de lo que hay que hacer con esos documentos. Se debe especificar el procedimiento para disponer de los documentos una vez que su periodo de retención se haya sobrepasado. El proceso rutinario de extinción de documentos caducados ayudará a la gestión de una cantidad cada vez mayor de datos.
Revisión periódica de la política de retención de documentos
A medida que surgen nuevas tecnologías se debe considerar cubrir estas nuevas herramientas en tu política de retención de documentos. Es necesario gestionar el riesgo mediante el uso de un asesor legal a intervalos regulares para asegurarse de que las políticas acatan las normas y la jurisprudencia.
