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¿Por qué es necesario que el modelo de factura sea en formato PDF?

Vamos a ver algunos conceptos básicos que te pueden ayudar a crear un modelo de factura PDF.
¿Por qué es necesario que el modelo de factura sea en formato PDF?

En este artículo vamos a ver algunos conceptos básicos que te pueden ayudar a crear un modelo de factura PDF que podrás utilizar para enviar a tus clientes, y las razones por las que puedes necesitar uno.

En tu empresa ya tienes un software ERP o un sistema de facturación que te permite crear facturas. Pero puede darse la situación de que sea necesario crear una factura para enviársela a un cliente en algún momento en el que por alguna razón sea imposible el acceso al sistema de facturación.  Con un modelo de factura PDF que  tenga el mismo formato que la factura que genera tu sistema de facturación, puedes crear la factura y enviársela al cliente. Después, cuando ya tengas acceso para poder crear la factura final con tu software de facturación, puedes introducir los datos allí, simplemente teniendo siempre en cuenta que los números de factura de ambas deben coincidir.

Para crearla no vas a necesitar habilidades de diseño web, ni ningún script ni conocimientos de programación.

Esta plantilla de factura la puedas utilizar como plantilla de factura independiente. La podrás imprimir y guardar fácilmente como un modelo de factura PDF y podrás utilizar esta plantilla en tu ordenador o subirla a un servidor web para acceder online a ella.

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¿Qué es un PDF?

Un PDF, del inglés Portable Document Format, es un tipo de archivo que se usa para presentar documentos independientes del software, del hardware y del sistema operativo. Cada archivo PDF lleva incrustada la descripción completa del documento, lo que incluye texto, las diferentes fuentes que se hayan utilizado en el documento, los gráficos que allí tengamos y otra información que sea necesaria para mostrarlo. 

¿Por qué puede ser importante tener un modelo de factura PDF?

Como decíamos al principio, es posible que en algún momento no tengas acceso a tu sistema de facturación y que sea necesario enviar la factura a un cliente o llevarla al banco para un descuento. En algunas ocasiones no puedes esperar a que el sistema de facturación vuelva a funcionar. Evidentemente, si esto ocurre, no puedes crear una factura a mano. Necesitas una plantilla que te permita cumplimentar todos los datos clave, tales como fecha de vencimiento y las condiciones de pago, y que tenga todos los datos de la compañía así como las condiciones comunes a todas las facturas, ya incluidas.

Podrías decidir ir a un buscador como Google y elegir entre un montón de plantillas listas para ser utilizadas o descargarte un software de facturación gratuito para crearla e imprimirla. Sin embargo, tener tu propio modelo de factura PDF tiene algunas ventajas:

  • Puedes tener un modelo de factura PDF idéntico al modelo de factura de tu sistema de facturación.
  • Te aseguras de que nadie se olvidará de incluir alguna de las condiciones comunes y que todo aparece sin errores.
  • Si alguna de esas condiciones de facturación comunes cambia, no tienes más que cambiarlo en el modelo de factura PDF que puedes tener online para asegurarte de que cualquiera que lo utilice lo tendrá actualizado.
  • Lo puedes crear de forma fácil con cualquier procesador de texto como Microsoft Word, OpenOffice, LibreOffice o el procesador de texto de Google Docs. O incluso,  si te resulta más sencillo, con una hoja de cálculo de cualquiera de estas suites.
  • Cuando se lo envíes al cliente, éste la reconocerá inmediatamente como de tu empresa, puesto que tiene el mismo formato que el habitual, y sólo necesitará un lector de PDF como Acrobat Reader u otros libres como Foxit Reader o PDF-X-change viewer para verla. 

Conclusión

Puede parecer extraño que en una gran empresa sea necesario tener un modelo de factura PDF pero como hemos visto, en algunos momentos, su uso nos puede ser de gran utilidad, y tener uno propio nos asegura la estandarización de los datos comunes y el mantenimiento de nuestra imagen de marca. 

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